努力提高高校学院办公室信息工作质量经验谈

努力提高高校学院办公室信息工作质量经验谈

【摘 要】高校是教学科研的重要场所，是专门培养人才的基地。高校的各项工作也都是围绕着科研和教学为中心开展的。高校办公室是“参与政务、搞好服务、管理事务”的综合部门，及时的收集、分析运用信息，为院校领导的决策提供服务和参与，为院校内各部门工作的有效开展提供经验和依据。因而，搞好高校办公室的信息工作，对于新时期学院的科学发展和综合实力的提高都具有十分重要的作用。

【关键词】高校；信息；学院办公室 一、办公室信息工作的重要性

当今，信息对任何单位及个人都极其重要，高校的各项工作已经离不开对其的依赖。根据学院的实际工作，在服务领导决策、教学科研、沟通交流和对外宣传方面都发挥着重要作用。 1.为领导决策提供信息资料

决策是指为实现特定目标，在占有一定的信息及经验基础上，借助一定的技巧、方法，对影响目标实现的各种因素进行分析、判断，对未来的行动作出决定。在一定程度上，领导的决策过程就是信息的输入、分析、输出的过程。决策需掌握大量的有用信息，否则就是瞎决策，容易导致失误。因而，学院的信息工作者应掌握大量的详实信息，为各决定提供依据；掌握教职员工和学生的建议、意见，了解他们关注、反映的问题，为院领导和师生搭建一座沟通

桥梁；反馈上级的各项和院校两方面的各项规章制度的执行状况，确保领导的决策可实行。 2.为学院的科研提供服务和保障

高校的实力主要是看它的科研能力。随着计算机和网络的普及，获取信息更加的便捷和丰富。学院作为培养人才的场所，应为师生提供必要的教学信息资料。学院的信息工作者就要及时、全面的搜集相关信息，分析研究，为改革教育教学做出贡献。另外，科研工作同样离不开信息的保证，为师生提供最新的研究领域及某领域内科研的新动态，这些都以敏锐的洞察力全方位的搜集最新信息。 3.对学院的对外宣传发挥积极作用

各个学院和学科都有自己的优势和特色，通过对外宣传，可大幅度提高学院的知名度，吸引优秀人才，进而促进学校的队伍建设；可进一步激发全院师生的积极性和工作学习热情，增强学院活力；通过信息的报送，部分重要的信息也可引起学校甚至教育部的关注，能反映学院工作的特色信息也能在学校内得到宣传，有利于推到学校的工作。

除此以外，信息工作在学院的稳定、安全和日常生活方面也发挥着重要作用。

二、提高办公室信息工作质量的几个关键问题

笔者从自身的工作实践出发，结合相关信息的管理成果，认为高校的学院办公室信息工作应注意如下几个关键问题：

1.着重信息收集上信息的准确性和完整性

要真是全面的体现学院面貌，注重数据可用性。面对海量的信息，往往无从下手，注意从可靠的渠道收取信息，由分管人进行动态维护，保证信息的有效性。收集的信息是否可信、可用、可靠，能否成为逻辑性强、可信度高、内容完整的参考资料和决策依据，都直接体现了学院办公室的信息工作水平。 2.注意信息处理方面信息的实用性和及时性

学院办公室对零星的信息应及时分类、整理、加工和处理，对初级信息应及时、认真的筛选、提炼和归纳，形成典型性信息，为领导提供高层次、高质量信息。这也正是信息工作者的价值体现处。 3.处理好信息传递方面信息的共享性和保密性

尽量保证信息传递的流畅、快速、沟通及时、及时反馈。同时还应注意避免传递过程中的失真现象和事实扭曲，可在全校建立信息反馈机制，确保准确理解信息。

4.实现信息保管时自动提高信息工作效率

以建立信息档案为主要目标，促进建立信息工作网络平台，改变以纸质文本传输的传统工作方式，同时还应加强信息的安全和保密性。

三、学院办公室信息工作存在的主要问题

和当前的高等教育发展形势相比，目前的学院信息工作存在着诸多问题，比如，信息的质量不高、信息的反馈滞后以及管理工作

也欠规范等。

1.信息的广度和深度不够

高质量的信息应紧紧围绕学院的中心工作，围绕改革及发展中的热点、难点问题，通过深入的调查研究，从而对领导的决策形成较高的参考价值。但是目前搜索到的单一的信息较多，高质量、综合的、有特点、有价值的信息较少。大多数内容仅仅是反映学院的日常科研、教学和外事的接待，对学术交流方面的信息并未能充分发挥其服务功能。

2.事后信息多，超前信息少

信息工作的作用有一种工作是参谋作用，它对领导决策和决策方案的实施情况有着非凡的意义。信息在领导决策前有着参考依据作用，在择优决策方案时，有着拟定及完善决策方案的作用，在决策实施时，起着反馈和跟踪作用，因而，超前信息在决策中，有着重要作用。但这种超前信息在实际的工作中特别少，而上传下达、日常统计和报道的时候信息又特别的多。 3.信息的搜集方式单一

目前，受到主客观条件，思想动态的信息收集一般均采用座谈或者访谈的方式，网络收集或问卷调查的方式运用的较少，这在一定的程度上影响了信息收集的科学性、广泛性，信息质量进而降低。因而出现了结果性信息多但苗头性信息少的情况，尤其是对大学生重大事件和有关社会热点的反映掌握滞后，极有可能会影响

到校园的和谐及稳定。 4.信息反馈机制欠完善

信息工作贯穿在决策全过程中。决策前，汇集各方面信息，确保决策的科学性和可行性；执行时，要通过信息反馈来调整和修正决策；执行后还应总结经验，对决策后的反响、执行情况、后续要求等还应有及时的跟踪反馈。目前因主客观等因素，办公室信息工作的反馈机制还尚未完善，信息的反馈也较为滞后，使得领导不可以及时的掌握决策的实施情况。

四、做好高校办公室信息工作的几项措施 1.提高信息化工作的认识，强化信息化队伍的建设

第一，领导应加强重视，真正把信息工作当成日常工作的重要内容，为信息化工作创造优良的外部环境。第二，加强信息化队伍的建设。各个部门都应配备作风硬、能力强、素质高并有文字功底的人才到信息工作队伍中去，建立称职精干的信息化队伍。在学院内，营造良好氛围，大力建立两支兼职教师和学生信息员，形成全面覆盖、上下贯通、运作通畅的信息工作网络。 2.规范信息工作，建立责任制

信息工作涉及收集、分析、传递和处理四个环节，要有严格的制度加以保证，实现责任追究制。建立科学的信息处理流程，只有对大量的零碎信息进行去粗取精、去伪存真后，才可送达领导决策层，服务于部门工作的开展，服务师生员工的学习和生活。制定信

息工作的考核和奖惩制，激励信息工作人员的自觉性和积极性。 3.紧扣教学科研中心，提高信息的含金量

高质量信息应紧贴学习的工作中心，围绕学校改革，发展中的热点和难点，通过调查并研究后形成，对领导的决策有着重价值。一要反映情况时“求实”，坚持实事求是，客观反映事情本质。二要反映情况时“求准”，认真核实收集的信息，力求准确。三要反映时“求快”，体现信息时效性强的特点。四要反映情况时“求深”，需透过事物表象来把握事物本质。五要写材料时“求精”，做到观点新，主题鲜明，目的明确。 五、总结

实践证明，信息工作对高校的各项工作有着重要意义。因而高校的各管理层应加强领导，创新理念，建立健全的信息工作机制，才能使教育事业快且好的进入信息化时代，才可以快速发展。 参考文献：

[1]方小玲.关于新形势下开展高校党务信息工作的思考[j].学校党建与思想教育，2006（12）

[2]陆梅芳.做好新时期高校办公室信息工作的思考[j].高教高职研究，2008（2）

[3]张积文.关于提高高校办公室信息工作水平的思考[j].当代教育论坛，2008（10）

[4]徐文花.提高高校学院办公室工作效能的探讨[j].科技情报

开发与经济，2012（9）

[5]谌君 .浅议办公室信息工作 [j].档案时空，2009（8）