人事档案管理规定

人事档案管理规定

编号：GT/JB/RZ 014-2013A

第一条 目的：

为了将公司人事档案管理工作制度化、规范化，确保人事档案的机密性、完整性和准确性，防止档案丢失、损坏，便于公司对人员的在职管理，特制定本规定。

第二条 适用范围：

本规定适用于66公司及下属煤业公司。 第三条 职责：

1、公司人事档案管理部门归口人力资源部，各煤业公司人事档案管理部门归口综合办公室，人事档案管理须指定专人负责。

2、公司人员和煤业公司中层及以上人员的人事档案由人力资源部管理；煤业公司普通员工的人事档案由各矿综合办公室管理。

3、公司人事档案管理员负责维护和完善人力资源管理系统。 4、人事档案管理员负责人事档案的归档、整理、借阅、销毁等工作。 第四条 人事档案的分类： 1、入职档案：

（1）人员应聘登记表、面试评价表、录用审批表、招聘洽谈记录、身份证复印件、学历学位证书复印件、职称证书复印件、体检表、上单位解除劳动关系证明、英语/计算机等级证书复印件、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。

（2）劳动合同、保密协议、补充协议等。 2、培训档案：

（1）新员工入职培训试卷、培训心得等。

（2）培训登记表、外派培训总结、培训申请表、培训效果评估表。 （3）培训服务协议等。 3、职位档案：

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（1）聘书、职务任命书。

（2）职务变动申请、职位职务变更记录。 4、薪酬考核档案：

（1）试用期考核表、员工试用期总结表。 （2）考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。 （3）调薪申请单、调薪记录。 5、其他档案：

（1）个人党、团相关资料。 （2）各类奖励、处罚记录。

（3）离职申请、移交清单、解除劳动关系证明、离职证明、补偿金协议、其他补充协议等。

第五条 管理规定： 1、归档管理：

（1）归档前，要对归档材料进行鉴别，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。

（2）归档时要对材料的真实性进行鉴别后方可归档。 （3）及时将新材料归入档案中。 2、人事档案的查（借）阅：

（1）查（借）阅人事档案须经公司人力资源部/分管领导审核、总经理审批后方可查（借）阅，特殊情况下须经董事长审批。

（2）使用人因、学历提升、职称晋升、考试等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由档案管理人员向证明人核实情况后，可以出具证明材料。

（3）档案管理员要做好归档记录、查（借）阅记录。 3、人事档案的保密及保存期限：

（1）档案管理人员不得对档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

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（2）档案管理员要定期对档案进行检查，防治霉变、虫蛀，防火、防水、防盗。

（3）人事档案原则上永久保存，对于已辞（退）职人员的个人档案，原则上自离职之日起3年后方可销毁，销毁时须经公司领导批准，并做好销毁记录。

4、电子档案：

（1）人事档案管理员须及时维护和管理人力资源管理系统。

（2）为便于查阅和管理，档案管理员应建立电子档案。电子档案内容要与第四条档案材料保持一致。 第六条 奖惩规定：

1、档案管理员在管理过程中提出创新办法的，给予提报人200元的奖励。 2、因保管或借阅导致档案丢失的，给予责任人200元-1000元的罚款。 3、查阅或借阅档案时，擅自涂改、抽页、拆毁、剪裁、增删档案的，给予责任人200元-1000元的罚款。

4、在规定时间内未按要求提供相关人事档案的，给予责任人100元的罚款；若经多次催缴仍未上交的，给予责任人200元-500元的罚款。

5、未及时建立、更新人事档案的，给予档案管理员200元的罚款。 6、利用档案资料或借助自身权利进行谋利的，给予责任人200元-2000元的罚款，并有权追究其经济和法律责任。

7、未履行借阅手续、未填写借阅登记表的，给予责任人200元的罚款。 第七条 本规定由公司人力资源部负责解释。

第 本规定由公司总经理办公会审批后生效，修改时亦同。 第九条 本规定自下发之日起实施，旧制度同日废除。 附件：

1、《人事档案借阅登记表》 2、《人事档案借阅申请单》 3、《人事档案销毁审批单》

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附件1

员工档案借阅登记表

年 月 序号 日

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档案名称 借阅时间 借阅人 档案管理员 归还时间 备注 国泰能源制度文件 GT/JB/RZ 014-2013A

附件2

人事档案借阅申请单

借阅人姓名 所在单位/部门 借阅时间 分管领导 总经理 档案管理员 借阅档案名称 人事负责人 归还情况及日期 此表单人事部门存档。

附件3

人事档案销毁申请单

序号 1 2 3 4 人事负责人 销毁日期 监销人 此表单人事部门存档。

档案名称 归档日期 离职日期 备注 分管领导 总经理 销毁方式 档案管理员

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