档案管理 水利工程档案的管理及思考 赵金玲 （德州市水利勘察设计研究院，山东德州２５３０１４） 现代水利工作的不断创新和发展，科学技术的进步以及法制建设 的不断完善，水利工作在水利建设中将会发挥更直接的作用。水利科 学技术工作成为水利工作的先锋军，其工作量和工作任务都在飞速发 展，因此也凸显出水利工程档案管理的重要性，水利工程档案也必须 要紧跟水利发展的步伐，为新形势下的水利建设服务，水利工程档案 管理质量的提升也成为迫在眉睫的工作。 １水利工程档案的管理存在的问题 １、对档案管理工作的重要性认识不够，认为档案就是简单的资料 保管，无事可做的清闲工作，致使档案意识淡薄，档案工作不到位， 档案质量不高。 ２、档案制度不健全，或建立了相应的规章制度，没有形成有效的 管理和监管机制，导致工程档案文件在形成、积累、归档、移交等环 节较为混乱，容易出现内容短缺无法发挥档案的法律凭证和历史参考 作用。 ３、档案收集不及时，很多重要的档案材料收集不完整，不齐全， 档案工作被动，需要时查找不到。影响档案的利用。 ４、案卷整理不规范，档案或是没有明确的分类，摆放杂乱无章， 查找的时候无从下手。或是没有按照档案标准的要求整理档案，卷内 文件排列缺少系统性，严重影响档案质量。 ２水利工程档案管理中的几点做法 １、提高对水利工程档案重要性的认识 我院水利工程档案是技术人员从事水利工作的真实写照，是在长 期的工作实践中改造自然、利用自然资源，抗御自然灾害辛勤劳动的 成果。水利工程设计工作中所形成的材料，不但是一种记录，是一种 信息，更是重要的水利建设资源，是全市水利档案的重要组成部分， 是开展水利项目建设、运行、管理、维护、改（扩）建等工作的重要 依据和条件，也是落实水利工程质量终身负责制的重要凭证，它对当 前及今后水利工程项目的开发、设计与管理，具有决定性的借鉴与不 可替代参考的作用。 ２、建立健全档案制度，保证档案文件质量 遵循《档案法》并根据《水利科学技术档案管理规定》，制定一 系列的档案管理制度，明确档案工作部门的人员职责与任务，同时增 强水利工程建设项目全员档案意识，加大档案人材的培养力度，提高 工程建设项目档案工作人员的素质。并形成一套完整的水利工程档案 管理法律化、制度化体系，使档案管理的每一个环节都有章可循、有 法可依，做到依法治档，依法管理档案，为促进水利工程档案工作的 健康、有序发展提供有利保障。 ３、规范的档案整理，夯实档案管理基础 规范细致的档案整理工作，是档案管理的基础，也是档案的核心 重点工作。首先，根据我院档案内容性质和形成特点，进行档案材料 的分类，我院档案可分为灌区、河道、水利工程等。其次，组织案卷 是一项重要、复杂而又繁琐的工作，管理人员要足够细致和耐心，正 确判断材料的属性，既要区分类别，又要把相关的材料组合成卷。既 要保证材料准确分类，又不破坏材料之间的关联。并检查材料是否 齐全，保证档案的完整性，准确性和专一性，避免给以后利用造成隐 患。最后，本着维护和监督案卷完整和安全，便于日后的查找利用的 原则，做好档案案卷的编日排架编号工作。整理好的档案排架整齐， 类目明确，存放清晰，一目了然，明确显示出我院档案的整体全貌。 规范整理档案，提高案卷质量，也只有高质量的案卷才能充分保障档 案应具有的参考、保存价值。 ４、做好水利工程档案的收集，保证档案材料的齐全 水利工程档案资料形成过程复杂，技术含量高，投入了大量人、 财、物，在广泛深入调研的基础上，经过认真的一丝不苟的科学研 究、勘测设计和管理等活动而形成的，包括从工程项目的提出立项、 可行性研究、初步设计、施工图设计、以及与项目有关的批复文件， 参考资料等各阶段中形成的、应当保存的文字、图纸、图表、声像、 计算材料等不同形式的载体都应归档保存。在项目进行的同时将档 案工作渗透到各个环节之中，项目法人应切实做好项目档案的收集、 整理、归档和保管工作，做到及时把档案移交档案部门，进行集中统 管理。档案人员还可以针对不同工程建设分别采用追逐收集和分段 收集两种方式。追逐收集适用于工程周期短形成档案资料快的工程， 及时掌握工程信息的同时针对性强收集速度快，档案资料齐全。分段 收集实用与建设周期长的工程，收集过程中要加强催收，尽量避免档 案原始材料的失散，保证工程档案的连续性，完整性。完整的水利工 程档案是一笔宝贵的财富，在学术研究方面，通过查阅参考丰富、准 确、可靠的历史档案资料，及时吸取到工程建设经验的同时，可以更 快更好的取得研究成果。 ５、通过开发利用档案信息，促进档案管理工作 对于档案工作而言，管理是方式，利用是目的，做好档案资料的 收集、归档工作、积累贮存档案是为了利用、而更好地开发利用档案 信息，反过来也会促进档案管理工作。水利工程档案的形成是水利工 作者劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资 源，而这些资源又通过档案工作者提供给水利工作者利用 每当业务 一部门专业技术人员从利用档案中获得信息时，他们都会更积极主动地 向档案室归档文件材料，从而保证了工程档案的完整性，形成档案管 理的良性循环，促使档案管理更上新台阶。 ６、加快水利工程档案电子文件的收集 现代社会电子文件越来越普及，做好电子文件的收集整理，由于 电子文件具有信息的非人工识读性、系统的依赖性、信息的易变性、 信息与载体间可分离性、信息存储的高密度等特性，因此，无论是采 用脱机归档还是联机的方式归档，都要保证电子文件的安全性、原始 性、真实性、完整性、系统性和可读性，以实现档案的最大经济价值 和社会价值。 ７、提高档案管理者的综合素质，增强档案服务意识 单位研究领域的拓宽，内容的丰富，载体形式的变化，对水利工 程档案管理者的整体素质提出了更高的要求。要做做好水利工程档案 管理工程，不仅要主动学习，拓宽水利专业和档案专业知识面，提升 水利工程档案管理业务能力，要增强服务意识，树立事业心和责任 感，提高思想意识，增强使命感，确保水利工程档案的可靠性，安全 性，完整性。水利工程档案是水利工作的一部分，更是档案工作的一 部分，是一门专业性很强的工作，工作人员不能局限于现有的档案管 理知识，必须紧跟档案管理的发展。优化知识结构，强化专业技能， 发挥好主观能动性，促进水利工程档案发挥最大限度的服务性，服务 于水利现代化建设。 发布、信息导航、信息交流，用不同形式的读书社或社团开展信息活 动，促进信息交流，使整个校园形成一个浓厚的信息氛围，为信息素 养教育奠定良好的支撑环境。 参考文献 ２．丁红： 《高校图书馆与大学生信息素质教育》，载《情报探索》， ２００６（２）。 ３．杨桂荣、蔡福瑞：《高校图书馆与用户信息素养教育探讨》，载 《图书馆论坛》，２００６ １．赖永波： 高校信息素养教育与学科课程整合的几点思考》，载《情 报探索》，２００６（２）。 ４．管蔚华： 《高校图书馆在新时代大学教学中的地位》，载《浙江高 校图书情报工作》，２００６（５） ・ ．２３—
