安全保卫档案管理细则

1目的

本文件规定了××农村银行（以下简称“本行”）安全保卫档案管理的要求和控制要点，旨在规范安全保卫档案的管理，确保本行安全保卫档案的规范性、完整性和真实性。

2适用范围

本文件适用于本行安全保卫档案的管理。

3定义、缩写与分类 定义

安全保卫档案：是指安全保卫工作过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、照片、音像等不同形式的记录资料。 缩写

无 分类

1）综合文书类档案：是指在安排、部署和实施安全保卫工作过程中形成的具有保存价值的文件材料。

2）事故案件类档案：是指在本行发生的事故案件（含已遂和未遂案件）过程中形成的具有保存价值的文件材料。

3）类档案：指本行配备的数据资料，对和持、管人员管理过程中形成的具有保存价值的材料。

4）安保人员类档案：是指在内部保卫队伍建设和教育训练过程中形成的有保存价值的文件材料。

5）安全设施类档案：是指在安全设施建设与管理过程中形成的文字、数据、图表、

音像等文件材料（包括网点建设图纸及验收资料、、消防合格证书等资料）。

4职责与权限

部门/岗位 职责与权限 1）负责收集、整理综合文书类、事故案件类、安全安全保卫部门/安设施类档案资料； 保管理岗 2）及时将资料移交档案管理岗。 安全保卫部门/械管理岗 安全保卫部门/押运岗 1）负责收集、整理本行的械管理档案资料； 2）及时将资料移交档案管理岗。 1）负责收集、整理押运过程中的安全保卫档案资料； 2）及时将资料移交档案管理岗。 1）负责接收、整理、立卷、归档和管理本行的安全保卫档案资料，指导本行的安全保卫档案管理工作。 2）确保本部门档案资料的齐全、完整、系统、准确； 安全保卫部门/档案管理岗 维护档案材料的安全，做好保密工作； 3）接受本行档案管理部门的业务指导和检查监督，并按本行档案管理部门要求移交档案； 4）按规定参与安全保卫档案销毁工作； 5）根据相关规定要求办理档案利用手续。 分支机构/安全员岗 1）负责收集、整理本机构的安全保卫档案资料。 2）对需要移交的档案资料及时上交安全保卫部门。 不相容职责 5原则与基本规定

原则

1）集中统一管理原则。安全保卫部门及分支机构的各类安全保卫档案应定期交由本行安全保卫部门档案管理岗位人员管理，并按照本行规定定期移交综合办公部门统一保管，不得分散保存。

2）规范管理原则。安全保卫档案收集、整理、立卷、归档、保密、保管等档案应按照档案资料内容标准化、档案移交制度化、档案管理电子化的要求，最好规范管理工作。

3）保密原则。各类安全保卫档案资料涉及国家、本行和客户秘密的，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需执行保密制度。

基本规定

1）本行安全保卫档案实行分类管理，安全保卫档案分为综合文书类档案、事故案件类档案、类档案、安保人员类档案、安全设施类档案五大类。并由档案管理岗负责对相关岗位移交的档案进行集中归档管理。

2）档案收集人员应按规定认真、及时收集、整理安全保卫档案资料，并及时将收集的档案资料移交给档案管理岗进行归档。

3）档案收集人员应及时更新各类安全档案资料，确保档案资料真实性、连贯性和完整性。

4）本行安全保卫档案列入本行档案全宗管理，安全保卫部门根据本行档案管理规定及时向综合办公室档案管理部门移交；并按规定办理好交接手续。

5）严格遵守档案调阅和档案保密有关规定。未经许可，档案保管人员不得擅自对外办理调阅手续和向外透露、档案有关信息。

6管理要求 阶段 整理归档规范要求 管理办法/管理规定 综合文书类档案的归档 1）收集范围 a)本行印发的有关安全保卫工作的文件、会 风险提示 议纪要及会议记录； b)本行根据上级要求结合本地实际制定的制度和办法； c)本行安全保卫部门半年、年终安全保卫工作总结； d)本行或银监部门、门印发的通知、批复、决定等文件材料； e)本行与省联社、本行与分支机构或个人签订的安全目标管理责任书，本行与当地门及友邻单位签订的安全联防协议书； f)重大检查活动形成的报告、情况通报； g)社会治安综合治理的有关文件、报表； -分支机构有关安全保卫工作的请示、报告和领导批示； h)本行保卫工作情况统计年报等材料； i)本行及分支机构节假日安全保卫值班表和守库值班表，各分支机构安全教育、安全检查、安全学习、安全日志等登记簿，自卫防范器械的购置与管理记录，防暴预案演练记录，违规处罚通知书及相关复议材料等； -隐患整改通知书及整改结果回复； j)在安全管理工作中的总结、有一定价值的经验材料及其他有保存价值的文件材料。 2）归档要求 a)每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文与原文统一立卷，不得分开； b)归档文件必须齐全完整，若有缺损，应在卷内备考表上说明原因，由安全保卫部门经理签名； c)要注意平时文件材料的收集，次年二月底前完成整理归档。 事故案件类档案的归档 1）收集范围 a)报案、保护发案现场及协助机关现场勘查材料，上级机关和领导对案件查处的指示、批示等材料； b)向省联社和当地门、监管部门报案材料； c)对案件的调查取证和结案材料； -对有关责任人的处理材料，对堵截案件有功人员的奖励材料； d)有关案件成因的分析材料； e)被处理单位或人员对处理结论或处理意见的申诉材料； 其他有保存价值的材料。 2）归档要求 a)案件材料按案件性质分类整理立卷。案件承办人应从受理开始，注意收集办案全过程中形成的材料，结案后及时整理，按时归档； b)卷内文件的排列顺序，一般以案件结论性文件在前，调查取证材料在后，按时间顺序 依次排列。物证目录收入卷内，实物另行保管； c)案件材料不论办案时间长短，均在结案年度归档，案结卷成。 类档案的归档 1）收集范围 a)支、弹药数据资料，包括支、弹药来源，调入、调出时间，支型号、号，支完好状况，原装备和现有子弹数量及子弹消耗情况等； b)支领用、交接、保养登记表； c)持（管）人员的审查、考核材料，包括基本情况登记表，年度考核情况材料（含政治素质、业务素质、身体素质及结论等）； -持人员训练情况。包括训练计划、实施情况、成绩、总结等； d)其他有保存价值的材料。 2）归档要求 a)实行“一一档”制，除文字报表外，还应包括:支所在单位名称，支配发或调入的时间，支型号、号码，支完好状况，随子弹数量等； b)档案一律由安全保卫部门在支配发（调入）时建立，妥善保管； c)其他资料分类归档。 安保人员类档案的归档 1）收集范围 a)安保队伍建制、人员配备、成立时间、批准机关、机构全称等文件材料； b)安保队伍装备器械和防弹背心、头盔等领用登记使用保管情况材料； c)安保人员个人档案。包括人员基本情况、政治素质、军事素质、身体素质、年度考核及其他有关情况； d)安保队伍负责人的任命文件，押运人员轮岗、变动调整情况资料； e)教育、训练计划和执行情况材料； f)内部管理形成的文件材料； g)评比先进、表彰奖励、违规处罚等方面的材料； h)其他有保存价值的材料。 2）归档要求 a)安全保卫部门负责建立、收集、整理和保管。 安全设施类档案的归档 1）收集范围 a)各分支机构平面图（标明防护的重点区域和部位）；闭路监控报警系统、GPS卫星定位系统资料、活动金库、专用运钞车的型号 及数量、代用运钞车的 加固改装、防弹玻璃、门禁系统等重大安防工程的立项报批手续；招投标书、施工 单位资质、设计施工图纸、隐蔽线路、器材设备性能、型号、生产厂家、合同书；验收报告及施工人员名录；设备（工程）启用时间记录、故障记录、维修记录、报废记录、更新记录；系统升级、工程验收的资料及机关颁发的安全防范设施合格证（复印件）。 2）归档要求 a)安全保卫部门分类归档和保管； b)新建项目在工程竣工验收合格后建立档案，其内容不得缺损；己建项目必须建有内容齐全的档案。安全设施进行改造或更新后，原设施档案不得遗弃，一并归档。 立卷、编目、装订要求 立卷、编目、装订要求 1）归档文件材料按照“分类、装订、标注页码、编写档号、编制目录、装盒存档”的顺序要求进行整理归档。 a）卷内同一文件材料应保持紧密联系，批复件在前，请示件在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。卷内同类文件按形成时间先后顺序排列。 b）卷内文件材料按照排列顺序，依次在有文字的每页正面右上角、背面左上角编排页 号。 c）卷内文件组合、排列完毕，应填写卷内目录，目录内容应逐件填写清楚，不能遗漏。 d）案卷封面应逐项填写，案卷题名要简明确切地反映卷内文件材料的内容，一般应具备责任者、本卷内容和文件性质三个基本要素。 e）照片档案应入相册保存，并附有文字说明，注明事由、地点、人物、背景等要素。照片档案数量较多的，应根据不同的内容设置不同的专辑。 f）有保存价值的录像带、录音带、光盘等载体的档案，一般一盒（盘）即为一卷，编号后归档保存。 保管、利用、销毁要求 保管、利用、销毁要求 1）档案材料要按类别分别装入档案专用盒（专用盒须以阿拉伯数字按类别分别编制排列顺序号），放置在铁柜内上锁保存，并风险描述: 未按制度要求保管档案,档案资料遗失,可能造成声誉风险等其他风险。 风险等级:高风险 严格落实防盗、防火、防高温、防尘、防潮、控制措施:1)规范调阅手续，严格按规章制防虫蛀鼠害等安全措施，保证档案材料安全。 2）安全保卫部门负责档案材料的管理、利用和销毁，定期对保管状况进行检查。 3）建立档案借阅制度，设立《档案材料借阅登记簿》（见附件一）。上级或本行人员因度操作；2)监察保卫部门经理审核，分管领导审批。 控制部门:安全保卫部门; 控制岗位:档案管理岗; 工作需要调阅一般性档案材料时，都应按规定办理借阅手续，并填写《档案材料借阅登记簿》，由调阅人员和档案管理人员共同签字。 4）外单位借阅、摘抄、复印档案材料，须出具借阅人单位的介绍信，经本行领导批准并办理登记手续。 5）安全保卫部门档案保管期限分为短期、长期和永久三种，其中短期为15年以 下，长期为16-50年。 a）综合文书类 短期 b）事故案件类 长期 c）类 永久 d）安保人员类 长期 e）安全设施类 永久 6)对本行安全保卫档案超过保管期限的，根据本行档案管理部门规定进行销毁，并做好相关登记手续。

7检查监督

牵头检检查内容 查部门 安全保负责对安全保卫档案管理情况进行检半年一次 分管领导 考核、整改 检查频次 报告路线 检查结果利用 牵头检检查内容 查部门 卫部门 内部审计部门 查。 安全保卫档案管理制度执行情况。 一年一次 长 董事长、监事评价、持续改进 检查频次 报告路线 检查结果利用 8附件

附件一：《××农村银行档案、资料调阅审批表》

附件一：

××农村银行安全保卫档案调阅登记簿

借阅日期： 年 月 日

调阅人姓名 调阅部门 经理意见 档案编号 被调阅文件资料 密 级 查阅目的 安全保卫部门 经理意见 归档日期 是否复印、摘抄 文 件 标 题 备注 调阅部门 档案管理 人员签字