XX公司
报销管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步加强公司报销管理，明确各项开支范围和标准，严格业务审批和报销过程，规范资金支出行为，落实公司依法治企的各项要求，防范经营风险，根据国家公司相关报销规定，结合XX公司管理实际，制定本办法。
第二条 本办法所称报销是指个人因处理所在公司事务或指派出差执行某项公务而发生的费用，由经办人或申请人按公司规定，凭业务发生的原始凭据向公司报销费用，领取现金或银行存款的经济活动。
第三条 本办法适用于XX公司各部门及各分公司。
第二章 管理机构及职责
第四条 财务部门是报销管理职能部门。其职责为：
(一) 负责明确报销审批流程、审核要点和报销资料规范。
(二) 协助本单位业务归口管理部门确定报销费用开支范围和标准。
（三) 负责对业务经办部门或个人提交的报销单据进行完整性、有效性检查，对报销事项与单据内容的一致性进行复
核，并办理付款。
(四) 负责组织开展报销业务日常财务稽核。
第五条 按照公司部门职责分工，公司各类费用报销业务归口管理部门为：
办公室负责办公费、低值易耗品、管理信息系统维护费、团体会费、租赁费、会议费、业务招待费、差旅费、财产保险费报销、水电费、食堂经费、车辆使用费、办公场所及办公设备修理费、取暖费、绿化费、清洁卫生费报销；
人力资源部部负责劳动保护费、离退休支出、外部劳务费、福利费、培训费报销：
党群办公室负责党团活动经费、广告宣传费报销；
财务部负责中介费报销；
工程部负责施工工器具修理费报销；
安全质量监察部负责安全工器具修理费报销；
第六条 归口管理部门在报销管理中履行下列主要职责：
(一) 明确费用开支标准。
(二) 负责报销业务事前审批，根据公司有关规定，负责对报销业务的必要性、真实性、合规性进行审核。
第七条 各业务经办单位或个人在报销管理中应履行下列职责：
(一) 按照公司报销业务管理规定开展业务活动，保证报销事项的真实性、合法性、合规性，在规定时间内及时取得真实、有效的报销票据，报销外来发票需验证真伪。
(二) 按照有关要求及时填报报销申请，履行报销审批流程。
第八条 各级单位纪检监察、审计部门负责对报销业务全过程进行监督检查，对违纪、违规行为予以处理。
第三章 备用金借款管理
第九条 备用金是单位借支给本单位业务经办部门或正式员工用于支付与本单位经济业务相关的、必须预支且尚不具备报销条件的费用支出款项。
第十条 备用金借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款
第十一条 备用金借款应由业务经办人员填报备用金借款单，经本单位主要负责人、业务归口管理部门和财务部门负责人按程序审批后，方可办理。
第十二条 备用金借款必须是真实合法的经济业务，严禁以各种名义挪用公司资金。备用金借款严格按照“一事一借，清旧借新”的原则办理，员工借款时必须由本人填写借款单、本人领取。非正式员工不得办理备用金借款。
第十三条 部门或员工在没有取得报销原始单据前，需要办理款项支付的业务，应按照上述备用金借款程序办理借款。
第十四条 备用金借款原则上应在一个月之内办理报销或还款手续。备用金借款不得跨年度，当年借款、当年报销。备用金借款报销的内容应与备用金借款时填写的用途一致，不得挪作他用，否则不予报销。
第四章 报销业务内控管理
第十五条 各部门、各公司要规范报销业务的预算管理。报销业务应全部纳入年度预算，严格控制预算外支出，对未纳入年度预算但确需发生的支出，必须按照企业内部控制制度规定，履行审批程序后，纳入预算管理。
第十六条 规范报销业务的结算管理。财务部门在预算范围内贯彻执行公司报销管理制度，规范成本费用列支渠道，严格控制成本费用开支范围和规模，正确划分资本性支出与收益性支出界限。
第十七条 各部门、各公司要按照报销业务的审批流程办理报销业务。业务部门应对报销业务的必要性、真实性、合规性负责；财务部门依据国家及公司有关财务规定进行复核并办理付款。
第十八条 业务经办部门或人员取得作为报销凭证的发票，应为税务局监制的统一发票，发票及发票所附明细单据必须加盖收款单位的发票专用章，无碳复写的发票必须为三联一次填开，确保单据项目齐全、内容真实、字迹清晰。
第十九条 业务部门负责报销票证的验证工作，凡作为财务报销凭证的除增值税票以外的各类发票(包括机打发票、手写发票、定额发票)，无论金额多少要做到“逢票必验”，并将在税务机关网站上进行验证的结果打印出来，随发票一起作为财务报销凭证，以杜绝虚
假票证入账。对于不符合规定和未经验证的发票，不得作为报销凭证。
第二十条 财务部门要严格控制现金开支范围，严格遵守银行核定的库存现金限额，加强现金保管，防范偷盗风险，坚持日清月结，保证账实相符二财务部门签发支票的内容必须填写齐全，不得签发空白支票，不得签发与发票专用章收款单位不一致支票。
第五章 重点费用报销管理
第二十一条 办公费
办公费指因公耗用的办公用品、电脑耗材以及发生的报刊杂志及图书资料费、印刷费、邮电费、通信费等。
(一) 各单位办公用文具、纸张及办公设备、耗材等实行集中采购、集中入库、集中领用管理。凡未经批准自行采购发生的费用，不得报销。办公用品及耗材采购报销时应提供：采购审手由单、发票、采购明细、入库单等。
(二) 办公费中报刊杂志、图书资料、印刷、邮电、通信等费用由业务部门填写申请单经归口管理部门审批签字后报销。报销时应提供：业务审批单、发票、费用明细等。
第二十二条 差旅费
(一) 差旅费是指公司各级单位员工出差，参加培训、会议，借调、人员交流、工作调动等(以下简称“因公出差”发生的相关费用。差旅费报销项目包括住宿费、交通费、伙食补助费和杂费等。
(二) 各单位要严格执行出差审批管理制度，从严控制出差人数和天数。员工因公出差应履行内部审批程序或其他明确出差任务的书面依据，如参加会议、培训需提供有关通知，由归口管理部门审批。
(三) 各级单位应严格按照公司差旅费管理有关规定办理差旅费报销，交通费和住宿费在规定标准内凭据报销，伙食补助费和公杂费实行定额包干。报销时应提供：出差审批单、发票、支出明细、出差人员等。
(四) 因私发生的以及超标准的交通、住宿等差旅费用不得报销，原则上不得为非本单位人员承担差旅费用。
(五) 公司提倡订购有优惠的车船票和飞机票，因工作需要改变行程而发生的退票费用，经差旅费归口管理部门审批后，可据实报销。
第二十三条 业务招待费
(一) 业务招待费是指各级单位正常生产经营管理过程中需要发生的、用于必要招待的各项费用，包括：用于接待客户和相关单位的餐饮等合理支出。
（二) 严格执行公司接待工作管理有关规定，超标准接待的费用不得报销。
(三) 加强业务接待审批管理，按照节俭、合理的原则组织业务招待活动。
(四) 业务招待费报销时需要提供：业务审请单、发票等。
第二十四条 车辆使用费
(一) 车辆使用费是指因公使用车辆，维持车辆正常运行的相关费用，包括发生的燃油费、车辆修理费、过路过桥费、车辆保险费、年检费等。
(二) 各级单位车辆归口管理部门组织建立“一车一卡”车辆使用费管理机制，统一记录单车发生的各项使用费。按照单车进行事前审批、事中控制、事后记录。
(三) 车辆使用费报销时需要提供：经归口管理部门审核后的单车费用明细、报销申请单、燃油、过路(桥)等有效票据。
(四) 严禁公车私用、各种形式的借用、调用、换用及摊派行为。提倡节能环保、绿色出行，选择公共交通工具，减少公务车使用。
第二十五条 会议费及培训费
(一) 会议及培训费指主办或承办会议及培训发生的会场租金、文件资料费、餐费、公杂费等；
(二) 经办部门召开会议前应在年度计划安排范围内，向本单位会议归口管理部门提出申请，明确会议内容、参加人员、时间、地点等，经归口管理部门审批同意后，按规定办理；
(三) 主办或承办会议费用报销时需要提供：经审批的年度会议计划(或调整后计划天会议通知、参会人员清单、报销申请单、发票、开支明细等；
(四) 主办或承办培训发生的师资费、教材费、会场租金、餐费、公杂费等培训费报销，参照会议费报销管理规定执行，由人力资源部归口管理。报销时需要提供：培训计划审批
单(包含具体参加人数工报销申请单、培训通知、培训结算单、发票等；
第二十六条 广告宣传费
(一) 纳入报销管理的广告宣传费仅指为展示企业形象、宣传企业文化采购或订制宣传品发生的支出；
(二) 广告宣传费原则上应由党群工作簿部门统一采购和集中支付。确因工作需要发生的零星支出，履行审批手续后，方可报销；
(三) 广告宣传费报销时需要提供：审批单、报销申请单(包含采购原因、采购部门、采购明细、金额等）、发票等；
第二十七条 固定资产、无形资产购置报销
(一) 固定资产、无形资产购置前，需书面申请公司总经理签字审批二购置20万元以上固定资产、无形资产须报公XX审批。
(二) 报销时需提供：书面购置申请、资产购置申请单、发票、合同、会议纪要等。
第六章 费用报销流程
第二十八条 对之前办理过借款手续的费用支出事项，经办人在费用报销时需持借款单复写联。报销还回借用金时，出纳人员需当面点清现金确认无误后开具收据，收据一式三联，其中一联交经办人留存。
第二十九条 费用报销单须经业务部门负责人、归口管理部门审核各项费用在预算额度内方可签字。经主管领导审批，交由财务部审核后，由出纳办理付款。
第三十条 出纳人员凭审批手续齐全的报销单办理付款，同时经办人员在领款凭证签字。审批手续不全，出纳有权拒付。结算起点在3000元以上的费用支出，应使用支票结算。
第七章 报销管理的贵任处罚
第三十一条 各部门、各分公司违反报销管理相关规定。造成企业经济损失，或影响企业形象、带来较大社会影响的，应追究其部门负责人和经办人责任，并扣减当月薪酬，情节严重的，交流工作岗位或解除劳动合同。财务部门未履行复核监督责任，给予批评教育，并扣减当月薪酬，情节较重的，交流工作岗位或解除劳动合同。各部门、
各分公司两次以上违反报销管理相关规定，冻结其资金支付。给企业造成经济损失，或影响企业形象、带来较大社会影响的，停止开展关联业务。上述涉事人员构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。
第八章 附 则
第三十二条 本办法由公司财务部长负责解释。
第三十三条 本办法自发布之日起实施。
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