高校艺术院系办公室行政精细化管理的

白

云

（西安科技大学艺术学院办公室）

摘要：艺术院系办公室行政管理是高校行政管理的重要组成部分，直接影响着教学安排以及学生管理等工作，利用精细化的管理理

念来提高管理水平以及行政效能十分必要。就当前高校艺术院系办公室管理存在的问题、进行精细化管理的必要性、管理措施以及管理中应注意的问题进行了探讨。关键词：高校；艺术院系；行政管理；精细化

办公室行政管理是实现高校改革与发展的重要环节之一，

艺术院系作为高校的重要组成部分，涉及了教学、

科研以及后勤等多方面的工作。艺术院系的教学方式、学科专业设置以及管理运作方式等都有着自己的特色，因此，探究高校艺术院系办公室管理的必要性及存在的问题、分析相关管理办法等，对提高高校及艺术院系的管理水平以及行政能力、创建高水平且有特色的艺术院系具有积极作用。

1高校艺术院系办公室行政精细化管理的必要性

高校院系办公室作为一个管理机构，涉及了多方面的管理工作，实行精细化管理对提高艺术院系的教学质量及竞争力具

有重要意义，也是转变艺术院系办公室管理模式、

提高管理水平以及行政效能的必经之路。

1.1办公室职能方面

高校艺术院系办公室涉及了学校以及艺术院系的保密工

作，负责建立健全相关的工作制度及规范等，此外也负责一些档案资料的归档、管理及利用等细节性的工作，这就要求艺术院系办公室的行政管理工作应确保工作的实效性，同时也应处理好每一个细节。

1.2信息化管理方面

随着计算机网络技术的发展，办公自动化在艺术院系的办公室行政管理工作广泛应用，利用网络平台以及信息管理系统，使信息传递更加快速、全面、准确，节约了大量的人力和物力，有效地减少了重复性的操作，大大提高了办公室行政管理工作的效率和效能，同时也降低了管理成本。

1.3在规范化管理方面

要保证艺术院系办公室行政管理工作的高校性和有序性，

就应合理地分配和利用办公室资源。

这就要求管理人员应根据学校的相关规章制度，并结合艺术院系的实际情况建立健全院系内部的各项管理制度。同时，应确保各项制度的可行性及适应性，从实际出发，科学地划分工作任务并明确岗位的职责，实现工作任务以及管理要求的量化及规范化。

1.4工作时效方面

高校艺术院系办公室的日常工作主要是围绕教学活动以及科研来展开的，承担着上下沟通及左右协调的重任。在管理过程中，应对各类事务进行合理的细分排序，分清主次和轻重缓急，以快速、准确地解决各类事务，确保艺术院系日常工作的正常进行。

2当前高校艺术院系办公室管理中存在的问题

2.1服务意识不强

目前，我国高校艺术院系办公室的工作质量不高，主要原因是办公室人员的服务意识不强。部分办公室工作人员没有认

识到行政管理工作的重要性，工作态度不积极，缺乏全局性意识以及创新观念，只满足于处理一些日常的简单琐碎的办公室事务，有的甚至对基本的琐碎工作持抵触情绪，严重影响了工作质量和效率。

2.2职能定位不准确

随着艺术院系规模的不断扩大，院系办公室工作人员数量增多，而由于分工过细且程序较为繁琐，使得艺术院系办公室的工作职责较为模糊，推卸责任的现象比较普遍，办公室的上下沟通不够，工作人员间缺乏合作意识，使得办公室无法发挥其应有的作用。

2.3办公室工作人员整体素质偏低

办公室行政工作内容较为繁琐和枯燥，行政工作人员尤其是一些比较年轻的工作人员容易产生倦怠心理，这就使得办公

室工作人员的整体工作积极性都不高。此外，

由于新进的年轻工作人员的工作技能、政治觉悟以及职业道德等都还比较欠缺，整体素质不高。

2.4缺乏激励机制

虽然大部分高校以及院系内部对行政人员的工作都有相关的管理及测评机制，但缺乏一定的创新，大多都停留在德、能、勤、绩等方面，缺乏刚性的考核指标，无法深入、全面地了解行政人员的具体工作表现，缺乏相应的激励机制，影响了行政工作人员的工作积极性。

3高校艺术院系办公室行政精细化管理的措施

精细化管理就是管理的具体方法或工作理念，就是要按照

细化、量化、标准化以及流程化等精细化的管理方法理念来确保各个工作环节的无缝对接，提高整体运转效率，从而切实地提高艺术院系办公室行政管理工作的水平及管理效能。

3.1提高艺术院系办公室行政队伍的综合素质

在艺术办公室中实施精细化行政管理，要求行政工作人员要具有高度的责任和服务意识，同时应提高全局意识及业务水平。因此，应加强对艺术院系办公室行政工作人员的培训，尤其是要培养其精细化管理意识及能力。通过开展精细化管理知识、艺术院系精细化管理流程及制度等的培训，提高艺术院系相关管理人员的精细化管理意识，树立一个长期的精细化管理过程理念。也可以鼓励行政管理人员进行深造，加强管理知识及经验的积累丰富，不断创新管理理念，从而有效地提高管理能力及管理效能。

3.2完善管理工作体系

高校院系办公室行政管理的各个方面及细节都应建立相应的工作管理制度，并形成一个统一的体系，加强对约束管理，确保个岗位的职责分配、工作流程以及各项规章制度都做到精细化。

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科技与教育

（1）制定相关的办公室行政工作管理标准，包括管理工作

质量要求、效率要求以及时限等，为管理工作提供有效的分配、

的依据。

（2）做到管理工作的规则化和格式化，将工作方法及工作流程等以固定的规则或者固定的格式形成标准性的规范的文字制度。

（3）实现艺术院系办公室行政工作的统一化，明确各项工作职责、完善工作流程，并将岗位责任、执行标准、工作方法、操作流程以及考核事项等尽量细化和量化，促进艺术院系办公室科学化及精细化管理的有效实施。

精细化管理工作涉及范围较广，关系着艺术院系的各项管理工作，这就需要院系全体师生员工的共同参与，强加师生员工以及与上级管理者之间的互动及沟通管理从而促进精细化管理的完善，使精细化管理能够真正地落到实处。

4.3注重科学性

在高校艺术院系中实施办公室精细化管理，应注重合理性和科学性，不能对各项工作进行盲目的细化，应根据实际要求制定符合艺术院系实际的精细化管理标准及制度，优化精细化管理，以实现最佳的管理效果。

做好给类信息的记录和备案3.3建立电子档案，

准确、完善的基础信息是实现精细化管理的基础，直接影

应尽量采用计算机响着办公室行政精细化管理的效能。因此，

建立电子档案，做好相关资料的记录及备案并归档处理，从而保证信息化及精细化管理的实施。此外，准确完善的电子基础信息档案对实施和改进艺术院系办公室精细化管理具有积极的促进作用，对提高艺术院系办公室行政管理工作的效率和质量具有重要意义。

4.4逐步完善

高校艺术院系的办公室行政精细化管理是一个循序渐进的综合项目，不可能做到一步到位，因此应根据精细化管理的特点及要求，不断地学习和完善管理经验，并进行合理的创新，通过反复的修正和完善，促进高校艺术院系办公室行政精细化

特色鲜管理的科学化及规范化的形成，从而推动建设高水平、

明的艺术院系。参考文献：

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杜波.高校院系办公室管理策略探微[J].时代教育（教育教学[4]朱守丽，

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（6）：[5]邓军.论艺术院校行政文化建设[A].艺术探索，2011，2578~81.

4高校艺术办公室行政精细化管理中应注意

的问题

4.1坚持以人为本

高校艺术办公室行政工作的主要目的是为了给广大师生员工提供服务，因此，管理者应坚持以人为本的思想，以满足师生员工的要求和促进其发展作为精细化管理工作的出发点，以充分地发挥师生员工的主观能动性，提高艺术院系的教学及科研水平，从而推动具有独特个性的艺术院系的建立及发展。

4.2全员参与

!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!（上接第52页）

时做好记录，并作进一步的处理；对巡检的结果要如实汇报，切不可因避免责罚或其他思想原因谎报、虚报或瞒报；巡检区域的通道要无障碍、洁净，昏暗地带要配备照明设备，确保光线充足；最后变电站的负责人要负责对巡检的结果进行分析和审查，对异常情况进行审核和相关处理，对运行人员的工作质量进行评价。

要对故障设备进行重点关注，观察其发展趋势，对可能发生的故障进行预测，并做好应对准备；当有严重故障时，技术人员要立刻进行处理，尽快及时消除故障；设备故障进行处理后，要对处理质量进行验收，同时做好故障处理情况记录并存档；经常性的对设备故障情况进行分析，找出故障发生规律，总结经验教训，为以后的设备运行维护和维修提供数据支持。

维护设备正常运行2.3认真分析设备缺陷和异常情况，

由于许多原因，变电站电力设备往往会出现各种各样的缺

陷和异常，工作人员在发现这些故障后，要认真的进行记录分析，并对设备进行检修和维护，确保设备的正常运行，要注意：

一般可以分为①设备缺陷分类。设备缺陷的危害性有大有小，

三类：该缺陷的危害不是很大，不会危及到设备运a.一般缺陷，行和人员安全，这类故障可以暂缓处理，可在设备停运检修的时候进行处理；该类缺陷有一定的危害性，可能会b.严重缺陷，

危及到设备的正常运行和造成人员的人身危险，但是设备还是会凑合运行，可以将该类缺陷进行临时处理，并对近期处理作出安排；这种缺陷有很大的危害性，严重的危害着c.危急缺陷，

设备的运行和人员的安全，随时都会出现突发灾害，出现这种缺陷时要立即停运设备进行处理。②对异常情况的处理。首先在设备出现异常情况时，相关人员要分析其产生原因和类别，并按照危害程度有顺序的向上报告，申请作出相关处理；在不能确定异常情况的产生原因和危害程度时，相关负责人要组织全部人员进行检查，如果仍不能得出准确判断，就要向上级领导汇报，请求外部技术支援；在明确设备异常情况危害级别后，

3结束语

变电站运行维护工作是一项复杂且细致的工作，无论是变

电站的负责人，还是运行人员，都要切实做好电力设备故障预测、故障分析和故障处理等工作，其中合理分析和预测是对变电站设备进行良好维护的有效措施，是确保变电站正常运行的良好手段，通过对设备运行状况的分析，能够最早的发现问题，得出问题发生的原因，找到消除故障的关键所在，尽早的发现设备的隐患和需要重点维护的环节，将隐患彻底消灭在发生成故障之前。尽快找出问题发生的原因，及时处理出现的缺陷和异常情况，确保设备的正常运行和变电站的安全、稳定、经济发展。参考文献：

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