展会安排管理规定

展会安排管理规定

Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】

分发：□董事长□总经理□财务部□管理代表

■销售部□技术部■外贸部□制造部 名 称 制作日期 发行日期 制作页码 制作 展会管理办法 2010年6月25日 2010年7月1日 共9页 审核 制作部门 保管部门 文件编号 批准 销售部 文控中心 HC-SD-028P 2010年6月25日 版本/版次 A/1 变更日期 初版发行 项目 变更内容 制作 批准 ******有限公司

展会管理办法 文件编号：*** 第1页/共5页 版本/版次 A/1 目 录 项 目 内 容 页 码 1.0. 2.0. 3.0. 4.0. 5.0. 6.0. 目的……………………………………………………………P2 适用范围………………………………………………………P2 定义……………………………………………………………P2 职责……………………………………………………………P2 作业程序………………………………………………………P2-P3 附件……………………………………………………………P4-5 ***有限公司

展会管理办法 文件编号：HC-GM-005P 第2页/共5页 版本/版次 目的： A/1 便于今后公司相关人员顺利筹展、参展、撤展等工作的顺利进行，同时提高参加各类展会的效果，特制定本办法。 适用范围： ***有限公司。 定义： 无 管理办法 参展前工作: 了解展会信息 A、通过网络、媒体及客户同行了解展会的信息，包括展会的性质、规格、影响力。 B、提出展会申请：如销售经理认为需要参展，应填写《参加展会申请表》（附件表一），递交销售主管和总经理批准。 C、筹备展会 （1）联系官方组委会，了解展会的信息，落实申请参展的具体步骤； （2）如开内部的参展动员大会，任命展会项目经理，实行项目经理负责制； （3）由项目经理制定各项筹展、布展及撤展工作安排（附件表二）； （4）定期如开项目会议，由项目经理主持，监督各项准备工作的落实情况。 参展中工作 布展：按预定方案布展； 接待参展人员： (1)填写参展人员信息（《参展人员信息登记表》附件三）； (2)交换名片，发放公司样本册及相关宣传资料； (3)介绍公司及产品信息； 撤展： 按预定方案由各责任人包装产品，整理参会收到的资料； ****有限公司

展会管理办法 文件编号：*** 第3页/共5页 版本/版次 参展后工作 A/1 参展回公司后,由项目经理负责安排整理展会上的客户信息，在五个工作日内并做成电子档，经销售主管审核后上交客服课存档； 展会上收集到的样本，责任人按分类整理，在五个工作日整理出目录(附表四)，目录包括公司名称，地址、主要业务等，联系人及联系电话（固定电话和手机），传真号等信息； 所有移交到客服课的资料，按规定办理归档手续。 参展流程图 了解展会信息 联系组委会 布置展位 联系组委会 任命项目经理 抵达展会现场 完成筹备工作撤展准备 客户资料汇总 附件 附件一《参加展会申请表》 附件二《展会工作安排及进度表》 召开项目会议 监督筹备情况 提交展会报告 附件三《参展人员信息登记表》 附件四《样本目录》 ****有限公司

展会管理办法 文件编号：*** 第4页/共5页 版本/版次 A/1 附件一《参加展会申请表》 参会名称 规模 预参展人员 所需资料 所需样品 费用预计 列明细清单 列明细清单 地址 展会周期 时间 □一年一次□两年一次□其它 摊位费： 摊位设计装修费用： 样品、样本运输费用： 展会上搬运、花卉租赁及其他杂费： 住宿费用： 火车票： 其它费用 展会预估效果 申请人 审核人意见 批准人意见 ***有限公司

展会管理办法 文件编号：HC-GM-005P 第5页/共5页 版本/版次 A/1 附件二《展会工作安排及进度表》 内容 费用申请 摊位确定及文字资料准备 摊位设计装璜方案 摊位设计装璜 样品安排，外箱上（或箱子里）要有清单 产品价格清单（公司参考价、加5%及10%的人民币及美金价格）、材质性能表、客户来访表 参展物品准备安排（订书器、名片盒、名片、笔、记事本、糖果、水、纸杯） 车票购买、物流安排 执行人 要求完成时间 实际完成时间 实际费用（若无费用，不需写） 联系电话 是否留有名片 住宿、交通安排、布展 附件三《参展人员信息登记表》 序号 姓名 职务 公司名称 主要业务 地址 主要业务 地址 联系人 联系电话 传真 备注 附件四《样本目录》 序号 公司名称 ***有限公司