集团公司档案管理制度

第一条为加强对本公司档案的管理工作，有效地保护和利用档案，依据《档案法》的有关规定，结合公司的实际情况制定本制度。

第二条公司的档案工作实行集中管理与分散管理相结合的原则，由主管领导直接负责。分散管理是指：各部应配备专（兼）职档案人员，负责本部的档案和文件资料的管理工作。集中管理是指：集团办公室对所有部门和所有子公司的档案工作具体负责，业务上进行监督、检查和指导。根据管理的需要，各部门和各子公司必须定期将重要档案资料移交集团档案室。

第三条各子公司必须每三个月将留存在本部的所有档案的目录交集团办公室一份。集团档案管理负责人定期核实。

第四条各部门和各子公司的专（兼）职档案人员如有变动，必须做好交接工作，并及时通知集团办公室。

第五条负责宣传贯彻有关档案工作的方针、、法律、法规。

第六条负责档案管理规章制度的制订、修订、宣传、执行。

第七条负责档案发展规划的编制、年度档案工作计划的

编制、年度档案工作情况的总结。

第负责集中统管理全部档案及科技资料（包括科技档案的底图）。

第九条负责各类档案的收集、建档、保管、提供利用、统计等工作。

第十条负责各类档案及资料的鉴定、销毁的组织工作。 第十一条科学系统管理所属档案，采用的检索工具方便易用。

第十二条负责档案室安全保护工作，做到“七防”，即：防火、防盗、防光线直射、防潮湿、防高温、防尘、防虫蛀鼠咬，保证档案的安全、清洁卫生。

第十三条合理利用档案，做到文明礼貌，热情服务，查找迅速、准确。

第十四条负责做好档案统计工作，凡是档案收进、移出、库存、鉴定、销毁、利用等工作都要认真进行登记、统计，做到账目清楚，报表完整，数字准确。第十五条严禁泄密和丢失档案，做到离室锁门，下班前认真做好安全检查，发现问题及时报告处理。

第十六条档案管理人员调离时，必须严格办理交接手续，认真核对、签收，交接不清不能离职。

第十七条档案的密级分为绝密、机密、秘密、内部四级。 第十档案人员要严格遵守档案保密制度。

第十九条凡借阅秘密以上档案材料时，必须严格履行审批手续和借阅手续。

第二十条对库藏档案要详细登记、定期检查、妥善保管。如发现丢失时应认真查找，并及时通知有关领导。

第二十一条秘密以上档案材料及其复制件的传递，一般应通过机要通讯渠道邮寄，携带时，必须两人以上同行。严禁一人携带机密档案材料出差。

第二十二条公司在科研、生产、经营等各项活动中形成的能真实反映企业情况和历史过程的具有一定保存价值和查考利用价值的收发文件、会议记录及编印出版物等都属于档案，具体形式包括文件材料、图表、图纸、照片、影片、录音、录像等各种形式。主要有以下几方面：

（一）科学技术方面包括：科学研究；产品设计及开发；技术引进；基本建

设；技术改变；通用设备仪器、使用、维修、改变、管理；专用设备一切的设计、制造、使用、维修、改变等活动形成的文件材料。

（二）生产技术管理方面包括：生产调度、劳动管理、科技管理、档案及信息管理、质量管理、标准化管理、计量管理、现场管理、能源管理、安全管理及环境保护管理、工业卫生及劳动保护管理等活动形成的文件材料。

（三）营管理方面包括：企业的经营决策、经营计划、

统计工作、财务管理、物资管理、产品销售、企业管理等活动形成的文件资料。

（四）行政管理方面包括：行政事务管理、外事工作、审计工作、人事管理、教育工作、医疗卫生、后勤福利等活动形成的文件资料。

（五）会计文件材料包括：各种会计凭证、各种会计帐簿、各种会计报表；审计、验资、清算、阶段性会计报告等。

（六）公司人事档案材料包括：中层干部档案；会计人员档案；在职职工档案；兼职人员档案；临时人员档案；试用期内人员档案；合同到期、辞职、离职、辞退等资料文件；录用、升/降职、调动、调薪、表彰、处分、考核、评选、学习、培训、福利等资料文件。

（七）声像材料方面包括：在科研、生产、经营等各项活动中形成的照片、底片、录音带、录像带、计算机磁盘光盘等各种声像材料。女［1:工程设计图纸要同时刻录光盘；参展、各项活动、外事活动、接待来访、对外宣传等过程中形成的声像资料。

归档的文件材料中反映的事件必须已经完结，即是已经发生并且完全结束的事件。

第二十三条归档的文件材料应齐全、完整、真实地反映本企业情况和历史过程。

第二十四条归档的文件材料应字迹工整。书写及制作材

料应利于长期保存。手写材料应用蓝黑色或黑色碳素墨水书写（会计档案及短期保存的档案除外）。第二十五条一般不应用复印件代替原件归档。

第二十六条计算机产生的文件应尽可能利用光盘等利于长期保存的载体保存，尽可能少用软盘保存。

第二十七条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批准的文件材料收集齐全，加以整理并及时送交本部门专（兼）职文书归档。

第二十档案人员平时应该督促归档文件材料的及时上交。

第二十九条工作结束后,原稿交办公室归档，经办部门根据实际需要留存复印件；如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总裁同意后妥善保存，办公室以复印件归档。

档案的移交上级档案主管机关有要求的，应按照其要求移交档案。女山工程档案应及时完整移交到相关档案馆。

第三十条各子公司从1月开始每三个月向集团办公室移交本段时期重要档案资料。

第三十一条如果有原件，必须移交原件。根据工作需要，各部门和子公司可自己保留复印件。

第三十二条档案移交时填写《移交清单》一式两份，交接双方在移交清单上签字，各保存一份备查。同时提交电子

版的移交清单。

第三十三条档案利用的方式有：查阅；借阅；复制。 第三十四条凡本企业员工因工作需要查阅本企业档案材料者，必须持《档案利用申请单》亲自到办公室办理手续。

第三十五条《档案利用申请单》上必须写清查阅的范围，用途、利用的方式、份数、原件或复印件，并经有关领导批准签字。

第三十六条阅览档案须经该部门经理批准方可利用；如需复制或借出档案材料，必须报经部门经理直至总裁批准；借阅机密、重要档案及会议记录时，须经该部门经理、办公室主任、总裁批准。

第三十七条借阅档案必须及时归还并办理归还登记。 第三十借阅人员应按档案员的要求阅读，无关部分不能阅读，要严守秘密，档案内容不能向无关人员泄密。

第三十九条借出的档案资料原则上最长可以保留两个星期，如果需要可办理续借手续。

公司档案原则上不向公司以外人员提供利用，如因工作需要，必须由公司内部相关人员按照本管理制度的要求办理相关借阅利用手续。

第四十条借阅档案者有义务认真爱护，妥善保管档案，不得在档案资料上任意标记、修改、涂污等。更不允许丢失、损坏和转借他人。

第四十一条摘抄属于复制的范围。摘抄的档案内容须经档案员核对后盖章、签字方能作为证实材料。

第四十二条办公室会同有关部门根据《档案法》和及上级业务主管部门关于各种门类和载体档案保管期限的规定，制定本企业档案保管期限表。

第四十三条对于过期失效和无保存价值的档案材料，要认真登记造册，经董事长和部门主管共同批准后集中销毁，严禁当废纸出售。

第四十四条销毁档案时应到地点，至少应有一名销毁人和一名监销人在现场，防止遗失和泄密。

第四十五条档案室系机要重地，非工作人员严禁入内。 第四十六条档案人员要做好档案室的防盗、防火、防潮、防光照、防尘、防有害生物等安全防护工作。

第四十七条严禁在档案室内存放任何不利于档案保存的物品，如：食品、花卉、易燃易爆品等。

第四十档案室内的温度应控制在14-24°C,湿度应控制在50%—60%之间。

第四十九条下班前，档案工作人员要对档案室进行认真检查，确认无任何隐患之后方可离开。

特殊载体档案的管理

第五十条照片、底片、录音带、录像带等特殊载体的档案归档时必须认真验收、试听、试看。保存时要做好防磁工

作。

第五十一条归档的特殊载体档案必须附上必要的文字说明，随同与其配套的纸质材料一同归档。

第五十二条为了工作的需要，会计档案每年移交一次，于次年年初移交办公室。

第五十三条会计文件材料的立卷

（一）会计文件材料的立卷工作由财务部门负责完成，要做到整齐、结实、美观。

（二）为了方便保存、保持美观和实用，会计凭证要装入会计凭证专用凭证盒内。

（三）会计帐簿装订成册时要加封面。 （四）会计报表以年为单位装订成册。

第五十四条会计档案移交时填写《会计档案移交清册》和《会计档案移交清单》各一式三分，交接双方各保留一份，办公室主任保留一份。

第五十五条销毁过期的会计档案后，其销毁清册永久保存。

第五十六条凡违反该档案管理制度泄密、不及时归还、损坏、丢失档案，给公司造成一定损失者，公司追究其责任并视其情节严重给予相应的惩处。