档案信息资源开发利用中存在的问题及其对策

现代化水平不高；档案信息资源开发力度不够，档案利用

缺乏主动性。档案信息资源开发利用的相关对策：主要丰

富室藏档案信息资源结构门类；建立完，善档案信息资源开 发和利用制度。针对这些问题，必须要增强档案服务意识，

创新档案服务机制，建立档案信息资源的数据库，实现档 案查询方式的现代化。关键词：档案；利用；对策档案作为一种非常珍贵的信息资源，具有“今世 赖以知古、后世赖以知今”的巨价值，它的作

用是其他信息资源无法替代的。如何开发和利用好档

案资源，实现价值最大化，更好地服务于社会发展的 各个领域，是当今档案信息管理中的一个重要课题。一、档案信息资源开发利用中存在的主要问题（-）档案信息开发管理不全面、结构设置不合 理因为一些历史原因，档案的收集对象往往仅限于

机关事业单位，并且收藏的档案大多是文书形式，以 及部分财务信息档案、知名人士信息档案、科技发展

档案和声像档案记录，而反映社会历史原貌的实物档

案较少。因此这样的档案收藏结构不够全面，不能完 全展现出档案记录的原貌，也不能体现档案在单位管 理上的进步。长期以来，一部分信息因为档案管理制

度的不严谨造成丢失和缺损，而在一些单位部门中甚 至未设立专门的档案管理职务或将档案库房直接设置

在仓库中，这样的档案管理工作理念是极为落后的，

极易导致档案信息出现遗失、变质、虫蛀等情况，而 档案信息的丢失是单位无法替补的巨大损失。另外，

很多单位档案管理经费不足，造成一部分应该进行资

源利用的档案没有进行统一管理，导致档案结构不合 理，数量也不够，因此不能更好地对信息资源进行利用。（二） 档案管理硬件不“硬”，现代化水平不高

首先，档案管理还有一部分是人工操作，主要服务方式仍是提供文献服务。因而查找文件资料就是一

件难事，查找文件时必需说明要査什么文件、在哪一 年度，然后档案管理人员才能根据要求查找案卷目录， 按卷内目录查找文件。如果档案管理人员立卷水平不

高，出现组卷不合理，所拟案卷标题不能准确提示卷 内文件内容的话，查找起来就更困难。其次，未能实

现档案信息共享。由于档案的机密性特点和历史原因 等因素，各档案部门“各自为政”，形成档案信息资

源分散管理，造成档案部门相对封闭、缺少交流

的局面，不利于档案信息的利用。最后，还有一部分 档案部门没有上网，或者有些档案部门是为上网而上 网，网上真正可利用的作息很少。随着大数据时代的到来，社会大众在信息获取的

方式上发生了很大的改变，在档案管理上也改变了原

有的纸质信息记录方式。在信息科技时代，信息技术

为档案整理收集提供了新的储存方式、传播途径和信

息归类方式，致使档案需要归集的信息快速增多。尤

其是在不同的媒介载体中，各种信息载体的形式大量 增多，给档案管理部门的信息资源分类利用带来了许

多不便。相应的，若档案部门对信息资源管理工作没

有进行模式上的改革，就会产生许多问题。（三） 档案信息资源开发力度不够档案室的数量和质量直接影响和制约着档案信息

资源的开发利用工作。目前，不少档案管理部门档案 数量少、门类不全，结构不合理，载体形式单一，已 不同程度影响了档案信息资源的开发和利用。档案管 理部门要根据经济建设和社会发展需要来优化档案馆

（室）藏，尽早解决档案部门与经济建设、科技进步 和社会发展'‘两层皮”的问题。要千方百计地收集散

催2019.10/ 37Compilation and Utilization 编研与利用存于社会各个领域和私人手中反映一定历史时期中心 工作的历史档案和反映本地区、本系统特色的档案资

员要发挥主观能动性积极主动地与利用方联系，收集

有助于体现档案开发利用情况的资料，帮助开发利用 档案资源。（三） 增强档案服务意识，创新档案服务机制料。对各档案室的专业档案，通过协商交流，建立双 套制和档案目录，增加档案管理部门科技含量，实现

档案工作与经济、社会的对接。档案工作的生命线是服务，档案部门应进一步强 化服务的意识，创新档案服务的机制，不断提高服务 能力。在服务态度方面，应做到为利用者着想，善于

（四）档案利用缺乏主动性现实中很多档案管理部门由于受传统观念影响， 形成了比较封闭、缺乏交流开放的行为模式，比较重

与利用者沟通，了解利用者的心理，满足利用者的需求， 提高档案利用的效率。视档案的收集归档整理，而忽视了档案信息资源的开 发利用。很多时候虽然档案资源相对缺乏，但其中许

（四） 建立档案信息资源的数据库，实现档案查

多档案并没有发挥其应有的作用，在开发利用方面其 实仍有巨大的潜力。询方式现代化采用现代化技术建立档案信息资源数据库，将纸

质、缩微胶片、视频音频等档案通过音频视频转换、

档案信息资源开发利用的对策二.数字扫描、光学影像等技术转化成为数字信息，并建

立相应的信息资源数据库。随着技术的进步与提高，

（一）丰富档案信息资源的结构门类要不断更新已有的档案信息资源数据库，做到与时俱 进。要提高对档案信息资源的开发利用效果及收益， 就需要扩展档案的接收范围，以此来丰富馆（室）藏， 完善档案结构。比如可以开展档案机构之间的相互合

另外，在档案信息资源数据库建成后，检索方式 也要适时改变，传统的手工检索管理模式已不能满足

作，运用网络进行档案信息资源的整合，以扩大档案 信息资源的共享；可以在不违背国家档案收集相关规

现状，计算机查阅和检索才能满足需要。档案信息资 源数据库的建立将带来档案信息服务利用的便捷和高

定的情况下，根据需求和条件对收集范围进行调整和 补充，例如可以收集当地的特色档案材料，扩大档案

效。信息资源的同时也突出了自身优势。同时，应改变文 书档案比重较大、其他类型的档案比重较小的情况， 不断丰富档案信息资源的结构门类，为档案信息资源 的开发利用创造条件。但也要注意在丰富馆（室）藏

泰考文献：[1] 吕清.档案信息资源开发利用研究[J].宝鸡丈理学院学抵（社

会科学版），2016 （4） ： 184-187.[2] 张晓培.档案信息资源开发利用对策[J].档案管理,2014 （6）； 51.的同时，也要把握数量与质量双重的原则，在扩大接 收范围的同时也要看重档案的质量。[3] 恵丈瑛.档案信息资源开发利用中的问题和对X[J].中国管理

信息化,2016 （11） ：202,⑷童敏，张旭红,柳宁.浅析档案借息资源妁开发利用[J].治 淮,2016 （4）.（_）建立完善的档案信息资源开发利用制度一是要认真做好查（借）阅登记工作。要按档案 项目填写清楚，最重要的是要把查（借）阅档案的目

的、具体内容、作用等填写清楚，以便于了解档案利 用的程度以及是否有必要进行跟踪调查等。二是要建 立与用户的联系制度。为了 了解档案利用的具体情况，

向借阅方发放档案利用信息收集表，收集利用档案名、

内容、作用、意义等各种数据。在收集时应做到具体 明确，以助于开展档案开发利用工作。三是实时釆取

各种方式进行调查，了解档案利用情况。档案管理人

38 /2019.10緘扛桔金