基于ERP的会计业务流程重组及案例分析
姓名：李赛娟申请学位级别：硕士
专业：@指导教师：彭江平
20071001
基于ERP的会计业务流程重组及案例分析
摘 要
随着计算机及网络通信技术的发展，企业所处的竞争环境发生了根本性的变化，企业要想达到预期的市场占有率和经济效益，就必须提高自身的应变能力，ERP就是企业提高应变能力的有效利器。但ERP 的实施与信息技术的应用不同，它不是单纯的信息工程，而是以信息技术为基础的深层次管理变革，业务流程的规范化和优化设计，是成功实施ERP战略的保证。
ERP的核心是供应链管理，主要包括获取及支付、生产制造、销售及收款环节，它们与财务子系统之间存在大量的数据交换。本文从ERP的设计思想与管理理念入手，借助业务流程重组的理论，运用计算机及网络通信、数据库及管理信息系统相关技术，在会计信息的收集流程、处理流程、会计组织结构、会计档案保存等方面对传统的会计流程进行了探讨，重点针对传统会计业务流程所存在的缺陷，对生产制造型企业的核心业务环节，进行了业务数据与会计数据的集成性分析，设计了优化处理的方案，构建了基于ERP环境的新会计业务流程，重新规划了财务部门的组织结构，确保了ERP强大功能的正常发挥，促进了会计职能由核算型向管理决策型转变。
最后在金蝶K/3 ERP系统平台上对会计业务流程的优化及重组进行了案例研究。
关键词：会计业务流程；优化重组；ERP；集成分析；金蝶K/3ERP系统
II
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Abstract
Along with the development of computer and network technology，the environments of enterprises have changed basically. If the enterprises want to realize their expectant targets，they must improve their adaptabilities. Certainly, the implement of Enterprise Resource Planning (ERP) becomes an effective approach．However, ERP is not a simple information system engineering，but it will help the enterprise to realize the reformation of management and change deeply manager’s idea through information technologies．
The kernel of ERP is administrant of accommodative chain, mainly including obtainment and payment, production and manufacture, sale and gather. They have a lot of alternant data through financial system. Starting from the design theories and ideas, using for reference of Business Process Reengineering (BPR), the writer exerts the correlative technologies of computer communication and management information system, analyses the conventional accounting process of accounting information, involving collection, dealing, organization, saving archives. As an emphasis, aiming at the problems of the conventional accounting business process, this paper studies the integrated features of business data and accounting information for the production and manufacture enterprises. The writer puts forward to a few assumes in order to optimize procedure as well as rebuilds a set of newer accounting process model based on ERP. Then the organic structure of financial department is re-programmed. The effects of ERP can be sufficiently performed. It can promote the transition of accounting function from accounting to powerful management and decision.
Finally, the writer applies above theory to the corporation’s ERP project and completes the case analysis basing on the Kingdee K/3 ERP software platform.
Key Words: Accounting Business Process;Reengineer;Optimize;ERP;
Integration Analysis;Kingdee K/3 ERP Software
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插图索引
图3.1 ERP中的数据流图.....................................................................................17 图4.1实时凭证产生模型.....................................................................................27 图4.2 会计业务主动处理模型............................................................................28 图4.3 数据库模式识别处理过程........................................................................29 图4.4 集成状态下的采购数据流........................................................................32 图4.5 标准的采购业务处理流程........................................................................33 图4.6 优化后的采购事务处理流程图................................................................34 图4.7 传统会计处理中生产成本核算流程........................................................36 图4.8 集成环境下生产与成本核算数据流........................................................38 图4.9 优化后生产集成数据流............................................................................39 图4.10 优化后的生产事务处理流程..................................................................40 图4.11 集成环境下销售业务数据流..................................................................43 图4.12 优化后的销售处理流程..........................................................................45 图4.13 重组后的会计业务流程..........................................................................48 图4.14 传统会计组织结构..................................................................................50 图4.15 重组后的会计组织结构..........................................................................51 图5.1 YF公司原有的组织结构图.......................................................................54 图5.2 YF公司作业流程图...................................................................................54 图5.3 YF公司原有成本核算流程.......................................................................57 图5.4 YF公司原有会计核算流程.......................................................................58 图5.5 ERP环境下的成本核算流程.....................................................................60 图5.6 原有会计流程下的岗位设置....................................................................61 图5.7 调整后会计部门的组织结构....................................................................61 图5.8 凭证模板设置窗口....................................................................................63 图5.9 生成凭证窗口............................................................................................63 图5.10 自动转账凭证设置窗口..........................................................................65 图5.11 财务分析窗口..........................................................................................65
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湖 南 大 学 学位论文原创性声明
本人郑重声明：所呈交的论文是本人在导师的指导下独立进行研究所取得的研究成果。除了文中特别加以标注引用的内容外，本论文不包含任何其他个人或集体已经发表或撰写的成果作品。对本文的研究做出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式标明。本人完全意识到本声明的法律后果由本人承担。
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第1章 绪言
1.1 研究的背景及意义
计算机及网络技术的高速发展与广泛应用，极大地推动了企业信息化的进程，改变了企业的经营环境和管理理念，丰富了企业会计的内涵，使企业的管理决策对信息系统的依赖程度不断增强。这种变革对传统会计流程提出了新的挑战，传统的内部流程控制在理论和实务方面都经受着巨大的冲击，局限于企业内部的传统财务信息无法适应价值链管理的要求，传统会计事后核算与管理的流程无法适应“速度经济”的要求，与信息化建设的要求极不相称。所以，有必要根据企业信息化管理的需要和会计工作本身的特点，对现有的会计事务进行调整，配合ERP系统的要求和决策有用的会计目标构建新形势下的企业会计流程，确保会计系统的高效运行，提高会计信息的质量。
会计流程作为企业流程中重要的组成部分，是指财务部门为实现财务会计目标而进行的一系列活动所经过的全部过程，包含会计信息的采集、加工、存储、传输和输出五个环节，从企业经营管理活动中采集原始数据，按照会计制度进行加工，生成企业管理活动所需要的会计信息，经过手工处理或者软件的操作，以会计账本或者电子文件的形式存贮起来，利用流通环节或者网络通信传输给相关部门及主管单位，最后输出，为企业决策及职能机构服务。会计流程是连接会计业务和企业管理的桥梁，因此，会计流程的设计理念、数据采集的效率、加工的正确性、会计数据存贮的稳定性、信息传输的高效性，输出的简便性，将直接影响到企业管理决策的质量和效率。
传统会计流程是建立在劳动分工理论下的一种顺序化业务流程，会计人员使用会计科目和复式记账法这两个主要工具把会计主体的资产、负债、所有者权益、成本和损耗所发生的每一笔费用记入相应的会计账户中，通过分类汇总，登记入账，并使用标准格式和项目内容的会计报表将汇总的数据定期提交给信息使用者。其独立的财务信息获取模式，降低了会计核算的效率和会计信息的质量；影响了企业财务业务的协同；缺乏事中控制无法满足企业过程管理的要求；单一的财务报告体系无法发挥支持管理决策的作用。
随着经济全球化及市场竞争力度的加剧，许多企业加快了信息化的步伐，以提升企业竞争力。信息技术在企业的广泛应用，不仅改变了传统手工数据处理方式，而且触发了企业管理模式、生产方式、交易方式、作业流程的变革，人们的行为模式也随着企业业务流程化、组织扁平化、作业信息化而发生变化。ERP（Enterprise Resource Planning：企业资源计划）系统作为现代化的管理思想、管理方法和手段的结合体，可以说是企业信息化建设的代名词，它是在全面总结、分
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析、提炼各种企业业务运作与管理特性的基础上，借助先进的信息化管理理念，以计算机及网络为平台，为企业提供可行的管理解决方案，其自身蕴含了标准的、优化的、适合于信息环境下的会计流程。ERP环境下的会计流程虽然也是面向工作流的，但与手工方式或者会计电算化方式不同，它最大的特点是系统的集成性，将财务工作、劳动工资、生产制造、销售、采购、成本核算等企业经营的全部环节有效地整合于一体，最大限度地实现企业资源的共享。
在信息时代和知识经济来临之际，传统会计流程由于会计理论的滞后，流程缺乏信息技术的支持，使得会计流程无法满足会计信息使用者日益增长的信息需求，也无法适应面向流程的ERP系统。然而在人们寻求会计改革方法的历程中，无论是优化会计核算和会计管理，还是精简会计的组织结构；无论是提高会计人员的素质，还是投资高水平的计算机系统，虽然在实际中发挥一定的作用，却并未能从根本上建立一个新的会计体系。根本问题在于企业只是利用技术将现有会计流程予以快速化或自动化，而不是改变会计流程本身。
所以在ERP环境下，必然要求对传统的会计流程，根据ERP系统的理念和集成性的要求，借鉴业务流程重组的思想，利用先进的信息技术，对传统的会计流程从会计观念、会计信息处理流程和会计组织结构三个方面进行优化重组，建立一个全新的会计工作模式。充分发挥ERP给企业会计业务带来的优势，实时反映经济活动，将会计工作的事后核算职能过度为事中控制以及事前预测，以满足会计信息使用者、现代企业管理的需要，本文的研究将对会计工作的理论研究产生较大的影响。
1.2 国内外研究现状
1.2.1 国外研究现状
ERP的产生最早可追溯到 20 世纪 50 年代，随着计算机的出现，美国IBM 公司的管理专家及其合作者，在不断探索装配型产品生产与库存管理问题的基础上创立了以库存控制为核心的微机软件系统，在美国生产与库存管理协会（APICS）的大力宣传和组织推动下得到普及和广泛应用。ERP 的概念是由美国加特纳公司（Gartner Croup Inc.）在 90 年代初在其研究报告《ERP：设想下一代的MRPⅡ（Manufacture Resource Planning：制造资源计划）》中首次提出。近年来，国外的专家和学者对 ERP 的许多方面，作了深入细致的理论研究。
在 ERP 的概念被正式提出之后，很多专家学者对 ERP 的概念进行了扩展、修订，同时给出了对 ERP 的见解。Leiber（1997）认为“ERP 系统是一套跨企业的信息系统，ERP 软件作为支持跨国企业的运作，更支持多点管理、多语言以及多货币的处理能力，软件内所隐含的作业流程是指由软件提供商吸取全球最佳企
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业运营模式的实务精华，让企业通过标杆学习的方式进行流程重组” [1]。
马可斯・格兰劳德（Markus Granlund）、提牧・马密（Teemu Malmi）就集成的、企业范围的信息系统对管理会计和管理会计人员的影响进行了深入的探讨，他们收集了 10 家有实施这种集成信息系统经验的公司案例进行了分析，分析表明 ERP 项目对管理会计和控制过程带来相对少的改变，而使管理会计人员留出更多的时间从事分析工作而非局限常规任务[2]。
“业务流程再造理论”（Business Process Reengineering：BPR）首先由哈默（Michael Hammer）博士1990 年提出，并引入西方企业管理理论。他认为：“我们必须重组业务，用信息技术的力量彻底重新设计业务流程，使组织在成本、质量、服务和速度等关键指标上取得显著提高”[3]。戴卫博特（Davenport）也提出了企业流程创新（Business Process Innovation：BPI）的概念。他认为流程创新是一种革命的新方法，这种方法通过使用信息技术和人力资源管理技术对企业的流程进行创新，可以极大地提高企业的成本、实践、质量等指标[4]。接着玛丽（Marrow ）提出了企业流程再设计的概念。这种方法就是通过检查和简化企业关键流程中的活动和信息流达到降低成本、提高质量和增大柔性的目的，并成功地应用于生产制造企业，完成业务流程包括会计流程重组的初步设想[5]。
业务流程再造思想经过哈默和钱匹二人的著作而广泛传播，在企业界引起了巨大的反响，西方大量的企业实施了业务流程再造项目[6]。但是根据钱匹的调查显示：70%的项目没有达到预期的目标。因此，一部分研究者开始对业务流程再造的思路进行反思，提出了不同于哈默所提出的业务流程重组的路径。其中比较有代表性的是著名的流程研究学者佩伯德（J.Peppard）与罗兰（P.Rowland）它们认为业务流程再造有两种途径：从零开始彻底抛弃原有的流程，重新设计新流程，即激进的改革；在现有流程的基础上进行不断发送，即系统的改进。后一种方法要比前一种方法要稍温和。
科普兰（Kaplan）等人提出了核心流程再设计（Core Process Redesign：CPR）的思想，即对企业运营进行根本性再思考，对其工作流程、决策、组织和信息系统同时以集成的方法进行再设计[7]。乔治・科普劳斯（Georgakopoulos）确定了 36 条提高业务流程执行效率的“再造规则”，但主要集中在定性分析上，并没有给出业务流程量化分析方法[8]。
提高企业流程效率是管理的首要任务之一，约恩・休基思（Jon Hughes）认为，企业流程效率取决于流程的价值产出和获得价值产出所消耗的企业资源，企业的价值产出过程是：从市场获取价值（资源），经过企业内部的一系列作业的传递和增值活动，最终把产品或服务传递到顾客手中。同时，为了使企业流程适应市场需求，企业组织必须随时跟踪和反馈市场信息，评估企业流程满足市场需求的程度，衡量流程的产出效率，并以此作为改进作业、改善企业流程的依据[9]。
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上面的研究主要是针对ERP的思想及ERP环境下企业业务流程的相关问题进行的，会计业务流程作为企业最主要的业务流程之一，国外企业界和学术界对ERP环境下企业业务流程的相关问题的研究，对我国会计业务流程的优化同样具有指导意义，给本文的研究提供了借鉴和创新的机会。国外有关会计业务流程重组方面的理论专著主要包括以下观点：
尤里（Jurij）和莫基卡（Mojca）等提出用业务流程重组的方法评价电子商务模式时，介绍了电子商务下的会计业务流程重组，并论述了其重组的方式[10]。
Michael Zur Muehlen和J. Leon Zhao在研究电子商务工作流程和过程自动化时的同时提出了进行会计业务流程重组的必要性和具体方法[11]。
苏顿（Steve G. Sutton）在《企业系统与会计系统的重组》[12]文中提出了会计信息系统重组的概念和基本方法。迈克罗斯（Miklos Vasarhelyia）在《业务流程信息化处理的根本原则》中提出了会计流程改造的一般原理[13]。费希尔（Fisher）在
[14]
中提出了会计业务处理过程的重组过程。乔治・罗米罗（Jorge 《业务流程重构》
Romero）在《ERP软件应用到石油企业的经验分析》[15]中设计了基于ERP的石油企业业务流程处理技术，对财务部分进行了重组和专门优化设计研究。
Desormeaux在《整合性信息系统（ERP）下对企业组织功能的改变》中指出，在企业建置 ERP 系统后，会计部门的角色已由数据的记录者及历史财务报表的提供者转化为提供企业更具价值的管理信息的企业合伙人。会计人员利用 ERP 强有力的功能来分析出具有利润性的产品、客户及行销通路等，以此协助企业模拟出未来的愿景及策略方向。ERP 的建置提升了会计部门的角色及地位，会计人员需扮演提供及分析信息的角色来协助经营者作决策[16]。
Cooper和Kaplan认为，ERP 系统提供在线、实时信息，使得管理者可随时利用这些实时的信息来作为决策的参考。ERP 所赋予的功能也使得会计人员不再只是公司的幕僚，只负责提出历史资料，取而代之的是他们将成为 CEO的左右手，负责提供实时的成本信息以帮助其驶向未来[17]。
除了对企业流程进行理论研究外，在实践方面，欧美企业掀起了“以业务流程再造”为核心的企业管理革命的浪潮，并且已经有一些企业进行了会计流程重组，如美国福特公司，其美国总部有500多名财务人员，其单据往来十分繁杂。后来该公司建立了信息化系统，使采购、仓库、会计部门都应用软件处理各自业务，裁减了20%的冗员。而当知道日本马自达公司完成同样的职能只有5个人时，福特公司从根本上进行了会计业务流程的重组，使会计部门减少了75%的冗员，同时处理速度、成本、质量都有极大的改善 [18]。
1.2.2 国内研究现状
我国对ERP领域的研究虽然起步较晚，但在计算机及网络环境、ERP条件下
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对财务管理流程的探索也取得了令人瞩目的成就，涌现出大量的阶段性成果。
余芸春论述了网络财务系统下进行会计流程重组的步骤以及会计流程重组对审计业务和会计咨询业务的影响。指出将会使审计业务重点由“结果”审计转向“过程”审计，而且会计咨询业务也要创新，需要帮助企业在网络财务系统下进行会计流程重组[19]。
毛良伟和倪江波运用概率论原理对手工账会计流程和电算化会计流程进行对比分析，得出了只要电算化会计流程设计合理，将会比手工账会计流程在保证会计核算正确的前提下更可行、差错更小的结论[20]。
在网络时代，互联网络的普及使会计环境、会计依赖的技术手段发生改变，从而使决策有用性成为财务会计的首要目标。在此目标下，要借助于企业业务流程重组的经营哲理，对现有的会计业务流程进行重组，依靠国际互联网、网络数据库组织结构技术、面向对象的计算机技术等，建立以决策模型驱动、企业主要 提供标准化的源数据信息、网上实时财务报告系统等为特色的会计业务新流程[21]。
张瑞君曾这样比喻会计流程再造：“企业有了先进的软件好比有了好车，优秀的人才好比有了合格的司机，健全的管理制度好比有了交通规则。但是如果没有进行会计流程再造，就好比忽视了修建道路，那么，合格司机驾驶再好的车子也无法在崎岖的山间小道上飞驰。”会计流程再造是现代企业财务信息化所必须面对和跨越的一道门槛[22]。
张丽霞认为，不管是手工会计流程还是电算化方式的会计信息系统，其实质仍然是事后算账，并没有充分发挥网络的优势，无法支持事前支持、事中控制、事后分析。因此需要用信息技术运用流程再造的思路对会计流程彻底地重新设计，建立基于事件驱动的会计信息系统，满足内外会计信息使用者的需求[23]。
郭丽华、高阳认为，与工业革命分工理论相适应的会计业务流程已无法满足信息时代的需要，要想使会计信息效果大幅提高,必须打破传统会计模式，将现代信息技术与业务流程重组的理论和方法相结合，设计出全新的企业会计业务流程，运用业务流程重组方法重组企业会计业务[24]
杨定泉认为企业会计信息化不能利用IT技术简单地将原有的流程自动化，而必须基于IT技术，借助于业务流程的管理理念和模式，重构会计流程，以便会计流程更能有效地协助企业利用IT技术进行管理创新和效益创新[25]。
李光凤认为，应该在IT环境下的会计流程构建基于业务事件驱动的财务业务一体化的信息处理流程，以实现财务业务一体化信息的实时处理。同时应利用BPR再造理论及方法改造传统财务会计流程，基于业务事件形成数据仓库，并将实时信息处理嵌于业务过程处理中，以建立财务业务一体化的信息处理流程，从而实时反映经济活动[26]。
汤四新在通过分析总结现代会计信息系统与流程管理的核心，论证了现代会
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计信息系统的建立、完善与实施对流程管理的依赖性，研究了在现代会计信息系统中流程管理的应用原则[27]。
辛毅在对我国会计业务流程的现状及特点进行分析后，就ERP系统对会计业务流程的挑战，提出了会计业务流程要重组的解决方案，这一方案使供应链上的信息需求者及时准确地获得所需信息成为可能[28]。
李香玉从传统会计流程的基础理论如劳动力分工论思想、会计恒等式出发,指出传统会计因事后反映、业务与财务不同步，导致会计系统自成一体并以信息“孤岛”存在。难以满足信息时代对管理多层次、实时性的需要。认为会计电算化只是将手工财务会计自动化，没有从根本上解决业务与财务不协同的问题，传统会计信息系统正面临着E时代的挑战[29]。
林祥友认为正是信息技术和业务流程再造的交互影响和共同推动，在西方企业界刮起了一股影响深远的业务流程再造旋风，传统的会计业务作为企业业务流程的一个重要组成部分，自然要纳入流程再造的视野[30]。
赵雪梅、文玉锋提出，随着网络环境的日趋成熟，传统会计流程已经无法满足信息使用者日益增长的信息需求。通过分析网络技术对会计流程产生的巨大影响，提出了网络环境下会计业务的新流程[34]。
张珺在分析了我国企业传统会计业务流程的困境，借助福特公司应付款业务流程重组经典案例的分析，阐述了我国企业会计业务流程重组的主要问题五对策
[35]
。
石道元在事项会计理论基础上，结合数据仓库技术和事件驱动理论，突破现
有会计循环理论框架并重组会计流程，设计出了具有决策分析支持、智能处理等功能的事件驱动会计信息系统体系结构[36]。
陆红、姜翠玲指出21世纪是知识经济时代，是经济管理水平大提高的时代，也是会计大进步的时代，会计科学综合化、会计核算全面化、会计控制系统化，会计服务多元化，会计业务网络化将成为会计工作的主要发展趋向[37]。
“会计信息化的关键含义应该是结合现代信息技术对传统会计进行重整，并据以建立开放的会计信息系统”，金蝶软件集团总裁徐少春如是说。
从上面的分析不难看出，我国对信息技术支持下财务工作的规范化管理及会计流程改革作了较多的探索，但对ERP环境下会计流程控制研究还不是太多，毕竟ERP基于网络平台，比会计电算化要求更高，因为它不仅仅是一种软件技术，更是一种先进的管理理念。
从国外及我国对会计流程理论的研究及基于ERP实践的过程中，可以看到会计流程理论基于ERP系统的研究有以下几个特点：
（1）会计流程优劣与管理流程控制的成败息息相关：无论是国外还是国内，理论研究还是实际行动，流程控制中包括的管理控制和会计控制都体现不断融合
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的趋势。我国的《内部会计控制规范》采用的“以单位内部会计控制为主，同时兼顾与会计相关的控制”的想法是与新《会计法》相吻合的。在单位建立完善内部控制体系过程中，会计流程控制是基础，应当从会计流程控制入手，同时兼顾与会计相关的控制。比如，采购与付款、销售与收款、工程预算、对外投资等业务环节与会计控制都是密切相关的，应当加以规范。否则如果单纯就会计论会计，内部会计控制很难发挥其应有的作用，也不能够很好地解决当前内部控制弱化的问题。
（2）通过对国外会计流程控制理论的回顾可以发现，会计控制理论研究与ERP信息技术紧密结合并指导实践，通过实践的检验又不断发展和创新理论。
（3）西方会计控制理论与实践的一个重要特征和趋势是：ERP理论要求会计流程优化理论进行创新，会计流程优化理论的研究成果融入ERP管理软件并应用于企业实践，推动管理进步，同时管理进步又要求会计流程理论不断发展，呈现螺旋式上升。
（4）会计流程是为实现会计目标服务的，它与会计所依赖的技术手段（计算机及ERP软件）一起成为会计目标的实现途径。
（5）学者们大都是针对会计业务流程重组在宏观上进行理论研究，对流程重组提出了指导性建议，并没有具体地分析企业的某些核心业务流程与会计流程的集成关系。
（6）专门针对金蝶K/3 ERP软件进行探索的会计流程优化的研究，目前尚属空白，大部分都是基于通用ERP软件进行研究的。
1.3 研究范围、目标、方法
本文的研究范围是：基于我国现行会计制度，借助手工会计和电算会计流程，充分利用ERP的管理思想和理念及基本组织框架，重点研究ERP环境下会计业务流程优化的理论和方法，分析ERP结构下财务处理模块与其它模块的关系，探索ERP环境下会计处理流程的优化，达到最大限度地共享会计信息，提高会计信息质量的目的，实现其会计目标。
金蝶集团是我国最早从事ERP软件研发的专业公司之一，其K/3 ERP软件系统在中国拥有20多万用户单位，作为ERP领域的龙头企业，在国内具有举足轻重的地位。本文在案例研究部分将会计流程优化的研究理论和金蝶K/3 ERP紧密结合起来，完成由理论到实际应用的新突破。
本文的研究目标是：从ERP的设计思想与管理理念入手，借鉴会计流程重组的理论，运用计算机及网络通信、数据库与管理信息系统相关技术，在会计信息的处理过程方面对传统的流程进行分析，通过对企业获取及支付环节、生产制造环节、销售及收款3个环节的核心业务流程进行集成性分析，提出优化其处理过
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程的设想，建立一套全新的会计流程模型，从而实现会计业务流程的重组，以充分发挥ERP给企业会计工作带来的优势，满足会计信息使用者、现代企业管理者的需要，促进会计职能由核算型向管理决策型转变，并应用于金蝶K/3 ERP软件，设计出相应的流程和技术线路，为企业利用ERP软件提高管理水平提供可行的理论依据及实施方案。
本文采用理论分析与实例研究相结合的方法，探讨在ERP环境下，会计业务流程重组的一般过程与基本策略，然后针对金蝶K/3 ERP系统，以深圳YF公司为例进行实证研究。主要包括3种方法：
1．理论研究与定性分析相结合
首先从企业信息化建设的内涵入手，详细分析ERP理论的实质和核心思想，然后以“ERP”、“会计流程（Accounting Process）”、“业务流程重组（Business Process Reengineering）”、“会计业务流程重组（Accounting Business Process Reengineering）”为关键词检索中英文文献，充分了解国内外对ERP环境下的会计业务流程重组的研究进展，确定会计业务流程重组的理论依据和突破口，分析目前情况下的不合理之处，并提出相应的对策。
2．实地调研与定量处理相结合
为了在已经实施ERP战略的相关企业中获取会计业务流程方面的资料，运用实地调研、共同参与、专家访谈等多种形式与企业信息化管理人员、实施人员、财务人员以及相关技术人员围绕优化ERP环境下的会计业务流程这一主题开展讨论，收集相应的意见和建议，对访谈记录进行分类整理、分析，并结合理论基础设计出符合我国实际的ERP环境下的会计业务流程。
3．案例研究与现场改造相结合
以金蝶K/3 ERP系统为例，利用其典型客户单位进行案例研究，通过对已经应用ERP并成功进行了会计业务流程重组的深圳YF企业进行全程跟踪，并现场指导其流程优化，进一步验证理论分析的正确性和可行性。
1.4 要解决的主要问题
本项研究要解决的主要问题是：从ERP的管理思想入手，分析会计业务的主要内容，以原有会计业务流程中不适应ERP要求的环节作为突破口，讨论ERP环境下会计业务的自动处理技术，针对生产制造型企业供应链上三个主要环节（即采购支付环节、生产制造环节、销售收款环节）的集成情况展开系统研究，提出ERP环境的会计业务处理流程重组方案，设计出优化后的新流程，并以金蝶K/3 ERP系统为例，进行案例分析。最后对会计业务流程重组的前景进行展望。
本项研究的难点在于：会计业务流程重组，特别是ERP环境下会计流程的重组是一个较新的课题，方向小而明确，相关文献资料少。由于ERP软件涉及到企
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业的内部管理机制和重要数据，企业并不愿意将自己的全部财务资料公开，因此，案例分析和实证研究难度较大。基于金蝶K/3 ERP软件的会计流程设计的理论研究尚属空白，参考文献不足，也给本选题的研究带来不便。
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第2章 ERP环境下会计流程重组的基础理论
2.1 ERP的基础理论
ERP是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，全面地集成了企业所有资源信息，为企业提供计划、控制、决策与经营业绩评估的全方位和系统化的管理平台。
2.1.1 ERP的内涵
ERP即企业资源计划系统，最早是在20世纪90年代初由美国著名的计算机技术咨询和评估集团Gartner Group Inc.提出的。它是一种通过信息技术等手段，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策手段的管理平台，实现企业内部资源的共享和协同，克服企业中的官僚制约，使得各业务流程无缝平滑地衔接，从而提高管理的效率和业务的精确度，提高企业的盈利能力，降低交易成本。ERP的精髓就是要信息的及时处理与传递。
ERP是现代信息技术、先进企业管理理念的结合。ERP软件的一个关键特征在于它是流程导向的而不是任务导向的，它结合先进的管理思想，通过企业流程再造，达到疏通信息渠道，加速信息流动，提高工作流的自动化水平并提供一个紧密结合的内部环境。其主要特点表现如下[38]：
（1）ERP使得企业的管理核心从“在正确的时间生产和销售正确的产品”，转移到了“在最佳的时间和地点，获得企业的最大利润”，其应用范围也从制造业扩展到了其他行业。
（2）ERP是一个整合企业业务流程、企业规范、组织模型和信息技术、实施方法为一体的综合运营管理体系，它能够帮助员工和管理者计划、监控整个企业的运营，而不仅仅是一个软件。一个现代化的ERP系统能够有效提高企业安排精确生产、充分利用生产能力、降低库存和准时交货的能力。
（3）ERP从满足动态监控发展到商务智能的引入，使得ERP由以往简单的事物处理系统变成了具有智能化的管理控制系统。
（4）从软件结构而言，ERP综合应用了B/S和C/S体系、大型关系数据库结构、面向对象技术、图形用户界面、第四代语言（4GL）、网络通信等信息技术成果，能够适应互联网，可以支持跨平台、多语种、多组织的应用，并与电子商务的应用具有广泛的业务、数据逻辑接口。
综上所述，ERP管理系统集信息技术与先进的管理思想于一身，成为现代企业的运行管理模式，反映了时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。
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2.1.2 ERP的管理思想
ERP是现代管理思想的产物，它体现了许多先进的管理思想，如BPR（业务流程重组）、供应链管理、敏捷制造、精益生产、并行工程、及时生产（JIT）、全面质量管理等，极大地扩展了管理信息系统的范围，成为现代企业崭新的管理手段。其重要的管理思想主要体现在以下三个方面[38]：
1．全局观和客户需求导向原则下的全流程及流程优化思想
业务流程可以定义为这样一个过程：通过一组任务或作业的整合，把输入的各种必要的资源，经过增值处理，输出客户所需要的、认可的和满意的资源（产品或服务）。任何一个企业的经营生产活动都是由一系列连贯又交错的业务流程来实现的。设计业务流程的目的是为了最大限度地满足客户日益增长和多变的需求，为客户增值。同时也是为了实现企业的经营规划的各项指标，为企业提供增值服务。企业的价值只有在满足客户价值的前提下才能实现，因此，必须把客户的价值同企业的价值统一起来。按照增值的原则分析现有业务流程、设计理想流程并不断优化，是实施ERP系统前期工作中的首要任务，一个局部业务流程的输出是另一个局部业务流程的输入，众多的“输入—处理—输出”构成了一个全流程。其起点是客户需求，即市场经济客户需求导向的原则。
2．规范化、精细化、信息集成的管理思想
ERP管理系统通过规范的处理流程，集成供应链上所有环节的信息，包括历史信息、当前信息和预期信息，从而建立统一、共享、安全的企业数据库，建立和统一业务处理规则，形成企业集成化管理，实现信息集成与实时共享功能。
信息集成是指任何一项数据或信息，由一个部门的专职员工负责，在规定的时间，录入到系统，存储在指定的数据库中，然后根据业务流程的要求，按照规定的运算方法进行加工处理。就是说同样的数据或信息不再需要第二个部门或其他员工重复录入。这样，一方面可以减少重复劳动，提高效率，避免差错，另一方面，可以根据使用系统的员工口令查明每一个数据的来源和录入时间，做到责任分明。信息集成是为了实时共享。与某项业务有关的所有授权人员，都可以及时地从指定的数据库中调用原始数据和加工处理后的信息，这些信息在所有相应的记录和报表上按照一定的格式显示，使管理人员能够实时地了解到相关信息以应对内外环境的不断变化，提高企业的应变能力。信息集成和实时共享是成为“实时企业”的必要条件。
3．以“供应链管理”为核心
供应链管理是指从原材料的供应到产品销售给客户全过程物流与信息流的有效控制与管理[39]。ERP基于MRPⅡ（Manufacture Resource Planning），又超越了MRPⅡ。ERP系统在MRPⅡ的基础上扩展了管理范围，它把客户需求和企业内部的制造活动以及供应商的制造资源整合在一起，形成一个完整的供应链SCM（Supply
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Chain Management），并对供应链上的所有环节进行有效管理，这样就形成了以供应
链为核心的ERP管理系统。供应链跨越了部门与企业，形成了以产品或服务为核心的业务流程。以制造业为例，供应链上的主要活动者包括原材料供应商、产品制造商、分销商与零售商和最终用户。SCM从整个市场竞争与社会需求出发，实现了社会资源的重组与业务的重组，大大改善了社会经济活动中物流与信息流运转的效率和有效性，消除了中间冗余的环节，减少了浪费，避免了延误。
2.2 业务流程重组(BPR)理论
2.2.1 业务流程重组(BPR)理论简介
业务流程重组（或企业过程重组、企业经营过程再造） BPR （Business Process Reengineering）是最早由美国的Michael Hammer 和Jame Champy提出的，在九十年代达到了全盛的一种管理思想。它强调以业务流程为改造对象和中心、以关心客户的需求和满意度为目标、对现有的业务流程进行根本的再思考和彻底的再设计，利用先进的制造技术、信息技术以及现代化的管理手段、最大限度地实现技术上的功能集成和管理上的职能集成，以打破传统的职能型组织结构(-Organization)，建立全新的过程型组织结构（Process-Oriented Organization），从而实现企业经营在成本、质量、服务和速度等方面的巨大改善。它的重组模式是：以作业流程为中心、摆脱传统组织分工理论的束缚，提倡面向顾客、组织变通、员工授权及正确地运用信息技术，达到适应快速变动的环境的目的。
在这个定义中，“根本性”、“彻底性”、“戏剧性”和“流程”是业务流程重组关注的四个核心内容。
根本性表明业务流程重组所关注的是企业核心问题，通过对根本性的问题的仔细思考，企业可能发现自己赖以存在或运转的商业假设是过时的甚至错误的。
彻底性再设计意味着对事物追根溯源，对既定的现存事物不是进行肤浅的改变或调整修补，而是抛弃所有的陈规陋习及忽视一切规定的结构与过程，创造发明全新的完成工作的方法；它是对企业进行重新构造，而不是对企业进行改良、增强或调整。
戏剧性意味着业务流程重组追求的不是一般意义上的业绩提升或略有改善、稍有好转等，进行重组就要使企业业绩有显著的增长、极大的飞跃。业绩的显著增长是BPR的标志与特点。
最后，业务流程重组关注的是企业的业务流程，一切“重组”工作全部是围绕业务流程展开的。“业务流程”是指一组共同为顾客创造价值而又相互关联的活动。哈佛商学院教授Michael Porter将企业的业务过程描绘成一个价值链（Value Chain），竞争不是发生在企业与企业之间，而是发生在企业各自的价值链之间。只
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有对价值链的各个环节（业务流程）实行有效管理的企业，才有可能真正获得市场上的竞争优势。
2.2.2 业务流程重组的实施层次
业务流程再造是一个系统工程，与企业的文化改革、组织结构调整、人力资源管理变革等企业管理重要命题紧密联系[6]。根据BPR的思想精髓，我们可以将BPR的实施结构设想成一种多层次的立体形式，整个BPR实施体系由观念重建、流程重建、组织重建及评估与持续改善四个层次构成，其中以流程重建为主导,而每个层次内部又有各自相应的步骤过程，各层次也交织着彼此作用的关联关系。
1．BPR的观念重建
这一层次所要解决的是有关BPR的观念问题。即要在整个企业内部树立实施BPR的正确观念，使企业的员工理解BPR对于企业管理、应用ERP的重要性。它主要涉及到三个方面的工作：组建业务流程再造项目组, 即在企业内部成立专门的领导小组负责ERP应用中的业务流程重组；进行前期的宣传准备工作，帮助企业的员工从客观的和整个企业发展的角度，来看待并理解业务流程重组及其对本企业带来的重要意义，以避免由于员工的不理解，造成的企业内部的人心恐慌和对BPR的抵触情绪；设定清晰的再造目标，制定详细的项目规划，即给业务流程重组活动设置一个明确的要达到的目标常见的目标有：降低成本、缩短时间、增加产量、提高质量、提高顾客满意度等等。
2．BPR的流程重建
流程重建是指对企业的现有流程进行调研分析、诊断，再设计，然后重新构建新的流程的过程。它主要包括三个环节：业务流程分析与诊断，即对企业现有的业务流程进行描述，分析其中存在的问题，并进而给予诊断，发现流程中的瓶颈，为业务流程设计定义基准，寻找流程再造的突破口； 业务流程的再设计即针对前面分析诊断的结果，重新设计现有流程，并且设计支持新流程的技术手段与管理制度体系；业务流程重组的实施，即将重新设计的流程真正落实到企业的经营管理中来，在实施新流程的过程中，主要完成以下工作：人力资源的安排；IT实现；教育培训等。
3．BPR的组织重建
建立长期有效的组织保障，这样才能保证流程持续改善的长期进行。具体包括：建立流程管理机构，明确其权责范围；制定各流程内部的运转规则与各流程之间的关系规则，逐步用流程管理图取代传统企业中的组织机构图。组织重建的目的，是要给业务流程重组提供制度上的维护和保证，并追求不断改进，建立与其流程管理相适应的企业文化，加强团队精神建设，培养员工的主人翁意识。
4．评估与持续改善
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针对项目开始设定的重组目标，评估、监测新的流程是否达到了预期的目标。业务流程再造绝不可“一劳永逸”。随着企业内外部环境不断变化，业务流程需要进行持续改进，企业才能保持持续的市场竞争力。
2.2.3 业务流程重组后的企业流程
业务流程重组后的企业流程总的来说具有如下特征[40]： 1．组织扁平化
在典型的职能组织中，存在着等级的层次结构，即传统的管理层、中间层和执行层。等级制度容易产生“官僚主义”和管理低效率，而且缺少灵活性。BPR充分利用信息技术整合企业的流程，减弱甚至消除了科层等级制度。
2．业务合并与扩大授权
在企业业务流程再造中，由于技术进步和员工素质的提高，许多细化的分工就成为多余，在具体操作中通过将几道工序合并，或将分别负责不同工序的人员组成工作团队来共同完成工作，废除那些成本高、效益低的业务，简化了手续、提高了效率。
通过BPR，原来一部分管理者的权力分散给员工，管理者从较多地对下属进行监督、控制转变为指导、帮助和支持下属的工作，这就要求管理者要转换角色，充分相信员工的能力，扩大授权，使“流程小组”和“一线人员”有充分的自主权，权力从上层向下层移动。
3．新的业务流程中，减少了审核和监督
在传统的流程中，由于被分开来的工序较多，因此需通过审核与监督来把分开的工序再“粘合”起来，而在新流程中，减少了接触点，就减少了审核与监督，同时也减少了冲突，各个小组中间能够相互监督。
4．以“并联”工程取代“串联”的作业方式
即将多道工序在互动的情况下同时进行，各工序之间随时可以交流，从而能大幅度提高流程效率，缩短运行周转时间。流程中顾客的服务由“流程小组”来完成，顾客的要求能在尽可能少的程序中就能得到回应。
5．信息与知识共享
当业务流程被重新整合和设计后，原来由多个专业人员完成的多项工作，变成由一个人或几个人组成的“流程小组”来完成，对每个人员都提出了更高的要求，他们必须具备新流程中所要求的几乎所有能力，成为“通才”或“专案人员”。处于新流程和新团队中的人，具有大致相同的素质、视野和工作价值观，进行目标管理与自我协调。
生产经营活动的实质就是信息的传递和加工过程，而企业业务流程再造的核心正是对企业经营信息的重新设计和构造，是建立在信息集成原则和信息化基础
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上的企业再造，因此，信息共享在企业业务流程再造的作用突出。
6．员工考核由“个人”业绩考核变为“流程小组”的绩效考核
过去对员工的考核基本上根据其个人业绩进行考核。在改造后的流程内，将会逐渐过渡到根据员工业绩与流程小组业绩按一定比例共同考核，然后过渡到只通过流程小组业绩对员工进行考核。
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第3章 ERP环境下会计流程重组的分析
3.1 ERP系统中的财务子系统
与传统的会计信息系统相比，ERP中的财务子系统更真实、有效地体现了ERP的精髓：信息集成的思想。
3.1.1 ERP系统中财务子系统简介
ERP中的财务子系统不同于一般的会计信息系统，它内嵌于ERP系统中，发挥的作用远远大于独立会计信息系统，它的所有数据直接来自于基础业务信息，通过多样的数据信息挖掘手段，从不同的角度提取会计信息视图，运用多维的会计核算—会计控制—会计报告方式，使会计信息的相关性和可靠性大大增强。能够帮助企业对各类财务数据进行处理和分析、管理和监控财务活动并与投资方进行沟通，是企业管理信息系统的核心组成部分。会计的思维方式也随ERP的理念的发展而产生革命性的变化。
3.1.2 ERP及其财务子系统的演变
ERP发展经历了物料需求计划MRP、闭环的MRP、制造资源计划MRPⅡ、企业资源计划四个阶段，会计信息系统的发展同样经历了会计电算化、独立财务管理、集成财务管理三个阶段，各阶段主要功能如表3.1所示：
表3.1 ERP发展的四个阶段
ERP发展阶段 物料需求计划
MRP
起始 时期 1950s ~1960s
主要功能
主要用于采购管理和库存计划；利用物料清单、库存数据和主生产计划计算物料的需求
对应财务子系统 发展阶段及功能 会计电算化，主要由计算机代替手工完成会计核算
在MRP的基础上集成了粗能力计划、独立财务管理，具备了一
闭环MRP 1970s 能力需求计划、生产和采购，形成反馈，定的财务管理能力，但处
构成封闭的循环
制造资源计划MRPⅡ
1980s
在闭环的基础上集成了财务、供应链管理和制造，构成了完整的企业管理流程采用更先进的计算技术；支持多种制造
企业资源计划
ERP
1990s至今
类型和混合制造；集成更多功能模块 集成了供应、制造和销售过程，系统延伸到供应商和客户；应用扩展到第三产业
集成财务管理，集成性加强，各子系统关系更紧密于“信息孤岛”状态 集成财务管理，实现了会计数据的实时采集、处理、控制、反馈
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3.1.3 ERP系统中财务子系统和其他子系统的关系
ERP中的会计子系统一般包括总账、应收账款、应付账款、固定资产、现金管理、工资核算、成本管理及财务报表等八大模块。总账模块是财务子系统的核心部分，它支撑和统领着其它各部分。ERP的结构以及各主要系统之间的数据传递关系，如图3.1所示：
下达生产计划[3]制造系统生产领料[8]采购订单[4]供应商采购发票[6]采购管理生产计划产品完工信息[9]采购计划[3]收货通知单[5]现货销售查询订单[2][2]出库单[10]仓存管理销售管理预测单[2][1]订单客户出入库单[12]采购发票[6]销售发票[11]存货核算凭证付款[7]应付管理凭证固定资产总账凭证应收管理收款[13]财务部工资管理财务分析现金流量表取数报表现金管理
图3.1 ERP中的数据流图
其处理流程如下：
（1）接受客户订单，并由销售业务人员在销售管理子系统中录入销售订单 （2）销售订单经过审核以后，传递至生产计划子系统，计划部门根据销售订单、预计销售单、现有库存情况等制定生产计划和采购计划
（3）由生产计划部门向生产部门和采购部门分别下达生产计划和采购计划 （4）采购管理子系统收到计划部门传递过来的采购计划，到基础资料库中查询有关供应商的信息，进行询价、比价后，与合适的供应商签订采购订单
（5）供应商货物到达后，业务员在采购管理子系统录入收货通知单并审核后传递至仓存管理系统，并在此填制入库单
（6）采购管理系统收到供应商开具的采购发票后，审核后自动传递至应付管理系统，并在此生成相应的凭证传入总账系统
（7）应付管理子系统收到发票后支付货款给供应商，并填制相应的付款单，在此进行应付账款的核销，并生成相应的凭证传入总账系统
（8）生产制造部门从仓库领料进行生产，在仓存管理系统生成材料出库单。
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（9）生产部门将产品完工的信息传递至销售子系统 （10）销售部门通知仓库发货，仓库发货后填制产品出库单 （11）开具相应的销售发票
（12）仓存子系统的所有单据实时传递至存货核算系统，并生成相应的凭证传递至总账系统
（13）收到客户交来的货款，在应收款系统中填制收款单，并生成相应的凭证传递至总账系统。
实际处理中有些步骤是利用计算机并发机制几乎同时进行。ERP的财务部分以总账为核心，各个子模块之间有大量信息传递，总账与应收账款管理、应付账款管理、固定资产管理、成本核算、现金管理、工资管理等子模块集成，通过记账凭证相联系，总账系统担负着“神经系统”的调节与指挥作用。
3.1.4 ERP财务子系统的基本特点
ERP环境下的财务子系统与手工会计信息系统和传统的自动化会计信息系统相比[27]，最大的区别就在于其体系结构的不同，其差异性如表3.2所示：
表3.2 ERP环境下的会计信息系统与其它会计系统的区别
系统 差异点 信息处理过程 ERP中的会计信息系统 业务过程与信息过程的有机集成。信息过程伴随着业务过程的发生而发生，财务信息伴随着业务信息的产生而产生 信息加工顺序 信息加工方法 业务信息的处理自动触发财务信息的加工 基于业务过程与信息过程集成、业务与财务一体化处理，利用了计算机完整、精确的计算方法 信息加工范围 信息加工工具 信息处理结果 业务数据、财务数据 计算机、财务业务一体化集成的软件系统 明细、清晰、精确，业务财务自动稽核 基于会计科目的会计循环、复式记账法，一般考虑加工成本因素进行简化、粗略的计算方法 财务数据 手工、计算机、仿真手工流程的软件系统 基于加工成本考虑，只能提供有限明晰度，业务财务稽核不力 手工会计信息系统、传统自动化会计信息系统 业务过程与信息过程互相分离。业务过程发生后，业务信息按业务口径采集，财务信息按照财务口径采集 手工触发财务信息加工 ERP环境下的财务系统是一种现代会计信息系统，其主要特点是[42]： （1）集成性：财务和企业的设计、生产、供应、销售等业务环节是完全集成的，业务和财务一体化运作，如ERP中的财务管理模块和系统中其它模块都有相应的接口，能够相互集成，而且财务管理始终是ERP核心的模块和功能，财务管理将实现与企业外部的相关环节的集成。
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（2）共享性：所有的原始数据都是一次录入，多处共享，如：由生产活动、采购活动输入的信息自动计入财务模块生成总账、会计报表，取消了输入凭证繁琐的过程，几乎能够完全替代以往传统的手工操作。
（3）实时性：每一个作业都会实时地反映，每一项控制都会实时地得到结果，每一份报表都可以实时地生成，每一个决策都能被实时地做出。
（4）精确性：每一次作业都是准确和可量化的，流程定了就不能随意改动，同样的数据就会产生完全一样的报表。
（5）面向流程：强调面向业务流程的财务信息的收集、分析和控制，使财务系统能支持重组后的业务流程，并做到对业务活动的成本控制。
3.1.5 实施ERP中财务子系统的基本目标
ERP系统使企业管理实现了信息化，使企业信息数据实时更新成为可能。企业实施ERP，其中的会计子系统实施的基本目标主要体现在以下五个方面：
1．成本核算更准确精细
成本核算关乎财务管理工作的成败。在ERP系统的支持下，企业各个部门实现了充分的信息共享。有别于传统财务管理，财务人员可以了解到采购、生产、库存、销售各个阶段的详细数据，因而，对于每一作业的进行，财务管理都可能进行相应的反映，进行阶段的成本核算，提高成本数据的精细程度和准确性，从而使财务控制与财务监督更加有效。
2．风险防范更有效
通过企业信息数据的实时更新，充分利用及时更新的数据信息，对企业各个环节进行实时监控，有效发挥财务预警功能，当有危机前兆出现时即向决策者做出提醒，及时纠正，使企业风险降至最低。
3．预算管理更全面
利用ERP对企业预算管理的技术支持，使经营者可以根据预算对经营策略做出及时调整，使预算管理真正落到实处，并为预算编制积累更加丰富的历史数据。使预算管理在事前、事中和事后全面发挥控制作用；同时，在预算管理丰富历史数据的基础上，能做好各产品、各业务、各部门、各地区的预算工作，使预算编制更全面，财务管理更科学。
4．资金管理更严格
通过ERP系统在实施过程中对企业进行的业务流程重组，充分实现信息共享，减少了采购、销售与财务之间的穿梭往来。充分利用财务与其他业务之间数据信息的联通，提高管理效率。对资金的管理从传统的事后算账、做账、统计、结算向前推进，使之贯穿于企业业务流程的每一个环节。
5．财务分析更及时
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充分利用ERP系统数据集中存储、实时更新的特性，随时更新各类财务报表，进行及时的财务分析，为企业决策提供更具时效性的资料，在日益激烈的竞争环境下，满足企业财务管理的需求。
3.2 ERP环境下的会计实务
ERP系统最大的特点就是其各个系统的集成性，它不仅实现了财务与业务等内部供应链数据的综合集成，也实现了财务与外部供应链、社会部门的协同。ERP这种集成的特性，对传统会计流程包括会计数据的采集、处理、输出及会计职能等都产生了巨大的影响，为满足网络时代信息使用者的信息需求创造了条件。
3.2.1 会计信息采集
会计信息的采集按照数据的来源可分为内部信息采集和外部信息采集。内部信息采集是对企业自身内部的生产、经营、管理活动的原始数据的汇集与初步加工。外部信息采集是对来自企业外部的非自身经济数据的收集，来源及渠道包括有公共媒介，文献检索，专业咨询，网络搜索等。
在传统环境下，在经济业务发生时填制或取得的，用以证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任，并作为记账原始依据的原始凭证。由于在传递上存在时延，致使会计的记账日期通常与经济业务发生的日期不一样；在传统的会计信息系统环境下，业务部门重复录入原始凭证，会计人员的工作量繁杂，并且实时性差，通常只能为信息使用者提供事后进行监控的信息。
ERP环境下的财务子系统，根据整个系统的目标要求去收集信息，和企业其他管理子系统完全集成[42]，当业务事件发生时，业务部门将原始数据按一定编码录入，并存储于全局共享数据库中。会计部门需要数据时直接从全局数据库中调用数据进行加工，大大减轻了会计人员的劳动强度，而且使会计数据收集在范围、数量、效率和准确性上都有很大提高，保证了财务监控的深度和力度。会计部门可以实时监控业务，并可以监控到业务的原始单据，保证账实相符，为正确的决策提供依据。
3.2.2 会计数据处理
传统的会计信息系统由功能驱动，其会计业务流程是一个顺序化的信息处理过程[46][50]，处理模式是“原始凭证→记账凭证→账簿→会计报表”，在整个会计业务的处理过程中，会计人员对凭证上的信息层层转抄，对有限的信息进行多次过滤。无法满足多方决策的需要，提供的信息也无法排除如物价变动等方面的影响，只能提供以原始成本为基础的价值方面的信息。
ERP的财务处理由事件驱动，由于其数据集中存储的特性，会计业务处理模
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式转变为：“原始凭证→标准编码源数据→账簿”和“会计凭证→标准编码源数据→报表”。即原始凭证录入计算机后，电脑自动将原始凭证信息以标准编码源数据的格式集中存储与中央数据库，然后会计信息系统根据实际需要从“标准编码源数据库”中提取相应的数据形成会计报表和各种账簿，如总账、明细账、日记账等等。这时总账与明细账之间的关系不再是根据记账凭证平行登记两次的结果，而是根据原始凭证登记的最明细一级的明细账（标准编码源数据），该账簿的上一级账簿均是根据这一明细账派生出来的。由于标准编码源数据由原始凭证直接生成，因此记账凭证的作用也将淡化甚至消失。即使是会计报表和会计账簿也并没有本质的区别，它们都是标准编码源数据按照特定规则的浓缩，唯一的差别是精简程度不同。
3.2.3 会计信息输出
在传统财务报告体系中，财务人员只在年终编制年度财务报表。改进的财务报告虽然增加了中期的财务报表，但依然不能满足日益激烈的竞争下，企业财务管理的需求。传统会计报表只能按照一定的格式提供，内容也面向所有用户，无法根据阅读者的类别和兴趣，灵活选择相应报表项目，虽然在一定程度上确保了财务信息可比性，但丧失了灵活性。
由于ERP系统的支持，企业的数据库中存储了大量数据信息。可以实时提供动态报告，在这种情况下，不同信息使用者，通过不同的报表处理模块，以不同的核算方式和计算方法，可以随时获取基本财务报表、地区销售状况报表、特定产品的利润报表等各种形式的详尽的财务报表。财务人员可以随时更新各类财务报表，进行及时的财务分析，为企业决策提供更具实效性的资料。基于网络技术平台的支持，报表的生成已呈现自动化、网络化和非定时性，冲破了时空的限制，信息的披露更加充分，信息使用者队伍更加壮大，信息的质量也大大提高。
3.2.4 会计数据审核与存储
企业ERP系统上线后，由于利用了现代网络技术、海量数据存储和非结构化数据库技术及智能检索技术，使企业管理网络化程度加强，对传统会计数据的审核和保存方式都产生了较大的影响。
1．会计数据审核方式
传统会计数据的审核，主要是对纸质介质的审核，由于纸质凭证的防伪特征很容易被模仿，假凭证、假发票、假印章可轻易获得，涂改添加的手段也越来越高明，这要求会计人员应具有一定的防伪能力。但会计法规无法对会计人员的防伪能力进行量化，不能说明会计人员应识别出哪些假凭证，也就无法对会计人员应承担的责任进行具体规定，所以对纸质凭证的审核具有一定的风险。其审核的可靠性取决于会计人员的防伪能力、责任心甚至道德水平。
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ERP环境下，各种会计信息都存储在磁盘或光盘上，大量使用电子原始凭证，内容与载体相分离，无需对会计信息载体进行审核。但电子原始凭证天生具有易篡改性和无痕性，因此对于电子会计信息的审核，主要审核其来源的真实性和数据完整性，在ERP中主要通过对用户授权和电子签名的方式来保证数据的安全性。至于审核过程大都可以由计算机自动完成，在操作上十分简便，仅仅是点几个按钮而已。相比之下，ERP下的这种审核方式比审核纸质凭证更为快捷和可靠。
2．会计数据存储
传统会计数据一般都是由会计档案部门以纸张的形式进行集中式保存，这种形式有利于数据的安全性，但不利数据的查询。
企业实施ERP后，整个企业一套账，实行集中交易，凭证、报表集中存储于中央数据库，这样，一方面可以随时实现对当前或者历史数据的查阅，另一方面，对数据库的安全性也提出了挑战，对于重要的数据信息则可以在光盘上进行备份，以光盘的形式实现对会计数据的保存。
3.2.5 会计职能
会计的基本职能是会计核算与会计监督。但传统会计的概念中，会计并不参与企业的管理，会计只参与企业的事后核算或反映，忙转于记账、算账、报账等日常核算业务当中，无法执行其监督管理的职能。
在ERP环境下，随着社会经济的发展和经济管理的现代化，会计的职能也随之发生了变化，新的职能不断出现。除了会计核算监督两个基本职能之外，还有分析经济情况、预测经济前景、参与经济决策、分析经营业绩等各种职能。在信息化环境下，财务会计的许多核算工作要么消失（如编制凭证、登记 总账、账账核对），要么由计算机自动完成（如登记账簿、编制报表）[43]，从繁重的核算工作中解脱出来，将大量的精力转移到预测、决策、计划、控制等工作中来，为会计职能由核算型向管理、决策型转变提供了条件。
3.3 ERP环境下会计业务流程重组
3.3.1 会计业务流程重组的内涵
根据T.H Darvenport的定义，流程就是一组有序工作作业（Activity）所构成的一个结构化行为的总体，其构成要素有：“一系列活动”、“输入”、“输出”。再把流程的概念具体到会计领域中，就是通常所说的会计业务流程，即“为特定信息使用者提供特定会计信息或服务而实施的一系列精心设计的活动”
会计业务流程重组的概念有多种定义方式，较为典型的有二种：
（1）会计业务流程重组，随着会计职能和目标的变化，突破传统会计理论和观念的束缚，对现有的业务流程进行重新思考、重新设计，去除非增值的作业，
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在服务于会计目标的同时提高会计工作的效率与增值性[47]
（2）会计业务流程再造，以会计业务流程为对象[51]，以会计信息使用者的信息需求为驱动力，采用决策模型、网络数据库技术和面向对象的计算机技术，由决策模型驱动，呈报标准的源数据信息，以达到再造的目标。
本文认为，重组后的会计业务流程具有以下特点：结合现代技术手段，服务于企业内外部决策，以企业价值提高为目标，反映企业价值运动的途径。突破对外报告的局限，以作业为起点，对企业经济活动的发生、发展与结果进行全方位跟踪、记录和控制，实现会计与日常业务工作、核算与管理产品价值、顾客价值、企业价值的有机结合，加强和完善对业务活动的计划、预测、监督和决策支持。
3.3.2 会计业务流程重组的一般原则
企业业务流程重组实际上是一种经营哲理[17]，随着克服分工论在新的环境下的不足而产生，与分工论相互补充，但不是取而代之。会计业务流程重组同样存在这个问题，新的业务流程并不是要完全否认现有的会计业务流程，现有的会计业务流程将作为新业务流程的一个子流程，即落实经管责任方面的子流程。因而，会计业务流程重组是一个扬弃的过程，在扬弃的过程中又有重大的突破性发展。在进行会计业务流程重组时要遵循以下8项原则：
1．顾客（信息需求者）导向的原则
原有的会计业务流程一般都是“老板”导向，流程的目标仅在于为企业高层领导提供财务报告信息，这是传统分工理论的产物，不适应信息时代发展的步伐。新时期的会计业务流程应该是既要为企业高层领导提供决策支持，也要为企业的生产及管理部门提供相关的财务信息，还要为广大外部信息使用者提供更加实时、准确的财务信息。
2．优化整个价值链的原则
作业是构成业务流程的基本单元，是消耗资源、形成价值的根本所在。会计业务流程重组强调会计整体的最优，在进行会计业务流程重组时要将财务工作看成是整个企业管理的一个有机部分，跨越组织边界从整个价值链的角度对会计流程进行重组，消除以往流程中的非增值环节，调整重要的增值活动环节。在这种背景下，避免了局部优化时对整体目标的损害，有利于企业流程达到整体最优化。
3．结合企业的经济业务流程
经济业务是会计信息系统的信息源[51]，经济业务流程重组必然会改变原有的业务数据传递路径， 要求进行会计业务流程重组与之相配合、实现会计与业务的一体化。另一方面， 会计业务流程重组目的之一就是不断地改进经济业务流程， 优化流程结构、提高工作效率。只有依靠会计人员与业务人员的合作与努力，才能围绕经济业务流程进行过程控制。
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4．会计信息集成处理的原则
在许多企业，会计被视为一项专业性、保密性很强的工作，业务部门必须将业务数据集中于会计部门处理。随着IT的运用和员工素质的提高，一部分常规性的信息处理工作可交由作业层的员工来完成，使决策过程产生在业务发生时。
5．成本效益原则
成本效益的权衡是流程重组所要考虑的经济因素。如作业的划分不是越细越好，一项作业也并非只包含一项任务，从资源→作业→产品或服务的分配不是越精确越好，而是要考虑到管理的实际需要和所带来的收益能否大于实施成本。
6．并行管理原则
业务流程重组体现了为顾客创造有益的服务的理念[52]，强调的是流程为顾客而定，组织结构为流程而定，而不是流程为组织而定，部门职能独立和分割正在逐渐弱化。业务流程重组打破了以部门为单位的劳动分工体系，避免了作业流程被分割成各种简单的任务等弊病。职能部门的意义将被减弱，多余的部门及重叠的流程将被合并，对流程运行不利的障碍将被铲除。
7．选择核心流程重组
在一般情况下，企业有许多不同的业务部门，一次性重组所有业务流程会导致其超出企业的承受能力，所以在实施业务流程重组之前，要选择好重组的对象，应该选择那些可能获得阶段性收益或者是对实现企业战略目标有重要影响的关键流程作为重组对象，使企业尽早地看到成果，在企业中营造乐观、积极参与变革的气氛，减少员工的恐惧心理，以促进业务流程重组在企业中的推广。
8．系统安全性
会计流程重组后，由原来多个套账合并为一个套账管理，实现了账套集中和数据集中，系统的安全性变得更为重要。企业绝不希望在ERP中的会计信息系统在借助 Internet、Extranet 走向开放、网络化的同时，绝密的财务数据被黑客甚至竞争对手获取、篡改和破坏。因此，重组后要采取多种方案、多种措施来保证系统和数据的安全性。
3.3.3 会计业务流程重组的基本内容
会计业务流程与企业类型密切相关，会计业务流程的重组也要适应企业的生产经营活动，其内容、方法必须配合企业自身的发展需要。
对于生产制造型的工业企业，其主要的生产经营和管理活动包括原材料采购及付款、加工生产制造即转换环节、销售及收款、固定资产管理与折旧、劳动工资及人力资源管理等环节。毫无疑问，核心环节是前3个，即：原材料采购及货款支付环节、加工生产产品即转换环节、销售企业产品及收取货款环节。只要重组好这三个环节的会计处理工作，其它环节会计处理工作的设计及优化处理将迎
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刃而解，这也充分体现了ERP以供应链为核心的管理思想。
本文将重点研究ERP环境下获取及支付业务流程、转换环节业务流程、销售及收款业务流程的业务数据与会计数据的集成情况，会计处理工作的重组与优化方法，设计相应的会计业务处理流程，并在此基础上进行会计组织结构的重建。
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基于ERP的会计业务流程重组及案例分析
第4章 基于ERP的会计业务流程重组的实施
企业是指从事生产、流通和服务等经济活动，以盈利为目的，实行自主经营、独立核算，并具备一定法律资格的组织形式[53]。企业的业务流程基本可以划分为三类，（1）获取及支付业务流程。即获取、支付和维持组织所需要的商品和服务的过程；（2）转换业务流程。即将获取的商品和服务转换为提供给顾客的商品和服务的活动。转换过程贯穿整个组织，并且形式多样，依赖于所提供的商品和服务的类型，使用的技术和资源。对于生产制造型企业，转换业务流程就是生产制造过程。（3）销售及收款业务流程，它包括与交付商品和服务给顾客并收取款项有关的一系列活动。
ERP内部包含的会计信息系统已基本实现财务、业务数据一体化，即将所有的财务数据与业务数据有效地集成。业务信息被输入到系统以后能够实时、准确地生成财务信息，实现物流与资金流的统一。本章对ERP集成环境下会计业务流程重组的技术基础进行探讨，分析ERP环境下会计信息的实现原理，研究企业运作过程的核心环节即获取、转换和销售环节中物资和信息的流动过程，以及ERP系统实现业务信息与财务信息自动转化的方法。在此基础上制定ERP集成环境下会计业务流程重组的策略。通过整合企业的财务资源，重构会计组织结构，提高企业的竞争能力，加速企业整体效益的提升。
4.1 ERP环境下会计业务流程重组的核心技术
ERP软件系统由若干模块组成，其处理过程与物流同步进行，企业生产的各个环节均伴随着物质流和信息流，在物质流动时，各种单据同步输入ERP软件并传递至财务部门，自动产生查询、管理决策所需的数据，自动处理技术是会计业务流程重组的基本保证。ERP中的财务子系统负责会计信息的集成化管理，即通过数据模型和共享数据库的建立，使用统一的数据管理和通用数据接口实现数据的集成、管理与控制。在ERP环境下会计信息的采集使用“事件驱动会计信息系统（Event Driving Accounting Information System）”和会计业务引擎机制[54]，业务过程决定了采集、存储和使用数据的方式。会计信息的基本处理模式可以由传统的“原始凭证—记账凭证—账簿—会计报表”外部处理模式精简为“原始凭证—数据库—账簿报表”的内部管理模式[55]。
4.1.1 实时凭证产生模型
实时凭证产生（Real-time Vouchers Product：RVP）模型的过程是：当一笔经济发生时，由部门信息处理人员将有关信息输入中央数据库，由中央数据库主动把变动的业务信息传递至会计信息系统，这时，系统自动套用会计凭证模板，再
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根据经济业务与账户之间的关系自动产生一张会计凭证，其分录也会自动形成，实时生成的会计凭证经审核后又可以被传递至中央数据库；信息使用者设计相应的“查询”条件，通过查询生成器从中央数据库直接提取想要的信息。会计管理信息系统中的会计凭证模板的定义是多样化的，有的是根据财务会计准则定义，也有的是根据管理会计准则定义，实现了会计报告的多样化。因此，许多财务核算工作正逐步由计算机系统根据准确、高效的财务核算标准模型自动完成，其主要流程如图4.1所示。
业务部门原始凭证查询生成器中央数据库信息使用者会计管理信息系统会计凭证模板会计凭证
图4.1实时凭证产生模型
原始凭证录入业务管理系统后，审核后的业务单据存储至中央数据库，会计子系统从会计凭证模板库中选择一种凭证类型，将业务处理系统的摘要、账户、日期、金额等数据填入凭证相应栏目，在这一过程中，凭证数据及信息使用者使用的全部数据的源头都是业务单据，由于数据源头的唯一性，进一步保证了数据的准确性与一致性。
4.1.2 会计业务主动处理模型
会计业务主动处理（Accounting Business Active Processing：ABAP）模型的基本思路是，在ERP会计管理信息系统中一般包含4个实体和4个关系。它们是：资源（Resource）、事项（Event）、代理（Agent）和引擎（Engine）。代理是指业务的信息处理员和软件中的程序模块。引擎是一种动力机制，当经济业务发生后，根据关联关系触发凭证制作模块，并生成相应的记账凭证。4个关系分别是：（1）库存量流量关系（Stock-Flow）， 即流入和流出关系，表明引起经济资源增加或减少的经济事项，如销售引起库存减少。（2）二元关系（Relation），即涉及一个经济交易的两个方面，表明经济资源的“放弃”与“获得”是相互联系的，如销售与现金收入是关联关系。（3）控制关系，即1个三元连结关系，表示1个内部参与者、1个外部参与者和1个经济事件， 如“采购（事项）”包括“买方（内部参与者）”和“供应商（外部参与者）”，这三者在财务部门的处理可以由代理（Agent）完成。（4）职责关系，指财务部门对业务部门的控制和承担的责任。其结构如图
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4.2所示。 外部参与者Agent经济业务资源Resource存量-流动关系（流入）经济事件Event控制关系内部参与者Agent输入输出引擎Engine二元关系relation引擎Engine外部参与者Agent经济业务资源Resource存量-流动关系（流出）经济事件Event控制关系内部参与者Agent 图4.2 会计业务主动处理模型
会计引擎（Accounting Engine）是指用于采集、处理、输出会计相关信息的一个连接数据库和其他应用系统的数据处理器。它在ABAP模型中起非常关键的作用，它与数据库紧密关联，是基于数据库语言来设定整个应用系统的运作模块的参数，除了增加、删除、更改目录、文件、字段等功能外，亦可自行处理原有会计相关资料的过滤、转换、检查、修正字段间及文件间的连结、显示错误等，并主动的引导整个设计过程。例如销售处理自动产生的会计凭证经由会计引擎编译完成后，再转移入其他系统，即将所有变更的指令传送至其他各个引擎、处理器，使得整个系统可以同步更新。会计引擎与使用者间是处于一个互动性的关系，且具有很高的自主性，会保护系统免于不当设计的损害。通过它就能够建立上下游采购或供应体系，实现各子系统的联动和同步处理。
会计业务主动处理模型的运行过程如下：当采购、销售、库存等经济业务（即事件）发生时， 通过事件接收器接收相应信息， 即企业各项资源的变化情况，例如可从供应商（参与者代理）提供的采购发票及提供给客户（参与者代理）的销售发票中获取；同时事件接收器根据事先定义的会计凭证模板驱动凭证生成器进而生成实时记账凭证。
4.1.3 数据库模式识别技术
在ERP系统中，能够准确而迅速地识别各类业务事件，并将其正确地转换成会计信息，一般是采用数据库模式识别（DataBase Model Identification：DBMI）技术作为整个会计信息系统构建的基础，同时还引入了主动数据库的事件驱动规则来进行各类会计凭证生成规则描述。
传统的数据库系统是“查询驱动”（Query Driving）型的，数据库仅承担信息存储和提取的任务，被动地执行用户输入的查询命令或应用程序规定的事务操作。
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在一般的会计信息系统中是通过菜单或者点击按钮实现。而ERP系统中一般是采用主动式数据库系统（Active Database System），即在没有用户或应用程序干预的情况下，能够“主动地”对特定情境作出反应的数据库系统。
为了实现主动式数据库系统的反应行为，一般需要在传统数据库系统中引入自动触发规则模型和数据库模式识别技术。自动触发规则模型将规则划分为事件（Event）、条件（Condition） 和动作（Action）三个部分，表示当事件发生时，如果满足条件，则执行相应的动作。可以用循环语句和条件判断语句描述：
do while if if 数据库模式识别（DBMI）技术中，数据库将自动触发规则融合为主动数据库系统的一部分，事件接受器实时监视业务信息数据库的状态变化，一旦状态发生改变表明发生了一处特定业务，根据触发规则触发凭证生成器并执行相应的动作。从事件触发到动作执行的整个过程， 主动式数据库系统能自动识别数据库内部或外部的特定情形并作出反应，而不需要用户或外部应用程序的驱动，从而实现了主动式的反应，其执行过程如图4.3所示。 事件监视器业务部门数据输入凭证产生器审核账薄业务信息数据库触发模式选择生成凭证凭证模型正式凭证数据库模式选择数据库查询报表自动规则触发条件数据库模式识别规则集维护 图4.3 数据库模式识别处理过程 在ERP系统中原始凭证和记账凭证信息在计算机中都是数据库表的形式存贮，每一笔分录构成表的一条记录，事件监视器动态跟踪业务信息数据库表中的“发生额”字段，如果出现改变，则根据自动触发规则找到相应的任务，进入凭证模型数据库，利用数据库模式识别技术，确定凭证模型，提取每一笔分录的各栏目数据，产生记账凭证，并登记账薄，形成会计报表。在这一过程中，选择凭证模板和形成记账凭证都是在软件内部处理的，对用户而言完全不可见，对他们来说就相当于账薄和会计报表是由原始凭证直接生成，没有经过记账凭证这一中间环节。 29 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 在数据库模式识别（DBMI）技术中，数据库结构一般是设计为四个基本层次：（1）基本信息层。包含基础信息和财务专用数据，这是系统运行的基础和保证，相对稳定，更新频率低，共享程度高。（2）日常数据层。管理日常业务录入的原始数据，如输入的原始凭证等，其数据量大、使用频率高、共享概率低。这一层是整个系统核算、统计、分析的基础，准确度要求非常高。（3）专业处理层。按财务会计业务标准、规则和要求进行处理的结果存储库，比如日记账、总账、明细账等各类账簿。它是各种处理数据的统一出口，共享程度高。（4）归纳总结层。是对专业处理的结果数据经过统计分析、计算处理形成的高度综合信息，如财务状况、经营指标和变化情况等，是经营决策的重要依据。这些数据有的是固定表，有的是临时产生的中间表，输出完后即自动删除。 由上面的分析可以看出，有了计算机和网络技术作为基础，ERP环境下的会计业务信息能够实现自动处理，这是会计业务流程重组的根本保障，企业生产经营的各个环节均可以在此基础上进行优化设计。 4.2 获取及支付环节业务数据与会计数据的集成分析 企业的获取及支付环节的业务活动包括获取、支付和维持组织所需要的商品和服务，即获得组织所需要并且能支付的商品和服务，接受实际订购的商品和服务，支付实收的商品和服务的款项，以及适当维护获取的商品和服务，并在需要时提供商品和服务。 4.2.1 传统获取及支付环节业务流程及缺陷 企业的获取及支付环节业务流程不仅包括原材料的采购，还包括固定资产的获取和人力资源的获取，下面以采购环节为例说明在非集成状态下的基本流程及所面临的窘境。 传统的产品采购流程通常包括下单、稽催、入库、退货、对账和付款6个基本环节，因为没有实现各子系统的集成，在每一环节里都会对数据的准确性和实时性产生威胁。 （1）下单：即采购员向供应商发出订单，并确认的过程。在非集成状态下，采购员无法从生产部门、销售部门及仓存部门得到实时准确的生产、销售和库存情况信息，其采购数量的确定比较盲目；同时，由于没有专门的基础资料数据库储存供应商及其产品情况的基本信息，进行比价分析，因此，在选择供应商时仅依据采购员个人提供的信息作出决策往往不是最佳选择。 （2）稽催：采购订单确认以后，在传统采购流程下，采购员需要根据采购订单上要求的供货日期，向供货商反复确认到货日期直至材料到达本企业。而在ERP系统中，因为实现了供应商和客户的整个供应链的集成，在采购订单确认以后， 30 高校教师硕士学位论文 采购员即可得到供应商提供的订单执行情况的查询密码，实时了解订单的执行情况。 （3）入库：采购流程中的入库包括实物入库和单据入库。在传统的采购流程中，在实物数据发生变动时，不能触发会计子系统实时生成相应的会计凭证，会计对业务数据的处理相对滞后，导致账实不符。 （4）退货：经过质检员的确认，合格产品入库，不合格的产品予以退回。在传统采购模式下，采购员填写退货单，进行订单退货。不能实时生成相应的会计凭证，不能实时更新原材料和应付账款信息，不利于资金预算的管理。 （5）对账：核对月结表和增值税发票，确认各项信息全面正确。在产品价值链中这是一个不增值的过程，应予以剔除。在ERP集成环境下，各种出入库单据与发票及对应的订单都及时进行了钩稽（匹配），钩稽成功的数据都打上了相应的标记，大大减少了人工对账的工作量。 （6）付款：根据付款周期编制付款计划，安排付款。传统会计处理模式下，不能根据业务单据（付款单）自动生成会计凭证，影响到资金预算等计划的制定。 4.2.2 获取及支付环节业务流程数据的集成分析 按照信息集成的思想，原材料采购入库环节包括物流、资金流和信息流三条线，其处理过程应同步进行，信息流由会计信息系统或者ERP软件完成，采购部门业务员将采购信息原始凭证输入系统，信息的处理过程由软件自动完成。 1．基本原理 将采购业务流程与会计处理流程融合，以流程为导向，利用实时凭证产生模型和数据库模式识别技术，实现财务、业务信息协同处理，实时生成，数据信息实现数据的一方录入，多方使用，达到数据共享的目的。 2．集成实现过程 （1）录入基础资料，在这一过程主要完成对供应商信息、部门信息、职员信息、物料信息、计量单位信息、会计科目信息、物料供货信息等基础资料的录入，基础资料的准确与否，直接关系到会计信息的质量，所以必须录入准确、完整的基础资料数据。 （2）系统参数设置，这是在使用系统之前必须要做的关键一步，因为一般ERP软件为了体现其通用性的特点，一般都设置了多种事务处理方法，可供用户选择，用户要根据企业实际情况认真确定参数。如暂估业务处理方式的选择，预警数目的设置、多级审核的设置等。 （3）设置凭证模板即设置事务处理对应的会计科目（包括总账科目和明细账科目）及会计科目上的借贷关系。生成凭证是采购业务系统与财务系统的接口，系统通过实时凭证生成，实现财务与业务数据的集成，而要实现实时、自动生成 31 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 凭证，凭证模板的设置是关键。当经济业务发生时，通过触发器自动选择相应凭证模板，实现凭证自动生成。在采购业务环节，需要设置的凭证模板主要有，采购入库模板、采购费用发票模板、付款模板等。 通过执行以上三个步骤，基本能够实现与采购业务有关的生产、采购、仓储、财务等各部门的集成，其集成状态下的采购数据流如图4.4所示。 生产部门采购部门采购退货通知单采购收料通知单仓储部门红字采购发票验收入库验收不合格外购入库单红字外购入库单应付凭证财务部门采购申请单采购订单采购发票付款凭证入库凭证采购业务信息数据库凭证触发，生成相应凭证选择相应凭证模板中心数据库触发引擎触发引擎 图4.4 集成状态下的采购数据流 3．集成分析 从上面的数据流图可以看出，ERP系统之所以能够实现财务与业务数据的集成，会计业务主动处理技术中的会计引擎起着非常重要的作用。它实时检测ERP业务活动中的财务会计相关信息，进而自动处理记账、过账业务，并为报表系统提供相关的报表数据，代替了传统的会计核算工作。 同时，会计引擎主要是采集与管理会计业务相关的信息，记录入数据库中。通过其智能分析工具进行处理分析，向相应的管理会计报表系统提供数据支持，生成决策所需的各种报表、报告等信息。 4.2.3 获取及支付环节业务流程的优化设计 计算机网络技术和数据库技术的飞速发展，为采购环节数据的集成提供了技术上的支持，为实现ERP先进的管理目标提供了可能，下面利用这种集成技术对原有业务流程进行优化。 1．基本思想 将企业业务处理和会计信息处理流程融合为一体，融合财务会计和管理会计职能，从全局的角度构建整体化的采购供应流程体系。 2．优化流程 32 高校教师硕士学位论文 在ERP环境下，信息高度集成的特性为企业实施业务流程重组包括会计业务流程重组提供了支持。按照业务流程重组的思想，企业要以企业目标为导向调整业务流程和组织结构，打破传统职能部门的界限，由一个人或一个工作团队来完成某一业务的所有步骤，让决策产生在信息生成的地方。通过上面对采购业务流程的集成分析，可以把标准的采购业务简化为如下图4.5所示： 采购部门采购申请单系统采购订单自动系生收料通知单成统自动生外购入库系成统自采购发票动生成财务部门外购入库凭证应付凭证付款凭证审核凭证付款单过账 图4.5 标准的采购业务处理流程 从上图中可以看出，在这种集成环境下，如果按传统方式来设置以职能为导向的流程，则会计部门处理的信息，主要是对产品入库成本进行核算，对采购部门传来的入库凭证、应付凭证和付款凭证等三类凭证进行了审核，再进行记账。然而，在ERP系统中，产品入库成本采用标准成本法，方便实时记录产品入库成本，期末通过成本差异科目进行调整。另外，在ERP中记账工作也已经变得非常简单，只需要工作人员按一下按钮发出指令，就可以由系统自动完成整个记账过程。在ERP环境下，甚至可以设置凭证审核以后由系统自动记账，其实记账操作只是指挥计算机在相应数据库中的记录上做个标志。完全是为了迎合传统会计人员的心理而设置的，它在产品价值链上是一个非增值的环节，应与剔除。而对于暂时由财务部门承担的凭证审核工作，在大多数企业中，业务信息和会计信息的处理是严格分开的。这是基于一种传统的假设，即认为一线工人既没有时间也没有意愿去处理会计信息，同时他们也没有足够的知识去审核会计凭证。而事实上，处于采购业务一线的人员，他们对采购业务流程非常熟悉，随着员工素质的提高，员工的学习能力正在不断加强，对于某些固定业务的凭证审核工作，只要稍加培训，完全可由一线工人来胜任，会计部门完全可以放权。随着，ERP软件的设计的越来越完善，针对各种可能出现的业务情形，都设置了相应的会计凭证模板与 33 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 之对应，企业经济业务发生时，都能由系统自动生成准确无误的会计凭证，审核过程同样将被剔除在产品价值链以外。另外，对于采购环节应付账款的处理，本着让决策产生在信息生成的地方的原则，大多数ERP软件 在输入发票同时，系统能够自动检查有关的采购单和收货单，进行三方匹配，匹配成功即可以执行付款，而不必再等到财务部发出付款指令。 综上所述，对于ERP环境下的采购业务信息处理流程，完全可以由完成采购业务的所有员工组成一个团队，在处理业务单据的同时处理相关会计业务信息，当流程走完，则整个采购过程终结。其优化后的采购事务处理流程（不再称作采购部门，以示与传统部门设置相区别）如下图4.6所示： 采购事务处理部门采购申请单采购订单收料通知单外购入库凭证外购入库应付凭证审核过账采购发票审核过账付款单付款凭证审核过账 图4.6 优化后的采购事务处理流程图 在传统劳动分工的影响下，作业流程被分割成各种简单的任务，经理们将精力集中于个别任务效率的提高上，而忽略了最终目标，即满足顾客的需求。而实施会计及相关业务流程重组，就是要有全局的思想，从整体上确认企业的作业流程，追求全局最优，而不是个别最优。本文试图通过业务信息处理流程与会计信息处理流程的整合,集成采购业务处理与信息处理、集成会计信息与非会计信息、集成核算与管理，支持企业日常运转、决策、控制和预测。通过运用集成的理念，使得会计、采购业务协同、会计与企业内部各部门协同、与供应链协同、与供应商和战略伙伴的协同，来实现整个采购流程的最优化，加速企业整体效益的提升。 4.3 生产制造环节业务数据与会计数据的集成分析 生产制造环节的目的是将获取的商品和服务转换成用于销售的商品和服务。这一过程贯穿整个企业，分析此环节内的业务数据与会计数据的集成情况，对会 34 高校教师硕士学位论文 计流程重组及会计组织的再造都具有相当重要的意义。 4.3.1 传统生产制造环节业务流程及缺陷 企业的生产制造环节形式多样，依赖于所提供的商品和服务类型，使用的技术和资源，管理者、政府、社会、顾客的限制，以及顾客和管理者的偏好。下面以一般制造企业（即工厂）的生产制造流程为例来说明非集成状态下流程存在的问题。 1．传统基本生产业务流程 （1）生产领料：即到仓库部门领取生产所需的原材料，其流程一般为：领料员填写领料单—领料部门主管签字—仓库保管员签字—审批部门签字—财务部签字、盖章—仓库发料 （2）生产：即将原材料转换为顾客所需商品的过程：其流程一般为：安排生产—上线生产—完成生产 （3）产成品入库：即将生产完工的产品存储到仓库的过程，传统生产业务会计核算流程，因各个单位不同而有所不同，但主要流程，还是基本类似，其基本流程如下图4.7所示： 35 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 生产车间原材料投料流程业务部门人事管理处领导财务审计部接收原材料成本投料数据汇总其它材料投料流程接收主材料成本汇总主材领料明细汇总辅材领料明细接收辅材成本汇总水、电、气等数据汇总员工考勤接收并计算动力水电费用接收月人员工资福利核算提交员工考核结果与奖金分配汇总员工工资、福利、保险明细审核凭证制作、审核汇总员工考核结果与奖金分配分发给相关部门领导结转、转账、摊销、核算成本入账生成报表部门领导查阅NENDY正确 图4.7 传统会计处理中生产成本核算流程 2．传统会计业务中生产成本核算的缺陷 从上图可以看出，传统会计成本核算流程，只是在月底计算出全月的材料费、工人工资、水电费、折旧费等各种成本总额，统计全月产成品和半成品产量，将总成本按一定成本分配办法向产成品和半成品中分摊，全部分摊干净。这种手工分摊的成本核算方式表面上看来比较精确，因为没有留下余额。但这种方法比较粗放，工作量也比较大，往往只能分摊到产品大类，无法精确核算具体的某种产品的成本。并且在时间上比较滞后，月初或月中时无法及时获得产品的相对准确的成本数据，是“事后算账”的一种成本核算方式，无法实现“事中控制”职能。 36 高校教师硕士学位论文 4.3.2 生产制造环节业务流程的数据集成分析 1．基本原理 在资源和产品之间引入中介—作业，其主要观点是：作业消耗资源，产品消耗作业，生产导致作业的发生，作业导致成本的发生，以其进行成本核算。成本对象（工号/产品）在生产过程中流经各个工作中心，吸收其工作中心输出的作业，同时工作中心汇报消耗的资源。从而资源成本归集到作业，作业成本归集到产品，实时记录当前产品成本的情况。通过数据库模式识别技术和会计凭证实时生成模型，在资源耗费的同时自动生成会计核算分录。 2．集成的实现过程 （1）对工厂的生产车间进行细分，划分为若干工作中心，作业属于工作中心，并把这些资料，包括工作中心和作业信息作为基础资料录入系统，建立工作中心和作业编码表。 （2）对每个工作中心的作业设定相应的费率，并将其作为工作中心各作业的一个基本属性录入系统。 （3）指定每一作业的成本动因，即以什么作为计算成本的基础，比如，在某一作业过程中，成本的发生主要与产品的重量有关，则这一作业的成本动因就应该设置为重量，以上信息都是以静态基础资料的形式存储在ERP系统中。 （4）当产品流经某个工作中心的某个作业时，通过设置不同的变量自动累加产品在每个作业花费的加工时间等成本动因，从而计算出产品在这个作业上分摊的人工费、制造费。 （5）工作中心已进行了编号处理，当产品流经某一工作中心时，系统自动将该编号工作中心中作业所分配的制造成本，传递给事先定义好的变量，当产品流经一系列工作中心到最后完工时变量中存储的是各个工作中心上分摊的间接成本值之和，即该产品所应分摊的制造费用等间接费用之和，再加上材料费等能直接确定归属的直接成本，计算出这个产品的成本。 （6）设置几个变量，对日常生产过程中实际所发生的人工费、制造费等间接成本进行记录存储，反映生产中的真实间接成本，到月底与标准成本分配值进行比较，对本月所有发生的人工费、制造费等没有分配完或分配多了的情况进行调整，如果差额较大，则需要人工分配差额，或者将差额按待处理资产损溢处理。对于连续几个月出现比较大的正向或负向差额，则重新调整工作中心作业的费率设定。在实现集成的过程中，其数据流转如图4.8所示： 37 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 仓储部门设置工作中心生产部门设置作业成本动因考勤信息设置每个作业成本人力资源部财务部门产品完工传递成本凭证领料产品工艺路线投料当前产品所处人员作业工资福利保险实时查询成本信息产品成本信息数据库中心数据库实时更新生产成本等科目触发引擎触发引擎 图4.8 集成环境下生产与成本核算数据流 图4.8中数据库中的字段可以起到与变量一样的作用，可以根据企业实际情况实时更新字段值，自动采集生产成本数据。图中的触发引擎负责采集、处理、输出会计相关信息，是一个数据库和其它应用处理系统的数据处理器，它是实现生产业务与财务数据集成的关键工具。使得生产处理过程自动产生的会计凭证经由会计引擎编译完成后，可以转移入其他系统，即将所有变更的指令传送至其他各个引擎、处理器，使得整个系统可以同步更新。 3．集成分析 从图4.8可以看出，在企业中，包括仓储、生产、人力资源和财务等部门的数据都是集中存储于公共数据库中的，这些数据又可以被任何一个被授权的部门和个人调用。产品成本信息数据库和中心数据库可以理解为同一个中央数据库，两个数据库间可以实时传递、更新信息，通过软件系统触发引擎的作用，产生自动化的凭证并登记账薄。从仓储部门领料到往生产线上投入主材和辅助材料，是导致产品发生直接材料成本的主要数据，一般都会在业务发生的当时将产品成本归集到某一产品。在传统业务流程中，之所以不能实现提供实时成本信息，其主要原因在于对制造费用、人工费等间接成本的核算。传统成本核算流程里，采用月末对所有产生的制造费用、人工费归总，然后按某一个单一成本动因，进行制造费用、人工费的分摊，这一方面影响了数据的准确性，随着生产制造过程自动化程度不断提高，间接费用占总成本的比重越来越大，运用传统成本核算流程计算出的产品成本信息与现实严重脱节，无法为企业的定价策略、盈利分析及战略决策提供依据，另一方面，也导致了信息提供的滞后性。而在ERP环境下，生产成本计算方法采用作业基准成本法（Activity Based Costing，简称ABC法）[58]，它是把标准成本事先分摊到各作业，按照生产消耗作业，作业消耗成本的思想，只要产品流转到某一作业，系统就能够按所经过的作业，按事先设置好的成本动因 38 高校教师硕士学位论文 分配该产品所应承担的间接成本费用。即按下面的公式进行分配：费率=作业成本总量/成本动因总量；产品所分配的间接成本=该产品所选用的成本动因的分量*费率 ；作业成本总量=该项作业所耗用的间接成本。 由此可知，ERP中对产品成本的核算以销售订单和生产任务单作为成本对象，彻底打破部门成本核算模式，采用的是一种自动计算方式，即每次产成品入库时，软件会自动计算出产品的成本，是一种实时的成本核算方式。全过程跟踪生产作业与过程，将成本核算和分析细化到车间每一工序每一作业，能够核算出较传统成本核算法下更准确的产品成本，比较真实地反映企业的成本信息，帮助企业寻求生产中每一个不增值环节的改进。 4.3.3 生产制造环节业务流程的优化设计 1．基本思路 利用ERP软件中的会计引擎功能自动采集生产业务数据，按需要进行配置，进行实时的会计处理的功能，即生产管理子系统在进行事务处理时，财务管理子系统就能根据财务集成参数自动生成相应的财务信息。整合生产业务与财务成本核算资源，将成本核算会计工作重心进行转移，设计出符合ERP特点的会计成本核算流程。 2．优化后生产成本核算流程 在ERP系统中成本信息是物流信息的衍生物。即物流活动的同时就已经与资源发生了联系，也就是说在物流活动的时候就已经消耗了资源。根据这一规律ERP系统从结构设计上就解决了物流与成本的关系，其效果是在物流移动的同时计算系统自动采集、存储、处理成本数据，其数据流如下图4.9： 生产部门设置各作业成本查询成本信息投料接收原材料成本①在产品生产管理接收实时制造成本②Y产品完工接收该产品的总成本③C=③①+②-③<=标准差异值N财务部门信息使用者C=①+②返回CYN 图4.9 优化后生产集成数据流 表示物流；表示财流；表示信息流 39 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 对数据流的说明如下：由生产部门设置各作业的成本，作为基础资料录入系统，在投入原材料的过程，系统自动根据业务单据转换成产品直接成本信息传递到财务部门；在生产制造过程系统根据产品所处作业，根据事先分配的费率，计算实时间接成本。信息使用者可以实时查询在产品的成本信息。产品完工以后，系统自动汇总各制造成本与人工费用，并与实时记录的成本数据进行比较，如果差异在标准差异值范围之内，表明作业成本的设置较为合理，反之，重新调整各作业成本的设置值，使之更趋近于真实值。 从上面的流程图可以看出，在ERP集成环境下，企业的物流、财流和信息流是协同流动，实现了三流合一。基于以上集成的数据流，可以对生产环节的会计核算流程作如下优化，优化后的流程如下图4.10所示： 生产事务处理部门设置各作业成本调整各作业成本过账审核投料Y差异调整凭证N生产管理实际成本=标准总成本产品完工总成本凭证审核过账 图4.10 优化后的生产事务处理流程 优化后的生产核算流程中，将生产业务和一部分原本属于成本核算会计的工作进行整合，成立一个生产事务处理团队，即由原业务部门和会计部门的部分人员共同处理生产业务信息，或在生产部门设置会计与生产业务的集成岗位由既熟悉业务流程又了解会计专业知识的人员上岗。在业务发生的同时，由计算机自动进行实时成本的计算，信息使用者能够通过设置查询条件查询到产成品或在产品的成本信息。在产品完工以后，按标准成本计算出来的成本信息，将触发动态会计平台中的会计引擎，依据一定的规则和凭证模板自动生成相应的成本凭证。由集成岗位人员完成成本凭证的审核、过账工作（ERP环境下凭证的审核过账工作已变得非常简单，只要按一下按钮即可完成），并且，及时比较实际成本与标准成本的差异，及时作出调整，并及时反馈给团队中的业务处理人员，实时进行成本控制与管理。成本核算会计的工作重心已经由传统流程中简单的成本归集与分配工作转移到了设置作业成本分配率等实时的成本控制与管理工作当中。 40 高校教师硕士学位论文 3．效益分析 通过财务部门和生产部门进行整合，使生产业务信息能够更加及时地转换为会计信息，提高了内部资源的利用效率；把产品生产过程中所产生的实际成本及时与标准成本进行比较，当差异较大，及时分析差异产生的原因，及时调整，完善了成本管理；通过把成本分摊到各个作业，从而令那些不增加产品附加值却又增加成本、耗用资源的作业暴露出来，再进一步把它们列入到降低成本和消除浪费的对象范围之内使成本管理更加精确，加强了成本控制；从一个个具体作业着眼，原本“高高在上”的管理与控制“屈尊”到了业务操作一级，让基层的员工触摸到了实实在在的东西，为持续改进（CI）及全面质量管理（TQM）等思想在企业中推广奠定了基础。 4.4 销售及收款环节业务数据与会计数据的集成分析 产品销售是整个企业供应链流程中的一个重要环节，企业通过销售产品获得再生产所需要的资金并实现利润，其流程主要包括：建立销售订单；备货发货；开具发票；登记应收账款；以及对销售数量，收入、成本进行统计分析。另外,还有定价，客户的信誉检查以及退货等。 4.4.1 传统销售及收款环节业务流程及缺陷 销售及收款环节业务流程目前尚无统一的模式，不同类型的企业会有不同的销售及收款流程，销售渠道不同，收款的方式也有差异。但不管采用哪一种销售流程，都与配运部门、仓储部门以及财务部门有着非常密切的关系。下面分析非集成状态下的基本销售流程及所面临的窘境。 传统的产品销售通常包括销售订单处理、提货通知、出库、成本核算、退货、对账、收款7个基本环节，如果没有实现各子系统的集成，在每一环节里都会对数据的准确性和实时性产生威胁。 1．销售订单处理 销售部门与客户就产品性能、价格、运输及付款方式等方面进行人工洽谈并最终签订销售合同，经审核后将统一格式的销售合同审批单放部门存档，并通知配运部门。在非集成状态下，销售人员无法从生产部门和仓储部门得到实时准确的库存数量，其交货日期的确定比较盲目，无法对订单的执行情况进行实时监控，往往由于不能按时交货而使本企业利益受到损失；同时，由于没有专门的基础资料数据库储存客户资料及其信誉度等基本信息，在制定收款政策时，也带有较大的主观性，因此，拖欠货款或者高成本追缴货款成为企业头疼的问题。 2．提货通知 配运部门根据库存现有情况，按照销售订单生成提货通知，并注明提货的批 41 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 次，交仓储部门，同时交财务部门生成销售发票。提货单一式五联，交由各相关部门存档。在传统销售流程中，配运部门需要根据销售定单上要求的供货日期进行运输，但如果库存不足或者运力不够则势必导致推迟交货影响资金回笼 3．出库 销售流程中的出库包括实物出库和单据出库。仓库管理员按照发货单生成销售出库单，经过审核后货物出库，出库单入财务。在传统的销售流程中，在实物数据发生变动时，业务单据不能触发会计子系统实时生成相应的会计凭证，会计对业务数据信息的处理相对滞后，导致账实不符。各相关人员也无法得到实时、准确的库存数量信息；对发票的处理不及时，无法实时更新应收账，无法获得准确无误的账龄信息，导致应收账款不能及时收回，形成坏账。 4．成本处理 材料成本会计或往来会计对销售开票通知单进行审核处理，形成应收账款往来，结转销售成本。在传统的销售流程中，销售发票手工开出，应收账款凭证和结转销售成本凭证也是根据出库单或者提货单手工开出，数据重复输入，容易产生误差。 5．退货处理 经过客户质检员的确认，合格产品入库，并按照合同支付全部或者部分货款，不合格的产品被退回并作相应处理。在传统采购模式下，由采购员填写退货单进行退货，到财务审核，由财务开具红字销售发票，再生成红字应收账款凭证，由于中间环节太多，难以实时更新原材料和应收账款信息。 6．对账 核对月结表和增值税发票，确认各项信息全面正确。在产品价值链中这是一个不增值的过程，应予以剔除。在ERP集成环境下，各种单据都是根据上级单据关联生成，一般不会产生不符的情况。 7．收款 根据销售合同，接收货款。传统会计处理模式下，不能根据业务单据（收款单）自动生成会计凭证，影响到资金预算计划的制定。另外，应收而未收的货款不能及时反映出来，催款通知无法动态显示，造成资金回笼缓慢，消耗过高的追款成本。 4.4.2 销售及收款环节业务流程的数据集成分析 按照信息集成的思想，货物销售出库环节包括货物出库运输、货款回收和单据信息处理三条线，其处理过程应同步进行，数据处理由会计信息系统或者ERP软件完成，销售部门业务员将销售订单、出库单等原始凭证输入系统，信息的处理过程由软件自动完成。 42 高校教师硕士学位论文 1．基本原理 利用数据库和计算机网络技术，当销售活动发生时，会计业务主动处理模型里的会计引擎自动采集销售业务数据，按需要进行配置，利用实时凭证产生模型进行实时的会计处理。实现财务与销售业务的动态集成，使销售管理子系统在进行事务处理时，财务管理子系统就能根据财务集成参数自动生成相应的财务信息。 2．集成实现过程 （1）录入基础资料，在这一过程主要完成对客户信息、部门信息、职员信息、物料信息、计量单位信息、会计科目信息等基础资料的录入，基础资料的准确与否，直接关系到会计信息的质量，所以必须录入准确、完整的基础资料数据。 （2）系统参数设置，这是在使用系统之前必须要做的关键一步，因为一般ERP软件为了体现其通用性的特点，一般都设置了多种事务处理方法，可供用户选择，用户要根据企业实际情况认真确定参数。如退货业务的处理方式的选择，预警数目的设置、多级审核的设置等。 （3）设置凭证模板即设置事务处理对应的会计科目（包括总账科目和明细账科目）及会计科目上的借贷关系。生成凭证是销售业务系统与财务系统的接口，系统通过实时凭证生成，实现财务与业务数据的集成。而要实现实时、自动生成凭证，凭证模板的设置是关键。当经济业务发生时，通过触发器自动选择相应凭证模板，实现凭证自动生成。在销售业务环节，需要设置的凭证模板主要有，销售出库模板、销售发票模板、收款模板等。 通过执行以上三个步骤，基本能够实现与销售业务有关的总账、应收账、库存、采购和制造模块紧密集成，实现一个企业内部的产供销业务的自动连接。同时销售数据还将为市场预测、经营与获利分析提供了重要的数据。在销售及收款环节，ERP系统中财务数据与业务数据的集成情况如图4.11所示： 客户资料销售订单销售退货通知单销售部门销售发货单销售发票红字销售发票仓储部门配运部门财务部门客户信用度分析销售出库单红字销售出库单运输单应收凭证收款凭证出库凭证付款方式销售业务信息数据库催款单触发引擎中心数据库触发引擎 图4.11 集成环境下销售业务数据流 43 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 3．集成分析 （1）采用会计业务主动处理模型设计基于销售流程的管理方式：从销售业务的执行过程来看，由销售部门提交销售订单开始经过仓储部门提货再到配送部门最后到凭证的输出，各个环节均是由会计业务主动处理模型中的事件驱动和会计引擎来实现数据处理与物流的同步，符合ERP以供应链为核心的管理思想。 （2）信息流的处理通过数据库模式识别技术和实时凭证生成模型自动完成：来自销售的销售订单和退货单、来自仓储部门的出库单以及红字退货入库单、来自配送部门的出库单等原始单据均只有一次输入，通过数据库之间的相互连接可以相互查询，共享程度高。由销售出库单触发凭证模板，生成产品出库凭证，实时核算成本；由销售发票触发生成应收凭证；由收款单触发生成收款凭证，实时更新应收账款科目金额。多处触发引擎的设置使整个信息流的处理自动完成，避免了人工干预，使销售流程规范化，阻塞了销售环节中容易出现的漏洞。 （3）财务、销售、仓储、运输融为一体，缩短了流程时间：销售部门、仓储部门、运输部门的单据直接输入到本部门的管理系统中，通过网络通信功能和数据库的连接可以实现相互调用和相互查询，财务部门可以对这些部门进行监控和调整，使财务管理和销售过程的各个环节融为一体，有效地降低了管理成本。 （4）完善了增值功能：在集成的环境下，整个销售及收款环节，除了完成产生发票，收款处理和分析收款等最基本的活动外，同时还能够对客户进行信贷管理，应收账龄分析，减少坏账的产生。另外，很多ERP系统还支持在自动付款处理中，进行账目勾销、支票退回、折扣处理、税计算、多币种转换等会计业务。在产品价值链上，其增值功能得到了加强。 4.4.3 销售及收款环节业务流程的优化设计 通过对销售及收款环节的集成分析，可以看出与传统流程相比，数据处理的及时性和相关度都大幅提高，与销售相关的数据都是在业务管理系统中输入，存储于中央数据库，信息的传递过程与物流同步进行。通过手工录入的单据主要是销售订单，在整个过程中所有的财务数据都是通过业务单据自动生成，如在产品出库单审核后即生成相应的会计凭证实时传递到存货核算系统和总账系统中。 1．基本思想 将销售业务流程与会计处理流程融合，以流程为导向，集合仓管部门和配运部门，确保财务与各业务部门信息协同处理，实时生成，使数据信息单点录入，多方使用，实现数据的集成共享。重组原有销售业务及会计处理流程，充分利用信息化平台，从全局的角度构建一体化的销售及收款流程体系。 2．优化流程 随着网络技术的和ERP软件技术的发展, 会计流程与业务流程的集成度将会 44 高校教师硕士学位论文 进一步得到提高。因此在进行会计业务流程重组时，应当面向整个企业的信息流程, 充分考虑到会计与其他流程的关系, 充分相信第一线的工作者, 打破原有的职能格局和权力分配体系，进一步下放权力，并将业务的审核点和决策点定位于业务流程执行的地方，优化后的流程如下图4.12所示： 销售事务处理部门销售报价单销售订单销售合同发货通知单销售出库凭证销售出库单销售发票收款单应收凭证收款凭证审核审核过账过账审核过账 图4.12 优化后的销售处理流程 3．效益分析 通过财务部门和销售部门进行整合，使销售业务信息能够更加及时地转换为会计信息，提高了信息的实时性，降低了各部门协调的管理成本；通过各作业的整合，使流程更加顺畅，信息传递更加及时，能实时掌握企业应收账款的账龄，及时组织收款，减少坏账的损失。 4.5 ERP环境下新会计业务流程的建立 通过前面几节的分析，可以了解到，ERP中的会计信息子系统，充分利用现代信息技术的成就，通过在会计信息系统中嵌入业务处理规则，集成业务信息与财务信息，实现了财务信息和非财务信息的实时采集、集中存储、及时处理、全面共享、随时调用，为会计工作重心由核算向管理、决策支持转变提供了条件。加快了企业管理信息及财务信息的汇总及综合处理的过程。与传统的电算化会计信息系统相比，ERP下的财务系统无论在功能还是在设计理念上，都是体现了其特有的优越性。 然而，ERP环境下财务系统的优越性能否充分发挥，除了系统本身设计的合理性及科学性外，还需要良好的系统运行环境，特别是会计业务流程及组织结构的安排是否合乎现代管理及信息技术的要求，将直接影响到ERP中财务系统的功 45 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 能能否被充分利用。如果企业已经使用ERP软件对整个企业资源进行管理，却又依旧沿袭原有的会计业务流程，遵循陈旧的会计制度，ERP软件将成为一种摆设，其“生产”出来的“会计信息”必将无法满足现代会计信息使用者的要求。因此要充分利用现代信息技术和ERP软件提供的先进的管理思想与理念，对会计组织机构和会计业务流程进行质的重组。 4.5.1 转变观念 会计观念，是指会计人员在会计实践活动中形成的对客观事物的系统看法。在传统会计工作中形成的会计观念已经不适应现代会计管理系统的发展，必须更新会计观念。会计观念的更新和会计业务流程重组是两个相辅相成的方面，正确的观念能够扫清企业员工思想上的障碍，坚定人们进行改革的决心，为会计业务流程重组的顺利实施做好准备，同时也为重组完成后会计业务的开展提供保障。 1．改变会计工作导向观 会计是一定环境下的会计，受到社会经济环境、物质技术环境等的影响，在不同的社会经济环境、物质技术环境下，人们对会计的根本看法存在差异，从而导致对“所期望达到的目的或境界”的要求不同，会计工作导向也会有所差异。在传统以经管责任为会计目标的环境下，会计人员只负责向资源的委托方报告其经营管理的结果。而ERP环境下的会计工作，它不仅要为企业高层领导提供决策支持，也要为其它生产及管理部门提供相关的财务信息。 2．改变财务与业务分离的观念 将财务工作看成是企业管理的一个有机组成部分，把财务工作与业务工作融合在一起，这样才能跨越组织边界从整个价值链的角度对会计业务流程进行重组。 3．明确价值链的观念 明确在企业产品价值链上，不仅包括产品的供、产、销等业务活动，同时包括财务工作在内的所有活动，组成会计业务流程的所有活动都应该是增值和有效的,积极消除非增值的活动，调整重要的增值活动环节。 4．树立实时控制观 有了计算机网络技术，可将企业内外部发生的每一业务和事件实时地记录下来，及时反映环境的变化，最大限度满足顾客需求。所以财务人员包括基层的、高级财务和董事会的战略财务人员都应树立实时控制的财务控制观念，才能从各方面注意企业环境变化。 5．树立全员会计素质观 ERP系统对业务的综合控制要求会计控制融入业务控制，会计处理融入业务处理的过程中,所以仅仅会计人员具备会计素质,并不能确保会计信息系统的有效运行,必须强调全体人员的会计素质。 46 高校教师硕士学位论文 6．树立改革的观念 会计是一定经济环境下的会计，它与其所存在的经济环境相适应，作为会计人员一定要有危机意识和变革的意识，应该了解到企业之间竞争的激烈，如果不变革就会被淘汰，认识到变革的经常性和必要性，打破传统思维的惯性、惰性，用富有创造性的思维来配合会计业务流程的重组。 4.5.2 原有会计业务流程的诊断 企业业务流程重组都是在现有的流程的基础上进行的，除去现有流程的非增值环节，保留其合理有效的环节，并对现有流程进行充实。在分析ERP环境下的标准会计业务流程后，笔者认为传统的会计业务流程中主要有以下不必要或不合理的活动： 1．不必要的活动 不必要的活动即会计业务流程中存在的需要清除的，多余的非增值环节。 （1）打印纸质凭证：在传统会计业务流程中登记记账凭证被认为是非常重要的一个环节，它一方面是为了审计的需要，另一方面是会计存档和登记总账的需要，而并不是直接为信息使用者所需。在ERP环境下，记账凭证是通过系统由原始凭证自动生成，是原始凭证的另一种存储形式，而账簿的形成也是由计算机自动汇总生成，因此，打印纸质凭证完全属于一种无效劳动。 （2）定期输出报表：在传统业务流程下，需要定期输出各种形式的报表，以供企业的所有内部和外部使用者使用，但往往定期输出的统一格式的报表并不是每个信息使用者所需要的。在ERP环境下，各信息使用者可以通过设置个性化的信息输出条件，获取自己所想要的信息。因此，定期输出各种报表，在产品价值链中也属于一个不增值的环节。 （3）重复的信息采集：在传统业务流程下，各部门相互独立，每个部门需要的信息都是由本部门独自采集，增加了出错的可能，加重了各部门间数据核查的负担，属于一种只增加成本，不增加价值的活动。 2．不合理的活动 （1）以职能为导向的作业分工：传统职能导向的会计流程，往往被以职能为单位分成一个个细小的单元，导致部门之间相互沟通的成本提高。而在ERP环境下,作为会计流程的执行者的人，对于人、物或是信息的处理能力大大增强了，原来不得不交给几个人的任务，现在一个人就可以轻松完成，加快了物流和信息流的速度，因此，要改善以职能为导向的会计分工形式。 （2）传统的核算流程：在传统生产业务环节的会计核算采用传统汇总分摊制造费用的成本核算流程不能实时反映产品或在产品的成本，无法通过会计反馈的信息实时进行成本监控，是属于会计业务流程上一个不合理的环节应加以完善。 47 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 （3）财务与业务权力与信息的封装性：企业的组织是一个动态运行的组织，每天的运作是所有组织单元之间责权利的互动，需要各个部门及时沟通才能对组织单元进行操作、才能实现各个组织部门的协调，而传统的会计业务流程，使财务信息与业务信息在时间和空间上分离，财务部门与业务部门的业务不能同步处理。一方面财务部门以一个“高高在上”的监督者自居，而无法被业务部门反监督，另一方面，业务部门也想设法摆脱财务部门的监督，财务和业务部门的信息相互独占导致财务信息控制不力，采购人员徇私舞弊、销售人员回款不力等弊端。 4.5.3 ERP环境下新会计业务流程的设计 通过对企业三个主要环节的集成情况进行分析研究后，可以这样说，现代ERP系统已基本实现财务业务一体化。在对每一环节的集成流程的优化分析后得知，ERP环境下，与会计信息有关的记账凭证其存在的价值与传统会计环境下相比大大降低，它其实只是原始业务单据数据的另一种存储形式而已。可以通过在系统中内置转换规则来实现实时自动转换。因此能够运用数据信息集成方式和事件驱动技术对原有的顺序化会计业务流程进行重组。新的会计业务流程如图4.13所示，现对图中的内容简要说明如下： 各管理子系统各种业务单据业务子系统数据库①②审核③事务处理规则集③会计信息数据库④交互查询平台⑤报表生成器⑤④信息使用者 图4.13 重组后的会计业务流程 （1）业务事件发生，各管理信息子系统录入业务事件数据，并将其存储到业务子系统数据库中。 （2）对业务事件数据进行审核，确保原始单据的准确无误，审核后再将其存入到业务子系统数据库中。 （3）业务子系统数据库中的数据按相应事务处理规则进行转换，生成会计信息存储在会计信息数据库中。 （4）当信息使用者需要某项信息时，可以实时通过交互查询平台向事件驱动型会计信息系统中提取信息。 （5）当企业内部、外部信息使用者需要某种报表数据时通过在报表生成器中输入相应的信息条件，即可获取。 48 高校教师硕士学位论文 重组后的会计业务流程有如下优点： 1．信息来源和采集高度共享 当业务事件发生时，业务部门将原始数据按一定编码录入，并存储于共享数据库中，会计部门可以随时调用共享数据库里的信息，而无须二次录入，大大减轻了会计人员的劳动强度，使会计数据收集在范围、数量和效率上都有很大提高。 2．信息处理流程化 新的会计业务流程不采用顺序化的信息处理方式，事件驱动系统体系结构把关注的焦点集中在业务事件上，改变了会计的工作范围，反映的不仅仅是经济活动的结果，而且可以了解事件发生、执行和完成的过程。。 3．信息输出多元化 系统不只记录改变企业资产、负债和所有者权益的事件，而且记录所有管理人员想要计划、控制和评价的事件，在交互的信息输出方式下，可以满足不同信息使用者个性化的信息需求，同时避免了输出一些不必要的信息，节省了资源。 4．会计职能管理化 业务流程重组以后，大部分会计核算工作已由计算机通过程序自动、准确、高效完成。会计人员的工作重心可以从会计核算向管理会计深入，利用ERP系统提供的实时信息源，从事会计的事前预测，事中、事后监督与分析，及时了解企业内部各信息子系统的运作信息及其供应链上的供应商、分销商的有关信息，以便作出相应的决策，使会计工作真正深入到企业经营活动中，而不再成为调节经营结果的工具。 4.5.4 财务部门组织结构的重新规划及设置 组织结构就是表现组织各部分排列顺序、空间位置、聚集状态、联系方式以及各要素之间相互关系的一种模式，它是执行管理和经营任务的体制。组织结构在整个管理系统中起框架作用，有了它，系统中的人流、物流、信息流才能正常流通，使组织目标的实现成为可能[59]。 1．传统组织结构的局限性 传统的企业组织结构是按劳动分工理论将企业管理划分为一个个职能部门，各职能部门根据级别高低组成一个树形或金字塔式的结构，即“科层制”管理。科层制管理虽然有利于专业化劳动技能与管理技能的发展，也有利于企业的稳定；但这种管理组织对同级部门间的工作进行控制并进行强有力的协调难度较大，由于部门边界限制，很多工作只是为了满足企业内部管理结构的需要而完成，从而存在很多无效的工作。这种“金字塔”式的职能部门，从横向角度来看，会计部门与业务部门等其他部门是各自独立、互不相关的；从纵向角度来看，会计部门受管理幅度的限制，从高层领导到最底层的会计人员之间存在很多中间管理层。 49 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 其组织结构如图4.14所示： 决策层财务信息传送财务决策下达管理层执行层 图4.14 传统会计组织结构 在这种组织结构下，执行层只负责日常会计处理及会计信息的收集，并具体执行决策层下达的财务指标。这种等级森严的制度，一定程度上制约了执行者的创新精神。管理层只是起到一个“上传下达”的角色。且这种逐级呈报、层层管理使得财务部门无法实时响应外部环境的变化，也无法实时处理内部运营所存在的问题。总有来说，这种基于亚当・斯密的分工理论和泰勒的科学管理原理建立起来的企业组织结构和管理模式已经暴露出许多弊端，主要表现为：（1） 分工过细，导致人们把工作重心放在个别作业的效率提升上，而忽视整个组织的使命；（2） 科层组织理论的控制主张和等级结构，决定了它受到有效管理幅度的限制，造成信息的传递过程中的失真；（3） 组织机构臃肿，助长官僚作风。（4） 无人负责整个经营过程，缺乏全心全意为顾客服务的意识。（5） 资源闲置和重复劳动。 以上这些问题严重阻碍了会计职能的发挥，使反映企业整体水平和综合竞争能力的会计信息无法动态地适应外部环境的变化，无法提供高速度、低成本、高质量的会计信息。 2．ERP环境下组织结构的建立 业务流程重组思想是一种着眼于长远和全局，突出发展与合作的变革理念。它以适应“顾客、竞争和变化”为原则重新设计企业业务处理流程，然后根据业务流程管理与协调的要求设立部门，通过在流程中建立控制程序来尽量压缩管理层次，建立扁平式管理组织，提高管理效率。在设置与重组后相适应的会计组织结构时要遵循如下原则： （1）组织结构应该以流程为中心，而不是以任务为中心。即由一个人或一个小组来完成流程中的所有步骤，围绕目标或产出而不是单个任务来设计人员的工作，并围绕业务流程来设计职能服务中心。针对以往会计内部分工过细的作法，基于价值链的会计组织围绕业务流程进行重建，将具有逻辑关系的会计活动连接 50 高校教师硕士学位论文 起来，由流程小组来完成整个流程，流程小组实际上是会计组织的基本单元。改革后的会计组织不再存在一个个以功能划分的岗位或职位，原先的若干个不同的岗位或任务被整合或压缩成一种，避免了各个岗位间相互扯皮、重复劳动、协调调整同时，取消没有增值意义的岗位或职位。如取消分散于一个个的环节中的审核步骤，通过进行总检查或推迟检查、流程小组共同对结果负责来保证会计业务流程的流畅，容忍一定的不严重的、有限的风险、最后根据流程的需要，设立新的岗位 （2）组织结构扁平化[60]。组织的扁平化，体现在管理层次的减少，大幅缩减管理人员，随着流程小组负责流程的实际操作，对流程的管理也成为其工作的一部分。，流程小组被赋予更多的权力，可以自行计划、安排、检查本流程的工作。而这些原属于管理层的职责，现在转移到流程小组肩上，对控制性管理层的需求消失了。流程小组也因为可以根据实际情况，在其所授权的范围内，独立地进行思考分析、做出决定，而不必事事请示上层或等待指示，使得会计事务可以更好地面向决策。扁平化的另一体现是管理幅度的加大由于原属于管理层的许多权力下放到流程，管理人员也不必事事亲力亲为，在基于价值链的会计组织中，管理人员的作用在于协调、指导各流程的工作、并对流程进行设计或修改。 在ERP环境下，由于业务过程和会计过程的重组和整合，会计人员的会计工作将更多地与其他业务工作相结合，并参与到ERP环境下的综合管理中。比如，企业财务信息的采集将前移至具有完成多种功能的工作小组中去，有的甚至通过Extranet移至企业外部；同时财务信息的使用者可以通过事件驱动方式执行各自的过程处理程序得出实时的财务处理结果。因此，财务部门作为一个独立的组织机构的规模将逐渐缩小[61]，会计岗位设置需要重新调整，更多的财会人员将成为各业务部门和企业综合管理部门的成员，为加强业务过程的财务管理和综合管理提供会计服务。重组后的会计组织结构如图4.15： 财务主管系统维护中心会计服务中心 图4.15 重组后的会计组织结构 在ERP环境下，会计信息的采集工作已经下移至各业务部门，通过在业务部门的原始凭证审核环节设置集成岗位，即此岗位的执行人员必须既懂业务知识，又懂会计知识，能够保证原始凭证准确无误录入系统。再由其执行凭证生成功能， 51 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 生成相应的会计凭证并在最大程度上保证凭证的正确性即自审核。因为此处凭证的生成功能完全是由系统根据凭证模板自动生成，出错的可能性非常小，考虑到成本效益原则，在此不设凭证审核岗。对于整个系统来讲，此岗位是一个关键岗，对操作人员的素质要求相对较高。对于一些由于凭证模板设置问题（如设置错误或没设置业务对应凭证模板）而引起的会计凭证生成错误，要及时反馈给财务部系统维护中心。 在财务部只设置两个中心即系统维护中心和会计服务中心。系统维护中心主要负责ERP系统里会计模块的正常使用与维护，如系统参数的设置，会计科目的设置与维护，会计凭证模板的设置与维护。因为此部门工作的特殊性，要求其执行人员具有较深的会计业务功底，同时具有较好的信息沟通的能力，能与业务部门一起把本环节的工作做好。会计服务中心则主要负责培训业务部门执行人员如何读懂以货币形式反映的生产经营的信息，以及时调整，同时通过分析数据库中的财务信息，提出对企业经营决策有利的建设性意见。会计服务中心还要负责一些零星的没有联网的外单位的单据的录入与处理工作，但随着ERP的普及，企业将产品供应链上的所有供应商和客户都纳入到ERP之中，这种情况将逐渐不复存在。 可见，在ERP环境下，会计组织结构随着会计业务流程的重组而变得更加简洁化，扁平化，使信息传递更加流畅，信息反馈更加及时。同时，设置较少的职能部门大大减少了管理成本。 52 高校教师硕士学位论文 第5章 案例分析 5.1 背景知识 5.1.1 公司经营概况 深圳市YF数码科技有限公司始建于1992年，是国内最早涉足移动存储领域的高科技民营企业，该公司在2004年引进金蝶K/3 ERP软件系统，在企业信息化建设方面成效显著。公司现主要从事MP3播放器、手机摄相头、移动硬盘、U盘、读卡器等移动存储产品及附件的研发、生产、销售，产品遍布全球市场，公司销售额现以每年超过200%的速度递增。 YF数码以香港LW电子为海外销售平台，产品已进入美国、英国、德国、澳大利亚、新加坡、法国、意大利等80个国家。国内的主要客户包括联想、TCL、商科、实达等知名企业。 YF数码有着雄厚的产品开发及生产制造能力。公司设立有集电子、结构、软件、外观设计为一体的产品研究开发体系，研发中心座落在深圳市南山区。生产制造方面，YF数码工厂至今已有十四条自动化生产线，月生产制造能力可达到30万。 公司秉承“持续改进工作方法和流程，全面、充分、及时地满足客户需求”的质量方针，以满足顾客需求为关注焦点，严格控制产品质量。公司2001年就已通过ISO9001质量体系论证，并在国内移动存储领域首家率先通过CE和FCC国际论证。“以人为本”是YF人最基本的管理理念，“卓越、创新、高效、信任”贯穿了YF的整个企业文化。 YF旗下有两家相对独立的公司：深圳YF数码科技有限公司（以下简称深圳YF）和YF数码（香港）有限公司（以下简称香港YF）。香港YF负责海外销售和海外采购，以摆脱国内市场低价格、低层次的竞争。深圳YF负责生产和国内销售，是典型的前店后厂的经营模式。 为了适应市场经济多变的特点，企业很早就注重现代的管理方法，在大多数部门都使用计算机辅助管理，为生产经营服务。但是以前的计算机管理都是比较分散的，各部门独立运行，并且数据平台较低，因而数据的安全性，集成性，可扩充性，共享性都有一定的不足。本案例主要描述深圳YF的会计业务流程重组及组织结构重设的情况。 5.1.2 现行组织机构与管理模式 在公司成立之初，YF公司主要采用了传统的以职能为取向的组织结构模式，如图5.1所示： 53 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 总经理执行经理发展经理生产经理工程经理品管经理物料经理人事经理财务经理工程师线长线长工程师技术员技术员计划员仓库管理员信息部门会计部门 图5.1 YF公司原有的组织结构图 在公司现有的组织结构中，整个公司生产运作由执行经理负责，其下属的生产部经理、工程部经理、品管部经理及物料部经理，分别负责相应的生产、工艺过程和成本控制、质量管理及物料管理的采购与库存。公司产品的生产流程用作业流程图方式如图5.2所示： 物料计划物料采购安排生产工艺过程成本控制品质管理出货 图5.2 YF公司作业流程图 物料计划、生产安排由生产部经理负责；物料采购与出货由物料部经理负责；工艺过程与成本控制由工程部经理负责；品质管理则由品管部经理负责。然而，由于各产品生产流程的各环节分别由不同的部门经理负责，而无人对整个产品的生产流程负责，结果，在运作过程中，问题丛生，矛盾不断，生产效率有限。各部门负责人都以做好本职工作为已任，对其他部门的工作则漠不关心，他们都单个地对执行经理负责，执行经理再对总经理负责。各部门之间的矛盾由执行经理来协调，整个流程出现问题只能由执行经理来处理解决，从而使顾客的满意的工作反倒落到了执行经理身上，与顾客满意度的制造者—各部门经理无关。对整个流程最终输出负责的不是流程的参与方，而成了高层管理人员的事务。 信息部门直属于会计部门，因为当时会计信息化是YF公司信息化的主要工作，这种组织形式有利于会计信息化工作的组织协调。可以使开发人员和财务人员共处同一个部门，便于互相学习、共同搞好会计信息化工作，但他不利于满足 54 高校教师硕士学位论文 单位的整体信息要求，不利于与会计部门和其它部门的协调，不利数据的集成处理。 5.1.3 企业信息化的现状 在IT基础建设现状方面，现已组成公司内部局域网，主要采用分组管理，并且所有终端同属于一个组。公司内部通过DLINK交换机连接成局域网，主要有一台IBM专业服务器，一台组装服务器。组装服务器的配置是：P3500双CPU，512M内存，2个18.2G SCIS硬盘，100M网卡，作为公司WINS服务器、DHCP服务器和软件资源服务器。IBM专业服务器的配置：XEON 2.8 G单CPU，512M内存，硬盘73G X 3 RAID5 总容量140G，100M网卡，20G/40G DAT磁带备份机，作为公司文件服务器以及金蝶K/3系统数据服务器和应用服务器。通过两条ADSL与INTERNET连接，公司网络现有工作站100多个。工作站配置主要是P41.7/2.0和C41.7/2.0 CPU，256M内存，40G硬盘，但也存在少量P3 或赛扬 2代或3代CPU，64M或128M 内存的工作站。 实施K3系统之前已有系统及运行状况：财务和业务部门现正在使用的是用友U8.20系统其中物流模块用到了仓存管理，财务用到总账、UFO报表和固定资产模块，但业务数据是由业务部门统一单据到财务部门集中处理，至今系统运行正常,但工资和成本核算系统未使用。 操作人员计算机应用水平：YF公司计算机及Intranet应用时间较早，操作人员计算机应用水平偏高，对系统操作很熟练，公司内系统软件使用有多年经验。 5.2 案例介绍 5.2.1 项目实施动机 近年，由于对移动存储产品需求的急剧增加，加之制造环节技术含量不高，资本门槛较低，越来越多的厂商都进入这个领域，市场竞争愈演愈烈。从长远来看，闪存盘生产厂商的核心竞争力关键在于管理和经营思路。闪存盘市场的竞争实际上就是各厂商之间管理水平的竞争。2004年7月YF数码开始实施K/3ERP系统。 在ERP 环境下，系统整合企业内财务、会计、人力资源、制造、销售、配送等作业流程，统一数据处理程序，使分散在各部门的数据能有效整合及集中存取，并进一步共享；任何被赋予权限的成员可从计算机上随时撷取与营运有关的实时、准确的信息，能够缩短决策时间而适时作出决策；许多数据直接由数据产生处的业务人员键入，会计信息在交易完成后会自动入账、进相关分类账，并可根据需要自动产出报表，而且许多信息可直接从系统中撷取，信息提供的品质与速度也得到大副提升；这些改变使得会计人员原本可发挥的一些功能渐被取代，会计人 55 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 员需要创造出让自己发挥作用的空间，就必须进行会计作业焦点的转移，因此YF公司提出了进行会计业务流程重组及组织结构重建的构想。 5.2.2 项目实施的目标 促进会计职能由核算型向管理决策型转变：ERP的导入，其本质是会计工作内涵的新发展，是会计工作的重心转移，即从以往对数字的计量与记录，转向对信息的加工再加工、深加工是会计作业的新模式，有学者曾提出“未来会计人员将不再扮演账房，而是企业咨询者的角色。同时，会计人员提供企业咨询、分析的价值将愈来愈受到重视。会计人员在组织中所占地位及扮演的功能也日益重要”。YF公司希望通过会计业务流程的重组加快会计职能向管理决策职能转变的步伐。 促进财务与业务流程的紧密结合，提高会计信息的相关性、准确性和及时性：YF公司原有的会计业务流程是一种顺序化的会计核算流程，财务与业务分离。不同财务人员面对类似业务时，对于会计方法的选用存在差异，经常导致同样的业务以不同的方式形成不一致的会计信息；经济活动所产生的原始信息，由业务部门和财务部门人员分别记录，经常出现由于某方记录错误而导致双方信息存在差异；另外，会计信息必须在业务单据产生并传递到财务部门之后才能进行记录，导致会计信息的形成滞后于业务信息。这些都对会计信息的质量产生了威胁，YF公司希望通过此次重组提高会计信息的质量，更好地为公司决策服务，提升市场反应速度。 另外，YF公司希望通过此次重组，进行组织结构的重建，促进会计组织结构由原来的职能型向流程型转变，创建扁平型的组织结构，保证会计信息的畅通，降低管理成本。 5.3 项目实施过程 考虑到YF公司有许多不同的业务部门，一次性再造所有业务会导致其超出企业的承受能力，所以在实施业务流程重组之前，选择了几个对企业战略目标有重要影响的核心的流程作为再造的对象，以使企业能较快看到成果，减少职工的恐惧心理，以促进业务流程再造在企业中的推广。本次对会计业务流程的重组主要选取了成本核算流程和会计核算流程进行重组。 5.3.1 原有会计业务流程的描述与诊断 1． 成本核算与管理流程 （1）流程描述： 56 高校教师硕士学位论文 成本核算流程时间开始各生产单位财务处汇总各个生产单位的成本核算情况生产月报出具成本报表和有关资料当月各项消耗汇总本期成本比较分析计算成本报表是送人事处是否超标否解释成本超标的原因目标成本考核调整目标成本完成率指标并进入生产单位年终考核结束 图5.3 YF公司原有成本核算流程 （2）流程的说明：（如表5.1所示） 表5.1 成本核算流程 流程名称：财务部成本核算流程说明 流程拥有者：财务部 流程步骤 1 2 3 4 5 工作内容的简要描述 各生产单位根据生产月报汇总当月消耗 财务处汇总各个单位的成本核算情况 将本期成本与目标成本进行比较分析 对于超标的生产单位解释超标的原因 调整目标成本完成率指标并进入生产单位年终考核 重要输入 生产月报 各单位成本报表 重要输出 成本报表 汇总成本报表 相关表单 成本报表 汇总成本报表 （3）流程诊断 57 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 总的来说，YF公司的成本核算流程中目标成本的制定不科学，对基层单位的指导和控制的意义不大，主要表现在：由于基础定额不准，生产单位的报表可操作性很大，对成本的可控性不强；由于目标成本的制定只是参照往年的历史数据，缺乏科学的基础定额数据作参考，导致目标成本的准确性欠佳，考核时的说服务力不强；财务处在月末或者季度末汇总各个单位的成本情况进行核算，无法体现信息的实时性，同时核算的结果对各个单位的指导意义也不大，因此流程中在核算没有超标的情况下，没有进行成本核算信息的反溃，其实质是一种事后核算，没有起到事中实时监控的作用；难以知道成品成本与目标成本的偏差多少出于原材料价格差，多少出于材料消耗差，由于计算过程的复杂性，YF公司只能得出每月的总数，没办法明细到具体的业务，眉毛胡子一把抓，所以也没有能根据目标成本实现真正的控制。 2． 会计核算流程 （1）流程描述：（如图5.4所示） 财务部会计核算流程时间使用人/部门财务部出纳否会计总经理转交相关的原始凭证审批登记现金日记账和银行存款日记账是登记入账审阅会计报表整理装订会计凭证保管会计凭证结束 图5.4 YF公司原有会计核算流程 （2）流程说明：（如表5.2所示） 58 高校教师硕士学位论文 表5.2 财务部会计核算流程描述 流程名称：财务部会计核算流程说明 流程拥有者：财务部 流程步骤 1 2 工作内容的简要描述 使用人/部门交来相关凭证 会计进行审核 重要输入 重要输出 原始凭证 审核后的原始凭证 现金账、银行账 账簿 记账凭证 会计档案 会计报表 相关表单 原始凭证 审核后的原始凭证 审核后的原始凭证 记账凭证 记账凭证 记账凭证 会计报表 3 4 5 6 7 出纳登记现金账或银行账 公司会计入账 会计整理凭证 会计保存凭证 总经理审阅会计报表 （3）流程诊断 从上面的流程可以看出YF公司的会计核算流程仍然是沿用了原有手工状态下的流程。每一笔业务都是先由业务部门收集原始凭证，再由财务部门集中做会计处理。由于采集数据的时点不同，财务、商务、库房的数据往往对不上，财务人员只能把大部分精力放在无休止的对账、算账工作上，根本谈不上对业务环节的监控和管理；会计信息的生成是批处理生成，而不是基于每一个业务动作生成，无法保证会计数据对业务动作的实时体现；定期生成固定格式的会计报表，无法满足信息使用者多元化的信息需求，同时还造成资源的浪费。 5.3.2 会计业务流程重组及岗位设置 从以上流程可以看出，YF数码在上线ERP后，其相应的业务流程无法与ERP的管理思想相匹配甚至成为ERP效益正常发挥的“绊脚石”。因此，YF公司在高层领导的带领下，着手会计业务流程的重组及岗位的重设工作。经过多方的走访、调查与研究，考虑到金蝶K/3ERP软件的特点和企业的实际情况，制定了ERP环境下的成本核算流程，如图5.5所示。企业采用标准成本法进行成本核算。即“标准成本”－“成本差异”=“实际成本”，这将改变传统成本会计事后核算的局限性，强调事前计划、执行过程控制、事后分析，通过标准成本的制订、生产经营过程中成本差异的检查控制、定期的成本分析，把三者统一起来，形成成本预测、计划、决策、控制、分析和考核一个完整的成本管理体系。 在本流程中，由基层工作人员和会计服务中心负责分配标准和成本管理系统参数的设置和标准成本数据的录入；费用、产量的录入完全由基层工作人员完成， 59 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 系统自动完成费用、产量的汇总，并依据事先设置好的分配标准自动进行成本计算，自动生成相应的凭证。由于计算机的高速处理的能力，随时可计算出当前在产品和完工产品的成本，同时可以设置不同的核算项目，核算出各产品的直接人工、直接材料等明细项目的成本和成本差异，这些都取决于成本核算参数及其它基础资料的设置，如图5.5所示。 分配标准维护费用分配标准设置分配标准数据录入成本管理系统参数费用录入费用分配产量录入成本管理标准成本数据录入标准成本计算成本计算生成凭证 图5.5 ERP环境下的成本核算流程 金蝶K/3ERP软件把业务管理与财务核算延伸到了供、产、销各个经营环节，各子系统间有机集成，不仅使管理控制严密，而且财务数据随经营活动实时进入系统，动态地反映了企业的经营情况，可全方位地反映、控制和优化企业的资源。它以生产制造为中心，所用数据都是从生产等业务开始，财务部分与生产、采购、销售、库存等等环节紧密相连，一环扣一环，基本做到了无缝连接，比如ERP中的销售业务是从订立销售合同开始，在实际开具销售发票和提货出库时，系统都会自动进行账务处理，自动生成记账凭证传到财务，财务人员可以自动审核、记账，也可以由前面提及的集成岗位的销售人员进行审核、记账，大大减少了会计核算人员的工作量。使一部分会计核算人员把更多的精力转向财务分析上来，为决策提供更有用的信息。因此YF对会计核算流程进行了重组，把一部分会计核算人员融合到相关业务流程组（如采购、销售）里处理集成业务，至于期末业务处理、会计报表分析则交由会计服务中心完成。因此，原有会计核算流程重组成：设置凭证模板—设置自动转账模板—进行财务分析。 会计部门进行流程重组后，相应的组织结构重建，岗位也做了相应的调整，为流程设置相应的组织结构，企业原有的会计部门的岗位设置如图5.6所示。 60 高校教师硕士学位论文 财务部部长财务部副部长总账会计财务稽核会计资产核算会计销售及税务会计应收及其它应收会计工资核算会计费用核算会计往来结算会计出纳价格管理会计预算会计基本生产成本会计辅助生产成本会计 图5.6 原有会计流程下的岗位设置 从原有的岗位设置情况来看，YF公司的财务部大部分精力都是放在会计核算职能上，没有体现出会计的管理、决策职能；分工过细，不利于员工积极性的发挥和素质的提高。在上线ERP后，大部分会计核算业务都由计算机自动完成，大大缩减了核算人员的数量，但财务预算、分析职能没有很好的体现出来，因此，在本次重组中，将财务预算、信息分析单独设置岗位，增加了人员。调整后的会计部门组织结构主要设置了四种类型的岗位，如图5.7所示： 会计服务中心凭证模板及参数设置/手工业务处理数据处理(操作)档案管理财务信息分析与管理 图5.7 调整后会计部门的组织结构 凭证模板及参数设置/手工业务处理岗位，主要负责企业各种事务类型的业务数据转换成会计凭证所使用的凭证模板的设置及协助各业务子系统为保证业务数据顺利转换为会计数据而做的各种参数设置；处理一些特殊的暂时无法通过系统直接转换的业务数据，并分析其原因，尽量在下次遇到同类问题时，能够由业务系统输入到系统中直接进行转换。如前面提及的ERP环境下的成本核算流程中的费用分配标准设置、成本管理系数参数等就由此岗位的人员输入。 61 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 数据处理（操作）主要负责ERP软件财务部分的运行，包括输入、复核、处理、输出、查询等，如ERP环境下的成本核算核算流程中的分配标准数据的录入，及标准成本数据的录入及计算就由此岗位的人员输入。 档案管理岗位主要负责各种打印输出的账表、凭证与原始凭证的装订，备份数据或资料的保存、管理。此岗位事情不多，但YF公司业务重组小组人员认为此岗位在目前来讲是必须的，以后，当企业信息化的覆盖面越来越广,程度越来越深，社会各界都承认电子文档，都能熟练使用电子文档的时候，并都承认由业务原始凭证可以不需要记账凭证这一中间环节，可以直接转换为会计信息时，就可以不单独设岗而将其并入其它岗位当中。 财务信息分析与管理岗位主要负责会计信息的挖掘与分析、整理、参与决策、参与管理等工作，同时还应负责会计信息化工作的规划与开发工作。在全面实行会计信息化后，这是一个非常重要的岗位。 另外，YF公司在本次组织结构重建后，信息部门不再隶属于财务部门，公司单独成立了一个信息部，由专门的机构负责ERP系统的应用工作，保证了整个企业的ERP系统正常、高效运行。 5.4 流程在金蝶K/3ERP系统中的实现 重组后的流程是否能产生效益，关键在于其可行性，下面以重组后的会计核算流程为例说明其在金蝶K/3ERP系统中的实现。 首先为了实现在业务处理过程中的数据能自动转换为会计信息，设置相关的凭证模板是必须的。在K3主界面选择【供应链】—【存货核算】—【凭证管理】—【凭证模板】，即可打开凭证模板设置的界面，如图5.8所示：系统提供了实际成本法和计划成本法两种成本计价方法下的多种事务类型供选择，包括了采购、生产、销售各个环节的业务，用户可以选择某一事务类型的单据，在系统提供的模板上根据自己企业的实际情况进行更改，也可以单击工具条上的【新增】，弹出“凭证模板新增”界面后，进行借贷方科目、金额的定义，核算项目对应设置，以及凭证字、摘要的设置等，设置完成后单击【保存】保存该凭证模板。设置好凭证模板后，各业务人员可以根据授权在业务发生时，进入存货核算模块，单击【生成凭证】出现如图5.9所示的界面：选择相应的业务类型和其对应的凭证模板即可生成会计凭证。当然，在此，合理的授权显得尤为重要，金蝶K/3ERP系统提供了多种形式的权限管理，如功能权限管理、数据权限管理和字段权限管理。YF公司的系统管理员深知权限管理的重要性，因此在人员权限的设置上花了大量的精力，以保证设置尽量合理。这样，会计核算过程的第一步就基本完成，它的主要职责就是合理设置凭证模板，使凭证模板能尽可能地囊括企业的所有业务类型，当业务发生时，业务人员都能凭证模板库里找到与之相对应的凭证模板。因 62 高校教师硕士学位论文 此，设置凭证模板成了YF公司会计核算流程中最关键性的一个步骤。当然，在此由于软件的限制，在业务数据转换为会计信息的过程中，还是需要人机的交互，如按【生成凭证】等功能选项，但它与传统手工流程相比，其实时性还是大大提高了。随着软件的升级换代，这种自动化的程度将越来越高。 图5.8 凭证模板设置窗口 图5.9 生成凭证窗口 63 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 下面以YF公司的获取环节的采购业务和销售及收款环节的销售业务为例说明重组后的会计流程在系统中是如何实现业务数据与会计数据的实时转换的。如在采购业务，材料验收入库时，在仓存管理子系统输入收货资料，系统自动按标准成本增加该材料库存，并按凭证模板编制凭证（借：原材料，贷：应付账款—中间账户），送总账处理子系统入账。收到供应商发票后，在采购管理子系统输入发票资料，并可通过系统核对采购订单、收货单和供应商发票，三者匹配，即可确认此项应付账款，同时根据凭证模板编制会计凭证（借：应付账款—中间账户，借：材料成本差异，借：应交税费—增值税—进项税。贷：应付账款—正式户），送总账处理子入账。应付账款中的中间户反映的是已收料但未收到发票或订单、收货单、发票三者不一致的材料标准成本，而正式户反映的是已收到发票且经核对的真实债务，付款业务通过货币资金管理子系统执行，确认付款后，系统自动扣减付款账户的余额，并编制会计凭证（借：应付账款—正式户，贷：银行存款），送总账处理子系统入账。 在销售业务中，发货单据从仓存管理子系统输入，一经确认，系统自动按标准成本扣减存货，系统根据事先定义好的科目代码及摘要、凭证模板自动编制会计凭证 借：主营业务成本 XXX 贷：库存商品 XXX 发货后，可根据经确认发货的销售单和已定义的各产品销售价格自动开出销售发票，登记客户的应收账款，并自动编制会计凭证 借：应收账款 XXX 贷：主营业务收入 XXX 应交税费—增值税—销项税 XXX （其中“应交税费—增值税—销项税”由系统根据初始化时定义的税率计算） 收到客户的货款后，系统根据凭证模板自动编制收款凭证，并进行应收账款的核销。 借：银行存款 XXX 贷：应收账款 XXX 同样，YF公司在引入ERP系统以后，其生产环节如在领用原材料、投料、产品完工各种作业中都能实现会计信息的实时取得。 以上是基本实现了日常业务处理过程中业务数据与会计信息的实时转换，对于一些非常有规律的会计业务的处理，金蝶K/3ERP是通过设置自动转账模板来实现的。如报刊杂志费的摊销、市场费用的结转、贷款利息的分配等。如图5.10所示：对于一些期末业务，如期末调汇、结转当期损益等也是由系统自动生成凭证。 流程中最重要、对企业来说最重要的一步就是进行财务分析，金蝶K/3ERP系 64 高校教师硕士学位论文 统，提供了多种财务分析功能。除了资产负债表、损益表、现金流量表等常规报表的分析外，系统还提供了自定义报表的分析功能，可以进行财务指标分析和因素分析，如图5.11所示，各分析方式下又提供了结构分析、比较分析、趋势分析三种分析方法。进行会计核算流程的重组以后，会计人员可以有更多的精力投入到财务分析上来，为管理者提供更多的信息，以便作出更正确的决策。 图5.10 自动转账凭证设置窗口 图5.11 财务分析窗口 65 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 5.5 用户反馈与效益分析 由于明确了会计信息化实施的根本目标、流程优化的目的和各流程体系之间的逻辑关系，使ERP与管理体系达到了有机结合。适时的组织结构调整使得YF公司完成了对庞大机构的整合。 从ERP系统的整体性能来看，未进行流程重组和优化以前，YF公司信息封闭，流动速度慢，部门之间数据不能完全共享，重复性工作多。经过流程重组及性能优化后，信息中心设置专用数据库服务器，各部门配备部门级数据库服务器，利用网络进行数据的传输和共享，消除了重复录入，信息查询快速，系统响应准确，响应时间明显减少。 从财务部分本身分析，原来各业务部门的数据传递到财务后，由财务人员启动财务模块进行凭证生成与入账处理，经过重组与优化后，业务数据存储于共享数据库中,业务人员在处理业务信息的同时,通过凭证模板及时地把业务信息转换为会计信息，减少了部门之间沟通的时间与成本，保证了业务信息与会计信息的实时相关性。成立信息分析岗位，及时地进行数据挖掘与分析，保证了财务监督作用的正常发挥。 从采购环节分析，通过这次重组，使得会计、采购业务协同、会计与企业内部各部门协同、与供应链协同、与供应商和战略伙伴的协同，保证了生产过程原材料供应的适时、准确、高品质。 从生产制造环节分析，原来财务部门与生产部门的联系不是非常紧密，信息处理存在着部分交叉现象，冗余度较高。通过两部门进行整合，使生产业务信息能够更加及时地转换为会计信息，提高了内部资源的利用效率；把产品生产过程中所产生的实际成本及时与标准成本进行比较，当差异较大，及时分析差异产生的原因，及时调整，完善了成本管理；对于每一笔成本都能找到其产生的源头，加强了成本的控制。 从销售环节来看，通过财务部门和销售部门进行整合，使销售业务信息能够更加及时地转换为会计信息，提高了信息的实时性，降低了各部门协调的管理成本；通过各作业的整合，使流程更加顺畅，信息传递更加及时，能实时掌握企业应收账款的账龄，及时组织收款，减少坏账的损失。 经过一段时间的运转，以组织结构和流程调整为基础的ERP系统的优势得以初步显现：实现了数据共享与信息集成，确保了财务信息的准确性。加强了集团对财务的统一管理，加大了财务监控的力度。准确的成本核算是财务管理的基础，YF实施了ERP并进行成本核算流程的重组后，财务不但能了解销售、采购、库房、生产的全部过程，而且伴随着它们的每一个作业，财务都有了相应的反应，同时都有监控。正是这种信息的通畅、透明，保障了成本的准确，使实时核算成为可 66 高校教师硕士学位论文 能。通过会计业务流程重组，大大简化了原有的流程，极大地提高效率，而且由于采购、生产、销售与财务之墙被推倒，建立起了采购、生产、销售与财务之间相互制约和监督的机制。因此，公司在实行ERP，并进行业务流程重组后，公司的销售收入持续增长，成本却比上一年同期大副度下降，公司的业务运作效率明显提高，并为进一步提升管理水平打下了良好的基础。深圳市YF数码科技有限公司李总经理说：“在短短不到一年时间内，K/3ERP项目已经取得了显著的效果。使用K/3系统并及时进行业务流程重组后，给我们的工作带来了很大的方便，现在我通过K/3系统可以查询到我想要的一切生产、采购、销售等信息”。 实施ERP及会计业务流程重组以后，基层操作人员减少了一半以上，但是财务分析人员远远不足，这证明了企业信息化建设达到较高阶段，财务人员的职能将由核算向管理转化，需要高素质的人才，低素质者将被淘汰。 67 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 结 论 企业信息化建设既是一项庞大的系统工程，同时也是影响深远的企业管理变革，应用ERP是实施这一工程的主要途径。企业要提高管理效率，仅仅把ERP当成工具还远远不够，更重要的是更新管理理念，ERP涉及到企业生产管理的各个方面，以供应链为核心，与财务工作密切相关。因此，企业在上线ERP后，会计业务流程也必须遵循信息集成思想，进行流程的重组和优化，重新规划会计组织机构和工作职能。 1．解决的主要问题 传统会计业务流程是一种基于职能的模式，会计的基本职能在于反映和控制企业的经济活动，其目标界定为“受托责任论”，即旨在反映受托者对受托责任的履行情况。因而传统的会计业务流程也是基于受托责任论的需要而设计的。所提供的会计信息最终要反映受托责任的完成情况，委托者所关注的利润、现金、成本等信息，对企业的整体效益和规范化管理要求不高。而ERP环境以流程为中心，将企业管理由过去的职能导向型转变为流程导向型，会计管理流程也将与其它的业务处理流程进行整合，它不再是基于传统的会计循环，而是基于业务活动的“业务过程或业务事件”来建立会计业务流程。 本文从ERP的设计思想与管理理念入手，借鉴业务流程重组的理论，运用IT技术及最新管理研究成果，在会计信息的收集流程、处理流程、会计组织、会计档案保存等方面对传统的会计流程进行分析，通过对企业核心业务流程的集成性分析，提出了优化其处理过程的设想，建立了一套全新的会计流程模型，从而充分发挥ERP给企业会计工作带来的优势，以满足会计信息使用者、现代企业管理者的需要，促进会计职能由核算型向管理决策型转变，并应用于金蝶K/3 ERP软件系统，设计了相应的流程图和操作界面，为企业利用ERP软件提高管理效率提供了可行的理论依据及实施方案。 本研究主要解决了以下问题： （1）分析了ERP系统中财务子系统的构成和特点，财务系统与其它子系统的相互关系，以及ERP中财务系统的设计目标，探讨了ERP对传统会计实务带来的主要影响及ERP环境下会计业务流程的实现过程，并以业务流程重组理论为依据，总结了会计业务流程重组的一般原则，设计了基于ERP的会计业务流程处理模型。 （2）按照ERP思想，以供应链为核心，重点对企业生产经营管理的核心过程即获取及支付、生产制造、销售及收款三个环节的业务数据与会计数据的集成性进行了分析，找到了非集成状态下传统业务流程存在的缺陷，提出了在ERP环境下的解决方案。 （3）针对传统业务流程不能适应ERP需要的具体情况，按照ERP的管理思 68 高校教师硕士学位论文 想，重新设计了基于ERP的获取及支付环节业务流程、生产制造环节业务流程、销售及收款环节业务流程，并对它们相应的会计业务流程进行了优化处理，给出了优化后的处理流程，并分析比较了重组前后的效益。 （4）设计了ERP环境下新的会计业务流程，与原来的流程相比，实现了数据信息的一次输入永久共享，淡化了会计业务的凭证处理环节，加强了管理职能，提高了管理效率，降低了管理成本。 （5）设计了基于ERP环境，符合ERP思想的新的会计部门组织结构，使会计机构简洁化、扁平化，会计信息的传递更加顺畅，反馈更加准确及时，符合现代企业管理的发展趋势。 （6）以深圳市YF数码科技有限公司为例，进行了案例分析，将ERP环境下的会计业务流程重组理论应用于金蝶K/3 ERP系统，完成了业务与会计信息的集成处理，优化了业务流程，提高了处理效率和管理水平，实现了选题的预期目标。 2． 主要创新点 本文的创新点主要表现在以下三个方面： （1）以会计业务流程的重组优化为基础，但不局限于会计领域，而是综合运用现代管理理论、会计理论、ERP理论、网络技术与数据库技术，设计了实时凭证产生（RVP）模型、会计业务主动处理（ABAP）模型和数据库模式识别（DBMI）模型，将会计业务流程重组优化所涉及到的各个环节有机融合，动态处理会计信息，实现物流、资金流和信息流的同步处理，具有较强的理论价值和实用性。 （2）ERP的核心是供应链管理，本文系统分析了供应链的三个核心环节即采购及支付环节、生产制造环节、销售及收款环节的业务流程，从中抽取与财务子系统相关的数据，深入剖析了这些环节的业务数据与会计数据的信息集成问题，设计了基于ERP环境的会计业务处理流程，并对流程进行了优化，为企业实施信息化管理提供了较好的解决方案。 （3）金蝶软件集团是我国ERP系统的专业研发公司，拥有20多万用户单位，其K/3 ERP在全国得到了广泛的应用，在ERP领域举足轻重，是我国管理软件的领导厂商，但以K/3ERP为基础进行会计业务流程重组的理论研究却很少，无法为广大的K/3用户企业提供参考。本文以K/3 ERP为案例平台，系统分析了会计业务流程重组和优化后在企业K/3系统上的实现过程，具有较强的理论价值和应用价值。 3．研究的局限性 由于我国企业信息化建设发展时间相对较短，实施成功的企业并不多，本文在写作过程中，虽然参考了很多的企业案例，也对一些企业进行了实地调研并亲自参与了ERP的实施，但是对于企业的实际情况和业务流程仍然有不够清楚的地方，因而设计的解决方案还存在不足和需要进一步完善的方面，这些问题有待于 69 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 今后进一步研究和实践验证。主要反映在以下两点： （1）企业信息化建设和ERP是全世界都在讨论并关注的热点话题，比较典型的ERP软件是德国的SAP、Global公司SSA、Best Software、Oracle和Intuit，港台地区的统率、鼎新、天心，大陆的用友、金蝶、神州数码。本研究的分析与设计以中国大陆企业为基础，而高居ERP市场榜首的两大巨头—用友和金蝶均是依靠开发财务软件起家的，他们的U8和 K/3 ERP软件都是以财务为起点，逐渐升级完善形成的，并没有加入ERP的全部核心思想。这种状况给本研究带来较大的困难，既要考虑ERP的先进理念，又要兼顾实际软件，因此论文的分析设计并非十分彻底，理论与实际尚存在有一定的脱节现象。 （2）企业的生产经营形式多样化，工业企业与商业企业不同，生产制造企业与流通企业的运作模式也不相同，国营企业、外资企业与合资企业在管理方面也不尽一样，这就限制了研究成果的通用性。本文以生产制造企业为侧重点，虽然具有较强的代表性，但毕竟没有对其它类型企业的流程进行深入的了解，因而成果并不一定适应于非生产制造企业。 4．后期工作 本文按照ERP以供应链为核心的原则，重点研究了供应链的三个核心环节即采购及支付环节、生产制造环节和销售及收款环节的会计业务流程重组及优化，但事实上，会计业务流程还远不止这三个环节，它与劳动人事、经营决策、固定资产等各个方面都紧密相关，这些内容都是本论文所没有研究的。因此要设计出基于ERP的全部会计业务流程，各个环节均不可缺少，这也是后一阶段需要研究的内容。 5．ERP环境下会计业务流程重组前景预测 目前中国经济正处在转型和发展阶段，即从计划经济转为市场经济，从农业化发展为工业化，并要从全球化和长远发展目标角度来关注信息化。就是说不仅要迅速完成工业化，同时也要快速跟上信息化。ERP虽不是灵丹妙药，但它确实是世界上先进的管理思想和方法。以目前中国企业尤其是国有企业的粗放式管理现状，如果再不借助信息技术手段来提高企业的素质，企业将在残酷的市场竞争中无立锥之地，引入ERP管理系统成为中国企业提高管理的大势所趋。 “达・芬奇密码”中有一句话：“当你需要简化的时候，你面对的是一个终极复杂的市场”，软件开发与应用也是一样，当不断丰富管理软件的时候，所面对的市场和用户需求却是复杂多样的，面对复杂多样用户需求的时候，以前永远处在一个夹带了成本的困局中：一方面需要针对所有的用户，满足他们的需求，希望借此为整个产品发展带来帮助，反过来为了满足这样的需求，需要不断进行个性化的开发，使得成本居高不下。因此统一思想、开放架构、个性设计将是ERP环境下会计工作的发展趋势。主要体现在以下3个方面： 70 高校教师硕士学位论文 （1）会计工作更加规范化 ERP是一个规范化平台，它集成了财务系统、采购/销售系统、人事工资、人力资源、生产制造、固定资产、成本管理、经营决策等全方位的信息化处理过程，它完全基于流程而不是基于职能，各个模块统一模式。在会计业务流程处理方面，从数据的录入到凭证的格式和类型的选用再到审核查询，以及账薄输出都是按照会计法规定的形式制作，原来的财务会计和管理会计将合二为一，实现会计的核算职能向管理职能转化。 （2）中间过程淡化乃至消失，会计档案的保存方便而实用 在手工会计和电算会计期间，需要打印大量的记账凭证，财务查账也是基于纸质凭证，这些过程在将来都会有很大的改变。理论上说，打印出来的纸质记账凭证并没有很多保存价值，其制作也可以由ERP软件自动完成。在将来的会计工作中，记账凭证保存在ERP系统中即可，如果需要检查，直接从ERP数据库中提取查询输出，由于计算机及网络的海量级存贮，加上快捷灵活的检索方式，使将来的财务检查甚至账薄检查都可以直接在ERP系统上进行，不仅提高了工作效率，同时也杜绝了会计工作存在的种种弊端。 （3）会计岗位的要求会进一步提高，会计与业务信息合并处理 会计人员不仅要懂财务制度，同时还要懂业务，还要有较好的计算机知识和ERP系统理论。过渡期间，通过设置业务部门信息处理人员实现财务信息与业务信息的协同处理，将来完全可以同时由一个人承担，以减少信息输入的环节。因为ERP是基于计算机及网络技术，其处理过程和文档保存均以数据库为基础，难免软件及机器设备出现故障，会计人员需要一定的维护与处理知识，才能应付会计岗位的需求，这无疑给所有的会计提出了一种新的挑战。因此，充分发挥ERP的效能，提高会计人员的综合素质势在必行。 综上所述，ERP给企业管理带来了新的活力，同时也会改变企业员工的许多观点和理念，机会与挑战并存。 71 基于ERP的会计业务流程重组及案例分析 参考文献 [1] Leiber.Here comes SAP,Fortune, 1997,29(10):15-20 [2] Markus Garlund, Teemu Malmi.Moderate impact of ERPS on management accounting: lag or permanent outcome. 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ERP环境下企业业务流程应予优化.企业家天地,2006,(9):122-123 [5] 李赛娟.基于ERP的成本核算流程的优化.科技情报开发与经 济,2007,28(10):215-216 [6] 2007年9月,撰写的论文《基于ERP的会计业务流程自动处理技术研究》获 湖南省计算机学会2007年年会论文评比三等奖. [7] 2005年5月,参与长沙民政学院立项课题《高校信息化建设的整体规划》,2006 年6月结题 [8] 2007年4月,参与长沙民政学院国家示范院校建设立项课题《计算机信息管理 专业背靠企业办学模式研究与实践》 76 因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容