学生社团档案管理办法

一、 档案的内容： 1、 社团成立档案：

a、 申请成立时间、批准成立时间及名称、开始活动时间发起人、（临时）负责人；

b、 社团成立申请表（书）（包括指导老师及找到单位意见）、团委批复、章程。 2、

社团组织档案：

a、 社团年度注册表（记载每年社团负责人、机构成员名单、会员数、指导老师）、会员名单；

b、 社团人事、机构及章程变动报告，负责人任职报告、团委意见、工作计划、工作总结。 3、

社团活动档案：

a、 活动策划、物资申请表（名称、开展时间等）； b、 活动记载表、学期工作计划、总结； c、 储备金领取申请书、储备金使用情况； d、 每月各社团的财务报表； e、 活动总结照片等资料。 4、 社团奖惩档案：

（1） 获奖登记（时间、名称、等级、获奖及颁奖单位）、受处分登记（时间、事由、何种处分、后续情况）； （2）以社团名义获得的奖杯、奖状、荣誉证书等，

违规情况说明及检讨，校团委处理决定；

（3）社团刊物。

5、会议档案：各部门会议记录（社团联合会例会记录、会长例会、签到记录、请假记录）

6、社团联合会办公室档案：

（1）各级关于社团联合会和各学生社团的文件、通

知、规章等；

（2）学期工作计划与总结，各部门及成员的学期工

作计划和总结；

（3）外事档案、请柬、联系资料（各部门、各社团

主要负责人）、报告等；

（4）由大学社团联合会直接策划或承办的个别类型

活动的策划书、与赞助方签订的合同、校团委批复、活动总结等。

二、档案的管理 1、档案的调入与接受：

（一）社团档案一般有办公室值班同学接收，其他部门同学接收的应尽快转交办公室，并做好相关记录；

（二）社团联合会档案直接由办公室负责，所有档案应签收，档案归档时应作好相关记录。

2、档案的调出与借阅：

（一）外部人员调用、借阅档案应经办公室负责人同意，

并做好登记；

（二）内部人员借阅档案应向值班同学说明借阅原因做好记录；

（三）借出档案应办理登记：时间、档案名称、经手人、借阅人及部门、并约定归还时间；

（四）归还时应做好登记，逾期未归还者办公室应催收。 3、档案的整理：

（一）档案应分档案夹分类存放、同类档案应按时间顺序放置；

（二）档案应定期整理。 4、其他有关档案规定：

（一）档案柜钥匙须有专人保管，不得随意外借； （二）负责档案的同学必须作好保密工作、不得私自调动档案、不得向无关人员透露档案内容。

三、电子档案：

（一）社团联合会相关活动资料应制作电子版、各社团的学期工作计划、工作总结亦应制作电子版；

（二）对电子版档案应加强安全管理，做好备份。 四、注意事项：

（一）档案管理的同学应作到细致、严谨、负责、原则； （二）管理档案的同学应相互沟通、及时通报各种情况、其他同学也要关心档案工作，有意见及时向办公室负责人汇报。