材料采购和材料控制管理

1 采购的主要类别

工程采购：选择一家或数家承包商来完成工程项目工作的过程。 物资采购：向供货商购买工程建设需要的投入物，如原辅材料、零部件、设备。

服务采购：指付出智力劳动获取回报的过程， 本章所指的采购管理和材料控制是物资采购。 2 制定采办策略

项目启动阶段项目组编制采办策略，并得到公司批准。采办策略预先制订采办方式，确定采办渠道和候选供应商，便于采办的计划、管理、控制，规范采办行为，利于采办工作的顺利进行。

3 项目合格供应商库

为保证项目的物资和服务顺利采办，必须建立项目的合格供应商库。项目策划期间，项目组落实供应商库是否满足项目需求，当合格供应商库中现有供应商不能满足项目采办需求时，按照公司的采购控制程序，对新的供应商进行评审，并报公司批准。合格供应商来源是： ● 总公司合格供应商库 ● 基地集团公司合格供应商库 ● ****公司合格供应商库

● 基地开发公司合格供应商库。 4 供应商的选择与审批

根据采办需求，项目部从合格供应商库中挑选3～5家合格供应商作为候选供应商。必须优先选择资质能力满足项目要求、信誉度搞、有良好合作经历的供应商。异地施工情况下，可以按程序要求增加当地的供应商，利用当地供应商的优势，在同等资质、信誉和能力条件下优先使用。

编制《发标名单审批表》，经项目组讨论、审查，报公司经营计划部备案，合同有要求时，还应经过甲方审批。 5 采办计划 5.1 物资采办计划

采办计划由项目组技术管理人员负责编制，提供书面采办计划表。采办计划表中应明确地列出需采办货物的名称、数量、规格尺寸、技术要求、到货时间等。计划表由项目工程师审核，项目经理审批。 6 采办申请或立项

● 填写内容：填写采办预算金额、采办内容、采办数量、规格型号。

● 审核和批准：申请表项目工程师审核，按权限由项目经理或公司批准。 7采办实施 7.1 询价采办

对于采办预算低于招标采办要求额度的物资采办或外协工作可以部采取招标形式，但应进行询比价采办。由项目部向申请表中推荐的供应商询价，要求供应商以书面形式报价。采办人员填写询价表，由项目经理签发；收到报价后，采办负责人和技术主管人员在报价单上签字确认。 7.2 招标采办

采办预算高于招标采办要求额度或有特殊要求的必须以招标形式采办。招标和评标工作由公司经营计划部组织并编制商务标，项目部负责编制技术标；项目部负责技术评标和技术澄清，经营计划部负责评审商务标和价格标。遵循两步开标原则，即技术和商务标满足要求后，才能开价格标。

● 招标文件编制完成后，向推荐投标方发标并填写《发标记录表》；

● 收到投标文件后，填写《收标记录表》； ● 到开标日期，向项目经理提交开标申请；

● 组织有关人员开标并填写《开标记录表》，开标的顺序应该是先开技术标和商务标，最后开价格标，开标前应按采办审批权限报批；

● 如投标数量部满足三家的要求，可重新招标，挑选新的投标方；

●技术和商务标书评标完成后，填写《技术评标表》和《商务评标表》，同时编写详细的评标报告，提出评标推荐意见；

●技术评标和商务标书评审完成后，开启技术标合格的投标方的价格标，3至5名相关人员和项目领导参与开价格标并签字确认。 7.3 议标采办

议标采办必须满足的条件：

●技术、能力、服务只有独家可以接受的 ●招标费用超过采办合同金额6％以上的

●购买专利材料、设备和所购买独家生产设备的配件从其它来源无法采办的

●由于部可预见因素进行紧急采办的

●在合理价格范围内由总公司内部供应商提供服务的 ●在过去一年内曾以竞争性招标方式采办、而本次价格未变或下浮重新采办的

●经批准的其他部招标采办的。 8综合评审

招投标或询比价工作结束后，填写综合评审表或评标结果审批表，以综合技术、商务评标结果和价格比较情况，选定中标方。该表由采办负责人组织填写，并进行商务评审，项目技术工程师提交技术意见，项目经理审批。 9技术和商务澄清

确定中标后，如果甲乙双方对采办合同的条款、价格、工作量、工作的标准和技术要求等理解不一致或发生了理解偏差，

双方应该进行澄清，以便双方能更好地履行各自的合同责任。技术澄清由项目工程师负责；商务澄清由公司经营计划部负责。 10合同评审

审核合同条款和相关附件的合法性、完善性、保护公司利益，

同时确认审核程序的符合性。采办负责人负责合同审批表的填写。项目工程师和公司经营计划部审核，按权限项目经理批准或公司批准。 11同签订

●公司经营计划部负责采办合同条款的编制和小签； ●项目工程师负责技术附件的编写和小签； ●公司安全环保部负责安全环保要求的编写和小签 ●项目工程师负责技术附件的编写和小签； ●公司技术部负责质量控制程序文件的编写和小签； ●按权限项目经理或公司主管领导签署合同 ●文件管理人员登记、盖章。 12采办合同变更

当采办合同的工作量、标准、规范、时间、地点或作业方式等需要变更时，应实施合同变更程序。

12.1 项目部项目工程师提出变更计划表或变更申请

●变更计划或申请的内容应包括交货或施工的时间、地点、数量和技术要求等

●变更计划或申请应由使用单位的技术/项目工程师审核批准。

12.2 根据变更计划表，公司经营计划部编制合同变更申请表，由员采办合同采办申请表的审核、批准人员签字审批； 12.3向供方提出变更要求函（附变更明细和具体要求） 12.4供方对我方的变更要求进行确认并提出由此而引起的交货或施工时间和费用等的变化；

12.5填写合同变更审批表，由原合同的审核部门签字审核和项目经理签字批准，并签订变更协议。 13到货验收控制

● 采办人员、质控人员、第三方质量控制人员、项目组主管技术人员和甲方质控人员参加验收，按照合同要求在到货时间、货物数量和外观等方面把关。

● 技术和质控人员应审核物资规格型号、技术参数、技术要求和检验数据，并进行现场取样送检试验、试压。在取样和送检过程中，必须三方全部参加。

发现质量问题的处理：退回、退换、或让步使用、或整改后使用。

●重大质量问题向项目经理或公司领导汇报。 14采办完工文件

采办管理文件包括采办管理程序、采办策略和审批过程文件。这些文件是项目采办规范化管理和审计的必要依据，必须按照

文件编制和审批的时间顺序进行整理和保管。 ● 采办策略、采办计划表

● 供应商推荐、考察、审查、批准文件

● 所有参与投标的供应商的招投标文件、原始报价、澄清文件和评标文件等

● 采办合同，包括变更协议；

● 与供应商之间有关合同的往来传真、会议纪要、各部门内部、各部门之间与本合同有关的备忘录和委托书等 ● 与合同有关的技术资料、图纸、施工方案等；

● 供应商提供的产品资料，质量证明书、合格证、检验报告、质保书、第三方检验证书等 ● 货物验收报告书、货物验收单等 ● 费用支付文件等