【EHS体系文件】《协商、沟通和信息交流控制程序》

1 目的及适用范围

为规范职业健康安全与环境体系运行过程中的协商、沟通与信息交流，确保其持续的满足ISO14001、ISO45001标准和公司管理手册的要求，特制订本规定。

2 涉及标准及管理手册条款号

依据标准 条 款 号 XXX/EHS-MS 7.4 ISO14001 7.4 ISO45001 7.4 3 职责

3.1 总务部负责公司范围内职业健康安全与环境相关的协商、沟通和信息交流的管理。 3.2 总务部负责与职业健康安全与环境相关的体系认证机构和/或第三方的信息接收、传递和处理。

注：此处第三方包括但不限于：

a）安监、消防、环保等监察机关； b）坦迪斯本社、现代集团本社等； c）职业健康安全与环境体系咨询服务机构；

d）影响公司职业健康安全与环境绩效的其他相关方等。

3.3 采购部负责与采购、外包相关的职业健康安全与环境信息的接收、传递与处理，以及供方信息的接收与响应。

4 沟通总则

4.1 公司生产、服务活动中关于职业健康安全与环境相关的协商、沟通，包括内部沟通与外部沟通，其中：

a）内部沟通包括：

① 各部门业务中涉及的职业健康安全与环境相关信息沟通，如目标及其方案、合规义务等； ② EHS管理体系活动指令与信息传达，如危险有害因素重新识别、内部审核活动启动等； ③ 管理体系变更的沟通传达，一般以教育培训形式告知所涉人员。 b）外部沟通包括：

① 与第三方监察机关的信息接收、传递和处理； ② 与体系认证机构的信息接收、传递和处理； ③ 坦迪斯本社与现代集团的信息接收、传递和处理；

④ 外协机构与人员的职业健康安全与环境相关的信息接收、传递和处理

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⑤ 合同执行与产品实现过程中的涉及职业健康安全与环境的外部沟通等。 4.2 体系运行过程中，各部门应关注内、外部沟通的要求，其中： a）明确协商、交流沟通的内容，利于工作的迅速开展；

b）选择协商、交流沟通的最佳时机，时机的选择决定了工作的执行性与效率性； c）确定协商、交流沟通的双方，沟通双方的确定利于工作效率的提升；

d）选择最优的沟通方式，如口头传达、文件传达、组织培训、通讯工具、计算机网络、电话沟通、现场面谈、会议传达等，沟通方式的选择决定了沟通协商的适宜性与有效性。

各部门应在收到相关沟通信息后半个工作日内做出响应，包括暂无妥善处置措施的沟通信息。 沟通信息状况表现为紧急时，应执行XXX/EHSP 8.2《应急准备与响应控制程序》。 4.3 体系运行过程中，各部门应履行关于协商、沟通交流的合规义务。

4.4 各部门在协商、沟通过程中，应当保持所沟通信息与体系运行真实信息相一致，并保留协商、沟通过程中相应的文件化信息。

5 内部沟通

5.1 总务部依据体系要求及业务开展的需要，在各职能与层次间建立并实施适当的内部沟通过程，规范沟通方式以及文件记录等内容：

a）沟通方式：包括口头传达、文件传达、组织培训、通讯工具、计算机网络、电话沟通、现场面谈、会议传达；

b）沟通文件化信息：规范协商、沟通交流过程中产生的文件及记录，包括隐患整改通知、安全会议记录等；

5.2 实施并保持内部沟通过程，确保：

a）履行合规义务以及其他适用要求的重要性在公司内得到有效沟通； b）管理体系绩效及检验监测成果在公司内得到有效沟通； c）公司各职能和层次的人员能够为管理体系的持续改进做出贡献。

6 外部沟通

6.1 公司规范并实施包含顾客在内的外部组织的协商、沟通交流过程，必要时制订文件化制度或规定。

6.2 总务部在满足协商沟通过程中涉及的合规义务要求的前提下，应： a）接收、传递和处理职业卫生、安全、消防、环境等主管部门的信息； b）接收、传递和处理第三方审核、检测、检查机构的信息；

总务部在对外交流过程中形成的记录，应符合公司情报保安及其他要求。

信息交流过程产生的记录样式可不限定，但应能证实其沟通、协商、交流活动的有效性。

7 文件化信息

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7.1本程序涉及的各项文件化的记录、影像由总务部档案室按照XXX/EHSP7.5《文件化信息控制程序》要求进行控制。

7.2本程序所涉文件

a）XXX/EHSP 7.5《文件化信息控制程序》 b）XXX/EHSP 8.2《应急准备与响应控制程序》

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