人事部人事档案规定管理范文(3篇)

一、目的与背景

本规定旨在规范和统一公司内人事部门对人事档案的管理，确保人事信息的准确性、保密性和完整性，提高人事管理水平，保障公司人力资源的正常运转。

二、适用范围

本规定适用于公司所有人事档案的管理，包括员工入职前与入职后的信息。

三、人事档案的分类

1. 根据档案储存介质的不同，人事档案可分为纸质档案、电子档案和混合档案。

1.1 纸质档案：

纸质档案是指以纸质文档形式保存的人事档案。要求文档存放在安全、防潮的环境中，便于查询和保管。

1.2 电子档案：

电子档案是指以电子文件形式保存的人事档案。要求存储设备的安全性和稳定性。

1.3 混合档案：

混合档案是指既有纸质档案又有电子档案的人事档案。要求要统一管理并保持同步更新。

2. 根据内容的不同，人事档案可分为基本档案、任职档案、离职档案和其他档案。

2.1 基本档案：

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基本档案包括身份证明、学历证书、聘用合同、个人简历、登记表等与员工个人身份和背景有关的信息。

2.2 任职档案：

任职档案包括员工在公司任职期间的相关信息，如调动记录、培训记录、奖惩记录等。

2.3 离职档案：

离职档案包括员工离职前提供的相关材料，如辞职申请、离职审核、薪资结算等。

2.4 其他档案：

其他档案包括与人事管理相关但不属于基本档案和任职档案的信息。

四、人事档案的创建与维护 1. 人事档案的创建 1.1 招聘与入职：

招聘人员应按照公司规定的流程和标准收集求职者的相关信息，并建立相应的人事档案。

1.2 入职审批：

入职审批程序完成后，人事部门应及时将入职人员的档案材料整理归档，并录入电子档案系统。

2. 人事档案的维护 2.1 定期更新：

人事部门应设定档案更新规则，定期对人事档案进行更新，确保信息的准确性与时效性。

2.2 档案转递：

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员工调动时，原部门需要将员工的档案转递给新部门，确保档案的连续性和完整性。

2.3 档案归档：

离职员工的档案应妥善保管，按规定时间归档，确保档案的安全性和可查询性。

五、人事档案的保密与安全 1. 保密原则：

人事部门应对员工的个人信息进行保密，不得泄露或滥用个人信息。

2. 安全措施：

人事部门应采取相应的措施确保人事档案的安全和完整，包括但不限于：

2.1 纸质档案：

采用防火、防潮、防盗等措施，存放在安全的文档柜或保险柜中。

2.2 电子档案：

采用密码保护和权限控制，确保档案的安全不受非法访问和篡改。

六、人事档案的查询和使用 1. 查询权限：

人事档案的查询权限应严格控制，只限相关人员和部门负责人具备查询权限。

2. 查询申请：

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需要查询人事档案的人员应填写查询申请，并注明查询目的和范围。

3. 档案使用：

人事档案的使用应遵守相关法律法规和公司规定，严禁滥用或非法使用档案信息。

七、人事档案的保管与销毁 1. 保管期限：

人事档案的保管期限按照国家法律法规和公司制度规定执行。 2. 销毁程序：

到期的人事档案应按规定程序销毁，包括审批、清点、记录等环节，确保档案信息不外泄。

八、违规处理

对于违反本规定的人事部门或个人，将依据公司相关规定进行相应处理，包括但不限于警告、记过、辞退等。

九、附则

本规定自颁布之日起执行，如有需要修改或补充的地方，应经公司人事部门批准后实施。

以上为人事部人事档案规定管理范本，希望对你有所帮助。如需更详细或专业的方案，请联系公司人事部。

人事部人事档案规定管理范文（2）

人事部人事档案的管理是一项重要的工作，规定管理有助于确保档和安全。下面列举了一些常见的人事档案规定管理：

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1. 录入与更新：人事档案应及时录入并定期更新。对新员工的入职档案要及时录入，离职员工的档案也要及时进行归档。

2. 分类与归档：根据不同的员工属性和档案类型，对档案进行分类和归档。例如，可以按照部门、职位等进行分类，然后将其归档存储。

3. 保密与权限：人事档案包含员工的个人信息，需要严格保密。只有授权人员才能查看和处理相关档案。为每个员工设置权限，确保只有需要的人能够访问档案。

4. 定期审查：定期审查人事档案的完整性和准确性，清理过期的档案或不再需要的档案。同时，审查员工档案的相关资料是否齐全，如劳动合同、培训记录等。

5. 档案存储：人事档案应妥善存储，防止遗失、损坏或泄露。可以使用安全的电子存储系统或保险柜进行存储。必要时，可以设置备份和灾难恢复机制。

6. 法律合规：人事档案管理要符合相关法律法规的要求。例如，根据数据保规要求，对个人信息进行合法的收集、使用和处理。

7. 档案借阅和流转：对档案的借阅和流转要进行登记和控制，确保操作的完整性和安全性。记录借阅人员、借阅时间和目的等信息，借阅完成后及时归还。

8. 保密销毁：对于不再需要的档案，要进行保密销毁，确保个人信息不会被泄露。可以使用专门的档案销毁机构进行销毁，保证安全和合规。

以上是人事档案规定管理的一些常见措施，人事部门可以根据实际情况和需求进行具体的规定和管理。

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人事部人事档案规定管理范文（3）

【第一章 总 则】

第一条 为规范公司人事部的档案管理工作，提高档案管理水平，保证档案管理工作的科学性、规范性及信息安全性，制定本规范。

第二条 本规范适用于公司人事部的档案管理工作。

第三条 档案管理的目标是确保公司人事部的档案得到有效的管理、保存与利用，保证公司人事部业务的高效运转。

【第二章 档案的归档】

第四条 档案的归档是指将文件、资料等相关材料按照一定的顺序、方式整理并存放在指定位置，以便于日常管理和查询。

第五条 档案的归档按照文件和资料的性质、分类、时间等因素进行划分，并建立相应的档案分类目录。

第六条 档案必须按照档案分类目录的要求进行整理，每个档案必须标注清楚相关的档案编号、标题、日期等信息。

第七条 归档完毕的档案必须定期进行整理、检查，确保档案的完整性与准确性。

【第三章 档案的保存】

第 档案的保存是指将已归档的文件和资料进行妥善保管，确保其完整性和安全性。

第九条 档案室应具备相应的防火、防水、防盗、防尘等设备和措施，保证档案的安全。

第十条 档案室应定期进行环境检测和灭火器材的检查，对发现的问题及时进行修复和整改。

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第十一条 档案室应制定档案调阅与借阅制度，对于需借阅的档案应按照规定的流程进行申请和审批。

第十二条 档案室应定期进行档案的清点和整理，发现档案损坏或遗失的情况，应及时报告上级部门并进行补充和修复。

【第四章 档案的利用】

第十三条 档案管理部门应制定档案利用制度，明确档案的利用范围、条件、方式和程序。

第十四条 档案利用应严格按照规定的程序和权限进行，对于无权利使用档案的人员，不得提供档案查询和复制的服务。

第十五条 档案利用需要填写相关的申请表格，并提供必要的证明材料，经过审批批准后方可使用。

第十六条 档案利用结束后，应做好档案的归还和记录工作，并对档案进行必要的整理和修复。

【第五章 档案的销毁】

第十七条 档案的销毁是指对于已无保留价值和法定保管期限已满的档案进行销毁处理。

第十 档案销毁应按照相关法律法规的要求进行，并有相应的销毁记录和证明材料。

第十九条 档案销毁应由专门的销毁人员进行，并应在销毁过程中做好相应的记录和监督。

第二十条 档案销毁后，应妥善处理销毁产生的废纸、碎片等物品，确保环境卫生。

【第六章 档案的安全管理】

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第二十一条 档案的安全管理是指对档案的存储、传输和利用过程中的安全问题进行防范和控制。

第二十二条 档案的存储应放在相对安全、密闭的环境内，避免被非法窃取或损坏。

第二十三条 档案的传输应采取安全可靠的方式，避免档案在传输过程中的丢失或泄漏风险。

第二十四条 档案的利用应严格按照规定的权限和程序进行，防止档案被恶意篡改或滥用。

【第七章 附 则】

第二十五条 档案管理部门应定期进行档案管理规范的宣传和培训，提高员工的档案管理意识和水平。

第二十六条 档案管理部门应定期对档案管理工作进行自查和评估，发现问题及时进行整改和完善。

第二十七条 对于违反本规范的行为，将依照公司相关规定进行处理。

第二十 本规范自发布之日起生效。

以上是人事部人事档案规定管理范本的内容，仅供参考。具体管理工作还需根据公司实际情况进行调整和完善。

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